7 fouten bij het maken van een rooster voor de ploegendienst

Je beschikbare medewerkers verdelen over ploegen en deze vervolgens verdelen over de diensten. Hoe moeilijk kan het zijn? Nou, er komt nog best wat bij kijken. In dit artikel leggen we uit wat inroosteren lastig maakt en voor welke fouten je moet oppassen bij het maken van een ploegenrooster.

Wat is een ploegendienst?

Werken in een ploegendienst betekent dat je op verschillende tijden werkt, maar wel volgens een vast rooster. Dat rooster kan per week of maand verschillen. Behoorlijk flexibel werk dus.

Ploegendiensten komen vooral voor in organisaties waarin de bedrijfsvoering 24 uur per dag doorgaat. Zoals bij productiebedrijven: de machines staan nooit stil en moeten altijd bemand blijven. Daarom worden er ploegendiensten ingezet waarbij groepen medewerkers het werk van elkaar overnemen.

Soorten ploegendiensten

In het kort zijn er vier verschillende soorten ploegendiensten. Op onderstaande constructies zijn natuurlijk allerlei variaties mogelijk, maar dit is de basis:

  • Tweeploegendienst – Twee ploegen per dag. Meestal een vroege en een late dienst en zonder nachtdienst.
  • Drieploegendienst – Drie diensten van elk acht uur om zo 24 uur per dag in bedrijf te zijn. Eén ploeg vanaf de vroege ochtend, één vanaf de late middag en één nachtploeg. Meestal werken de ploegen van maandag t/m vrijdag en zo maakt elke ploeg 40 uur.
  • Vierploegendienst – Vier ploegen die over 24 uur zijn verspreid. Meestal werken de ploegen zes dagen per week. Zo maakt elke ploeg 36 uur per week.
  • Vijfploegendienst – Vijf ploegen die drie dagdelen van acht uur vullen. Deze constructie is typisch voor organisaties die 24/7 in bedrijf zijn.

Wat maakt inroosteren lastig?

Allereerst moet je je natuurlijk houden aan de wet. In Nederland mag iemand bijvoorbeeld maximaal 36 nachten werken per 16 weken, 7 nachtdiensten achter elkaar en uiterlijk 140 nachtdiensten in een jaar draaien. In andere landen gelden mogelijk andere regels.

Ook moet je rekening houden met het privéleven van je medewerkers. Omdat zij regelmatig op momenten werken waarop vrienden en familie waarschijnlijk wél vrij zijn, is vooruit plannen ook thuis van belang. Alle opties van de verschillende medewerkers maken een behoorlijke puzzel van het ploegenrooster.

Ook wil je een goede balans vinden tussen ochtend-, dag- en nachtdiensten. Veel afwisseling komt het slaappatroon (en daarmee de productiviteit) niet ten goede. Maar te weinig afwisseling zorgt er weer voor dat sommige ploegen altijd de minst gewilde diensten hebben.

Bekende fouten bij ploegenroosters maken

Merk je dat medewerkers ontevreden zijn? Of vraag je je af of jouw ploegenroosters nóg efficiënter in elkaar gezet kunnen worden? Kijk eens of je deze fouten herkent.

1. Heel laat communiceren

Het rooster pas heel laat delen met je medewerkers is dé manier om productiviteit tot het vriespunt te brengen. Veel landen hebben regels voor het bekendmaken van een rooster. In Nederland moet een rooster bijvoorbeeld minimaal 28 dagen van tevoren bekend worden gemaakt. Maar over het algemeen geldt: hoe langer van tevoren, hoe beter. Dan hebben je medewerkers meer tijd om hun privéleven te plannen.

Het is namelijk niet fijn als je steeds moet aangeven ‘dat je je rooster nog niet hebt’. Of afspraken een paar weken van tevoren toch af moeten zeggen omdat je ingeroosterd bent. Dit kan tot wrok richting de organisatie en negativiteit op de werkvloer leiden met een hoog personeelsverloop en een negatieve bedrijfscultuur tot gevolg.

2. Voor wat hoort wat

Sommige diensten zijn populairder dan anderen. En er zijn diensten die écht moeilijk te vullen zijn, omdat niemand ze graag doet. Diensten in het weekend zijn bijvoorbeeld meestal niet zo in trek. Merk je op dat een medewerker invalt bij een onpopulaire dienst? Laat weten dat je dit waardeert en beloon hem of haar de volgende maand met een populaire dienst. Ook ander ‘goed gedrag’ kan je kan je belonen met een goede shift.

3. Inefficiënte ploegsamenstelling

Ploegen wisselen nogal eens van samenstelling. Maar niet elke samenstelling werkt optimaal. En een ploeg kan zelfs disfunctioneel worden, wanneer niet alle benodigde skills aanwezig zijn. Zorg daarom dat je ploegen maakt met de juiste verdeling van mensen.

Een skills matrix kan je hierbij helpen. In een overzichtelijk schema zie je precies welke vaardigheden je medewerkers bezitten. Zo kan je gemakkelijk ploegen maken met een optimale verdeling van skills.

4. Geen plan hebben bij last-minute uitval

Verzuim komt meestal onverwacht. Ook al investeer je in het welzijn van je medewerkers en voelen zij zich vrij om alles met je te bespreken, is iedereen wel eens een dagje ziek.

Om de ploeg compleet te maken, moet er wel een invaller gevonden worden. Daarvoor kan je met reservelijsten werken. En met skills management software vind je (objectief en snel) de medewerker met de skillset die het beste aansluit.

5. Niet anticiperen op piekperiodes

Veel branches hebben te maken met piekperiodes. Gelukkig zie je deze topdrukte vaak al van ver aankomen. Je kan ervoor kiezen om op het laatste moment te handelen. Veel overwerken, stress, negativiteit en uitval is dan een logisch gevolg. Het is daarom beter om te anticiperen en bijvoorbeeld met een vaste pool te werken en een extra flexpool voor piekmomenten.

6. Veranderende omstandigheden negeren

Tegen beter weten in dezelfde mensen blijven inroosteren, terwijl ze eigenlijk niet de juiste skills (meer) hebben, is een probleem wat wellicht minder snel aan de oppervlakte komt.

Er zijn verschillende manieren denkbaar waarop je huidige personeelsbestand niet goed meer aansluit bij de werkzaamheden. Nieuwe apparatuur, digitalisering, automatisering of gewijzigde bedrijfsdoelstellingen bijvoorbeeld. Succesvolle bedrijven investeren daarom in een strategische personeelsplanning. Daarmee voorspellen ze de personeelsbehoefte (en de benodigde vaardigheden) die in de toekomst nodig gaan zijn en kunnen ze doelgericht upskillen en reskillen of werven

7. Gevaarlijke balans

Een ploegenrooster gevuld krijgen is al lastig genoeg. Toch is het belangrijk om niet te vergeten dat ploegen uit mensen bestaan. En te veel diensten achter elkaar draaien is gevaarlijk voor een mens. Slaapgebrek zorgt voor een verminderde focus wat (zeker in productiebedrijven) tot ongevallen kan leiden. Verlies individuele medewerkers niet uit het oog en zorg dat iedereen een goede balans behoudt tussen vrij zijn en ingeroosterd worden.

Gebruik slimme software!

Het maken van een ploegenrooster is een behoorlijke puzzel. Er zijn zoveel zaken om rekening mee te houden. En op het laatste moment kan alles omgegooid worden omdat je met uitval te maken krijgt. Wat een uitdaging!

Gelukkig bestaat er tegenwoordig allerlei slimme software die je hierin ondersteunt.

Zo ook de software van AG5!

  • Je vindt snel en gemakkelijk vervangers en extra mensen voor piekperioden.
  • Je ziet in één oogopslag welke vaardigheden je medewerkers bezitten, welke schaars zijn en welke nog ontbreken in de organisatie.
  • Eventuele audits worden een eitje. Je kan namelijk zo aantonen dat iedereen de juiste certificaten bezit.

Benieuwd hoe dat werkt? Vraag meteen een gratis demo aan, lees hier meer informatie of bekijk onderstaande video.



Gerelateerde berichten