Zo maak je van strategische personeelsplanning een succes

Als organisatie kan je nieuw personeel zoeken wanneer je dit nodig hebt. Reactief werven noemen we dat. Maar je kan ook anticiperend te werk gaan door middel van strategische personeelsplanning. In dit artikel vertellen we hoe je dat doet.

 

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning gaat om het voorspellen van de personeelsbehoefte binnen jouw organisatie. Niet om de jaarlijkse seizoensdrukte op te vangen, maar voor de lange termijn.

Door data uit jouw organisatie en de markt te analyseren, kan je strategische beslissingen maken om te zorgen dat (de competenties van) je personeelsbestand aan blijft sluiten bij jouw bedrijfsvoering. Zo creëer je een optimale bezetting, nu én in de toekomst.

 

Waarom strategische personeelsplanning?

Als organisatie is het slim om vooruit te kijken. Ook op het gebied van personeel. Dit zijn de belangrijkste voordelen van strategische personeelsplanning.

  • Beweeg mee met veranderingen in de markt – Functies en werkgebieden veranderen in rap tempo. Robotisering, automatisering en digitalisering zorgen ervoor dat banen van 10 jaar geleden nu niet meer bestaan. Met strategische personeelsplanning blijf je op de hoogte en anticipeer je op veranderingen.
  • Betere aansluiting bij strategische doelstellingen – Gaat jouw onderneming zich in de toekomst op andere activiteiten richten? Met strategische personeelsplanning zorg je dat (de competenties en vaardigheden van) je personeelsbestand blijft aansluiten bij je bedrijfsvoering. Ook kan je op tijd beginnen met werven van nieuwe medewerkers.
  • Overschotten en tekorten identificeren – Strategische personeelsplanning helpt je niet alleen om in kaart te brengen op welke afdelingen je nu te veel of te weinig personeel hebt, maar ook in de toekomst. Dit draagt bij aan maximalisering van productiviteit en houdt arbeidskosten beperkt tot een minimum.
  • Competenties en vaardigheden in beeld – Wat is er nodig om het werk van de toekomst uit te voeren? Strategische personeelsplanning helpt om de benodigde competenties en vaardigheden in kaart te brengen. Dit geeft je handvaten om gericht te trainen en te werven.
  • Minder verloop – Met een langetermijnstrategie kan je medewerkers gericht trainen en omscholen. Zo werk je aan duurzame inzetbaarheid én verklein je het verloop. Bovendien hou je kennis binnenboord en blijven je medewerkers tevreden.

 

Strategische personeelsplan maken in 4 stappen

1) Huidig personeelsbestand in kaart brengen

Voordat we naar de toekomst kijken, maken we eerst een nul-meting. Maak een overzicht van de medewerkers in jouw organisatie en beantwoord daarbij onderstaande vragen.

  • Hoeveel mensen heb je in dienst?
  • Welke functies vervullen ze?
  • In welke teams of over welke afdelingen zijn ze verdeeld?
  • Welke competenties, vaardigheden en certificaten bezitten ze en/of zijn nodig?
  • Welke leeftijd hebben ze? Komt de pensioenleeftijd al in zicht?
  • Wie zijn de high performers en wie presteren onder niveau?
  • Welke functies staan momenteel nog open? En welke competenties en vaardigheden zijn hiervoor nodig?

 

2) Personeelsbehoefte inzichtelijk maken

Veel organisaties kijken alleen wie ze nu nodig hebben. Dat noemen we ook wel een reactief personeelsbeleid. Maar bij strategische personeelsplanning kijken we verder vooruit. Om dat effectief te doen, zijn verschillende zaken van belang.

  • Bedrijfsdoelstellingen voor de lange termijn in kaart brengen
    • Huidige omzet en prognoses voor de komende jaren
    • Verwachte fusies en overnamen
    • Uitbreiding dienstenaanbod of nieuwe producten
    • Uitbreiding met (of verhuizing naar) nieuwe locaties
  • Trendanalyse personeelsbestand van de afgelopen jaren
    • Personeelsverloop
    • Pensionering
    • Competenties, vaardigheden en certificaten
    • Gemiddeld aantal jaar in dienst
    • Promoties
    • Demografische gegevens
  • Veranderingen in de markt analyseren
    • Economische veranderingen
    • Technologische innovatie
    • Werkeloosheidspercentage
    • Concurrentie

Door deze gegevens in kaart te brengen, tast je niet meer in het duister en kan je een gericht plan maken. Je hebt een beter beeld van welke mensen je nodig gaat hebben en welke vaardigheden daarbij van belang zijn.

 

3) Vergelijk huidige personeel met toekomstige behoefte

Door je huidige personeelsbestand tegenover je toekomstige personeelsbehoefte te zetten, weet je wie je hoeveel mensen je de komende jaren nodig gaat hebben en welke vaardigheden van belang zijn. Dit noemen we ook wel een gap-analyse.

 

4) Personeelsplan maken

Met deze kennis kan je een doelgericht plan maken voor de komende jaren. In dit plan beantwoord je vragen als:

  • Welke functies moeten vervuld gaan worden?
  • Welke functies komen te vervallen?
  • Kunnen we huidig personeel trainen of omscholen?
  • Welke vaardigheden en competenties missen we?
  • Hoe gaan we om met pensionering en promoties?

 

Tips en aandachtspunten

1) Ga voor een dynamische aanpak

Bij strategische personeelsplanning is alles met elkaar verbonden. Zowel intern als extern. En je hebt lang niet overal grip op. Zie strategische personeelsplanning daarom niet als een plan dat je één keer maakt en vervolgens stap voor stap uitvoert, maar als een plan dat continu in ontwikkeling is. Gebruik het als tool om richting aan te geven, niet als regels die in steen gebeiteld zijn.

 

2) Gebruik je plan tijdens werving

Door bezig te zijn met strategische personeelsplanning ontwikkel je een visie voor de toekomst. Een bedrijf met een visie is aantrekkelijk voor potentiële nieuwe medewerkers. Het weet het wil en hoe het er moet komen. Communiceer deze visie daarom ook tijdens je werving. Zo weet je niet alleen wie je wil hebben, maar overtuig je ze ook nog eens makkelijker om bij jou te komen werken.

 

3) Gebruik een skills matrix

Competenties en vaardigheden zijn een belangrijk onderdeel van strategische personeelsplanning. Met een skills matrix maak je ze inzichtelijk. Dat is een schematisch overzicht van alle medewerkers (binnen een team) en hun bijbehorende competenties, vaardigheden en kwalificaties.

Het bijhouden van zo’n matrix heeft verschillende voordelen voor je strategische personeelsplanning.

  • Je ziet in één oogopslag welke vaardigheden, competenties en certificaten je huidige personeelsbestand bezit.
  • Je ziet welke vaardigheden schaars zijn of nog ontbreken in de organisatie. Daar kan je vervolgens een gericht trainingsbeleid op aanmeten.

 

Met speciale skills management software kan je de vaardigheden, competenties en certificaten van jouw personeel in realtime bekijken en aanpassen. Benieuwd hoe dat werkt? Vraag dan nu een gratis demo aan!

 



Gerelateerde berichten