Wat is poolmanagement? En hoe pas je het succesvol toe?

Wat is poolmanagement?Copied

Poolmanagement betekent dat je jouw workforce zo inricht dat medewerkers gemakkelijk meebewegen met nieuwe marktontwikkelingen en de variatie in klantvraag.

Kenmerkend voor poolmanagement is het brede perspectief: de werkwijze richt zich niet alleen op de waan van de dag, maar ook op het anticiperen op de toekomst. Je denkt bijvoorbeeld ook na over hoe de werknemer van de toekomst er idealiter uitziet.

Poolmanagement heeft dus een sterk strategische component. Het concept wordt bijvoorbeeld vaak ingezet door uitzendbureaus om grote aantallen werknemers te managen die op verschillende werktijden of -dagen worden ingezet.

Hoe werkt het?Copied

Poolmanagement begint met het maken van een lijst met mensen die geschikt zijn voor bepaalde functies, taken of werkzaamheden. Een organisatie bepaalt zelf wie er wel of niet op deze lijst komen te staan. De kandidatenlijst zet je vervolgens in een ‘pool’ die bepaalt welke mensen je op welke tijden inzet voor bepaalde taken.

Je hebt bij het uitvoeren van poolmanagement de keuze tussen het inhuren van tijdelijke krachten of het flexibel inzetten van je eigen workforce.

• Tijdelijke krachten: Deze werkwijze is een goede oplossing als bepaalde kennis en vaardigheden ontbreken die essentieel zijn voor een taak of tijdelijk project. Je kunt er dan voor kiezen om de hulp van een freelancer of zzp’er in te schakelen.
• Eigen workforce inzetten: Wellicht beschik je wel over breed inzetbaar personeel dat meerdere taken binnen een organisatie kan uitvoeren. In zo’n geval is de tweede optie (vanuit financieel en organisationeel oogpunt) vaak slimmer.
• Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk

De voordelen van poolmanagement voor organisatiesCopied

Als je de werkwijze goed inricht en toepast, brengt poolmanagement veel voordelen met zich mee. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

• Je beschikt altijd over vakkundige mensen die gelijk productief zijn.
• Je kunt meer rekening houden met de individuele kwaliteiten van je werknemers en eventuele flexkrachten. Ze doen het werk waar ze goed in zijn en worden zo ingeroosterd dat ze een goede balans vinden tussen werk en privé. Hierdoor kweek je ook betrokkenheid en tevredenheid, wat weer leidt tot minder personeelsverloop.
• Poolmanagement gaat meestal gepaard met een helder en transparant digitaal registratiesysteem. Dit levert administratieve voordelen
• Je bent beter voorbereid op een veranderende arbeidsmarkt. Door de vergrijzing is (of wordt) het vinden van toptalent in veel sectoren een grote uitdaging. Door een goede kandidatenpool bij te houden, wordt het gemakkelijker om de grootste vissen uit de talentenvijver binnen te hengelen.
• Je ziet sneller of er binnen je eigen organisatie voldoende expertise, talent en ervaring voorhanden is om een bepaald project tot een goed einde te brengen. Is dat niet het geval? Of dreigen er door natuurlijk verloop of onverwachte uitval gaten te ontstaan binnen een bepaald kennisnetwerk? Dankzij goed skill pool management signaleer je dit in een vroeg stadium en kun je snel reageren, bijvoorbeeld door werknemers binnen de organisatie om te scholen of op zoek te gaan naar nieuwe mensen.
• Je krijgt meer inzicht in de soft skills van medewerkers. Belangrijk, want soft skills worden steeds waardevoller op de moderne arbeidsmarkt.

Tips voor het succesvol toepassen van poolmanagementCopied

Wil je serieus werk maken van poolmanagement en de werkwijze succesvol toepassen in de dagelijkse bedrijfspraktijk? Doe dan je voordeel met de volgende tips.

1. Voer een skills assessment uit

Poolmanagement begint met het uitvoeren van een skills assessment . Welke competenties en vaardigheden bezitten de medewerkers binnen mijn organisatie? En hoe sluiten die aan op specifieke taken en functies?

Idealiter weet je na een skills assessment precies wat voor vlees je in de kuip hebt en zie je of er nog een kloof is tussen functiebehoeften en de aanwezige ervaring en expertise.

Een skills assessment kun je in diverse praktische vormen gieten. Je kunt kiezen voor een test, simulatie of enquête, maar bijvoorbeeld ook medewerkers observeren bij hun dagelijkse werkzaamheden. Voer het assessment wel op een objectieve en gestandaardiseerde manier uit. Zo ben je verzekerd van betrouwbare en bruikbare resultaten.

2. Gebruik slimme tools

Effectief poolmanagement valt of staat met het gebruiken van de juiste tools. Met een skills matrix of speciale skills management software breng je de competenties, vaardigheden en kwalificaties van een medewerker snel, eenvoudig en overzichtelijk in kaart.

Je zet de namen van medewerkers en competenties en/of vaardigheden in een mooi en overzichtelijk schema, waarna je vervolgens aangeeft wie wat kan. Met goede software kun je de info in een matrix bovendien in realtime en gewoon op de werkvloer bijwerken en actualiseren. Met het overzicht dat ontstaat, maak je sneller en makkelijker pools van geschikte medewerkers voor bepaalde taken of projecten.

Bekijk en download hier verschillende skills matrix templates en ontdek de mogelijkheden van de software hier.

3. Investeer in een goede flexpool

Steeds meer bedrijven werken met een grote flexibele schil. Een goed lopende flexpool is daarom geen overbodige luxe. Investeren in je flexpool doe je vooral door te letten op de onderstaande aandachtspunten.

• Verlang commitment, zowel van je flexkrachten als van de vaste medewerkers die met ze samenwerken.
• Maak goede afspraken over het takenpakket van flexwerkers en de diensten die ze draaien.
• Maak prognoses voor het gebruik van de flexpool. In welke situaties zet je flexkrachten in? En hoe vaak verwacht je dat deze situaties zich zullen voordoen?
• Bind flexkrachten. Freelancers en zzp’ers die zich sterk verbonden voelen met je organisatie doen hun werk meestal met een stukje extra bevlogenheid en toewijding.
• Evalueer op geregelde basis of de flexpool voorziet in je behoeften. Levert de inzet van een flexibele schil de gewenste resultaten op? En wegen de investeringen op tegen de resultaten?

Let’s manage!Copied

Poolmanagement is een geweldige manier om meer uit je workforce te halen en een perfecte match te realiseren tussen medewerkers, vaardigheden en organisationele behoeften. En met de juiste tools hoeft het helemaal niet moeilijk te zijn…

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.