7 Fehler bei der Erstellung eines Schichtplans

Verfügbare Mitarbeiter in Schichten einteilen und sie dann den Schichten zuordnen. Wie schwierig kann das sein? Nun, es geht um sehr viel. In diesem Artikel erläutern wir, was die Arbeitsplanung erschwert und welche Fehler bei der Erstellung eines Schichtplans zu beachten sind.

Was ist Schichtarbeit?

Schichtarbeit bedeutet, dass zu unterschiedlichen Zeiten, aber nach einem festen Zeitplan gearbeitet wird. Dieser Zeitplan kann von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat variieren. Die Arbeit kann also ziemlich flexibel gestaltet werden.

Schichtarbeit ist vor allem in Unternehmen üblich, in denen 24 Stunden am Tag gearbeitet wird. Ein Beispiel sind Produktionsbetriebe. Dort stehen die Maschinen nie still und müssen immer besetzt sein. Deshalb gibt es die Schichtarbeit, bei der Gruppen von Arbeitnehmern die Arbeit von der vorigen Schicht übernehmen.

Arten von Schichtdienst

Kurz gesagt gibt es vier verschiedene Arten von Schichten. Es gibt natürlich alle möglichen Variationen bei den nachfolgenden Modellen, aber das ist die Basis:

  • Zweischicht-Betrieb – zwei Schichten pro Tag. Meistens gibt es eine Früh- und eine Spätschicht und keine Nachtschicht.
  • Dreischicht-Betrieb – drei Schichten zu je acht Stunden, um 24 Stunden am Tag zu arbeiten. Eine Schicht am frühen Morgen, eine am späten Nachmittag und eine Nachtschicht. Normalerweise arbeiten die Schichten von Montag bis Freitag, so dass jede Schicht 40 Stunden arbeitet.
  • Vierschicht-Betrieb – vier Schichten über 24 Stunden verteilt. Normalerweise arbeiten die Schichten an sechs Tagen pro Woche. Jede Schicht arbeitet also 36 Stunden pro Woche.
  • Fünfschicht-Betrieb – Fünf Schichten, die täglich je acht Stunden arbeiten. Dieses Modell ist typisch für Organisationen, die rund um die Uhr in Betrieb sind.

Was macht die Arbeitsplanung so schwierig?

Zunächst einmal müssen Sie sich natürlich an das Gesetz halten. In den Niederlanden beispielsweise dürfen Angestellte höchstens 36 Nächte in einem Zeitraum von 16 Wochen, 7 Nachtschichten hintereinander und nicht mehr als 140 Nachtschichten im Jahr arbeiten. In anderen Ländern gelten möglicherweise andere Regelungen.

Außerdem müssen Sie das Privatleben ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Da sie regelmäßig zu Zeiten arbeiten, an denen Freunde und Familie wahrscheinlich frei haben, ist eine vorausschauende Planung auch zu Hause wichtig. Die Wünsche der verschiedenen Mitarbeiter machen die Erstellung eines Dienstplans ziemlich schwierig.

Außerdem möchten Sie natürlich auch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Morgen-, Tag- und Nachtschichten finden. Zu viel Abwechslung ist dem Schlafmuster (und damit der Produktivität) nicht zuträglich. Aber zu wenig Abwechslung führt wiederum dazu, dass einige Schichten immer die unattraktivsten sind.

Bekannte Fehler bei der Schichtplanung machen

Haben Sie den Eindruck, dass Mitarbeiter unzufrieden sind? Oder fragen Sie sich, ob Ihre Schichtpläne nicht noch effizienter zusammengestellt werden könnten? Dann schauen Sie einmal, ob Sie diese Fehler erkennen.

1. Sehr spät kommunizieren

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Zeitplan erst sehr spät präsentieren, bringen Sie die Produktivität auf den Nullpunkt. In vielen Ländern gibt es Vorschriften für die Bekanntgabe eines Dienstplans. In den Niederlanden zum Beispiel muss ein Dienstplan mindestens 28 Tage im Voraus bekanntgegeben werden. Im Allgemeinen gilt aber: je länger im Voraus, desto besser. Dann haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, um ihr Privatleben zu planen.

Es ist nämlich nicht schön, wenn man immer sagen muss, dass man den Dienstplan noch nicht kennt oder Termine, die schon seit einigen Wochen geplant sind, absagen muss, weil man arbeiten muss. Das kann zu negativen Gefühlen gegenüber der Organisation und zu einer schlechten Stimmung am Arbeitsplatz führen. Die Folgen sind eine hohe Personalfluktuation und eine negative Unternehmenskultur.

2. Quid pro quo

Einige Dienstzeiten sind beliebter als andere. Und es gibt Dienstzeiten, die wirklich schwer zu besetzen sind, weil dann niemand gern arbeitet. Wochenendschichten sind beispielsweise nicht so der Renner. Sie haben festgestellt, dass ein Mitarbeiter eine unattraktive Schicht übernimmt? Dann teilen Sie ihm mit, dass Sie dies zu schätzen wissen, und belohnen Sie ihn im folgenden Monat mit einer beliebten Schicht. Sie können auch anderes „gutes Verhalten“ mit einer guten Schicht belohnen.

3. Ineffiziente Schichtzusammensetzung

Die Zusammensetzung von Schichtteams ändert sich hin und wieder. Aber nicht jede Zusammensetzung ist optimal. Und ein Team kann sogar dysfunktional werden, wenn nicht alle erforderlichen Fähigkeiten vorhanden sind. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Schichtteams mit den richtigen Mitarbeitern bilden.

Eine Kompetenzmatrix kann Ihnen dabei helfen In einem übersichtlichen Diagramm können Sie genau sehen, über welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter verfügen. So können Sie problemlos Teams mit einer optimalen Verteilung der Fähigkeiten erstellen.

4. Kein Plan für Änderungen im letzten Augenblick

Ausfälle kommen meistens unerwartet. Auch wenn Sie in das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter investieren und sie alles mit Ihnen besprechen können, ist jeder hin und wieder mal einen Tag lang krank.

Um das Team zu vervollständigen, muss jemand gefunden werden, der einspringt. Zu diesem Zweck können Sie mit Reservelisten arbeiten. Und mit einer Kompetenzverwaltungssoftware finden Sie (objektiv und schnell) den Mitarbeiter mit den am besten passenden Fähigkeiten.

5. Nicht auf Spitzenzeiten einstellen

In vielen Branchen gibt es Spitzenzeiten. Zum Glück kündigen sich derartige Zeiten oft schon länger an. Sie können sich dafür entscheiden, in letzter Minute zu handeln. Viele Überstunden, Stress, Negativität und Ausfälle sind dann die logische Folge. Deshalb ist es besser, vorausschauend zu arbeiten und zum Beispiel mit einem permanenten Pool und einem zusätzlichen Flexpool für Spitzenzeiten zu arbeiten.

6. Veränderte Umstände ignorieren

Wenn man wider besseres Wissen weiterhin dieselben Leute einplant, obwohl sie eigentlich nicht (mehr) über die richtigen Fähigkeiten verfügen, ist das ein Problem, das vielleicht nicht direkt auffällt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, weshalb Ihre derzeitige Belegschaft nicht mehr mit der Arbeit zufrieden ist. Gründe können neue Geräte, Digitalisierung, Automatisierung oder veränderte Unternehmensziele sein. Erfolgreiche Unternehmen investieren daher in eine strategische Personalplanung. Dadurch können sie den künftigen Personalbedarf (und die erforderlichen Qualifikationen) vorhersagen und Mitarbeiter weiterbilden, umschulen oder einstellen.

7. Gefährliches Gleichgewicht

Einen Schichtplan auszufüllen, ist keine leichte Angewohnheit. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass Teams aus Menschen bestehen. Und zu viele Schichten hintereinander zu arbeiten, ist für einen Menschen gefährlich. Schlafmangel führt zu Konzentrationsschwierigkeiten, die (insbesondere in Produktionsbetrieben) zu Unfällen führen können. Verlieren Sie einzelne Mitarbeiter nicht aus den Augen, und sorgen Sie dafür, dass jeder ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Freizeit und Arbeitszeiten hat.

Verwenden Sie intelligente Software!

Die Erstellung eines Schichtplans ist ein ziemliches Puzzle. Man muss dabei so viele Dinge berücksichtigen. Und im letzten Moment kann alles wieder kippen, weil jemand ausfällt. Was für eine Herausforderung!

Zum Glück gibt es heutzutage jede Menge intelligenter Software, die Sie dabei unterstützt.

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