Renewi

Renewi, une entreprise leader dans la transformation des déchets en produits, est active aux Pays-Bas, en Belgique, en France et au Portugal. Avec plus de 6 000 employés et près de 900 postes, il était devenu compliqué de gérer les formations obligatoires et les certifications. Chaque site avait sa propre méthode pour suivre les formations.

Cela impliquait de travailler avec des dizaines de fichiers Excel et des données fragmentées, ce qui limitait notre capacité à garder une vue d’ensemble complète des qualifications requises pour chaque poste.

a déclaré Maria van Leeuwen, chef de projet intérimaire Formation et développement chez Renewi.

Une structure plus claire permettrait à Renewi de mieux démontrer sa conformité lors des audits et de renforcer la supervision sur l’ensemble des sites, offrant ainsi une vision plus cohérente et fiable de la conformité.

Un avertissement déclenche le changement

Un rapport d’audit a révélé des lacunes dans la formation requise pour les ouvriers sur plusieurs sites de Renewi. Ce constat a entraîné le lancement du projet « Licence d’exploitation », une initiative visant à centraliser et à normaliser toutes les données de formation au sein de l’entreprise. Afin de soutenir une conformité constante, nous avons introduit AG5, suivi d’une matrice de qualification unifiée et d’une gestion rationalisée des fournisseurs, créant ainsi une base plus solide pour une gouvernance fiable.

Cela nous a permis de disposer d’un moyen fiable de démontrer notre conformité et de préserver notre licence d’exploitation.

a déclaré Alex Baggerman, Directeur du talent et de la formation chez Renewi.

La première étape consistait à collecter et à valider les données provenant de 120 sites. L’équipe a découvert 40 000 certificats stockés dans des systèmes hérités et 354 objets d’apprentissage dispersés dans différents services, le tout coordonné par une équipe réduite de seulement 1,5 ETP.

Des feuilles de calcul à la structure

Renewi a décidé de remplacer les feuilles de calcul fragmentées par un système unique et unifié. Le projet a commencé par la définition d’une base de référence pour la formation de base en matière de sécurité et d’exploitation. Chaque service a examiné et harmonisé les exigences en matière de qualification en vue de créer un cadre cohérent.

Nous voulions un système reliant les services SHEQ, Opérations et RH tout en donnant aux responsables un aperçu en temps réel de la conformité des formations,

a déclaré M. van Leeuwen. Une fois les données téléchargées, les responsables ont fourni des commentaires pour affiner la configuration. Après chaque cycle de mise en œuvre, l’équipe a organisé des sessions d’évaluation pour identifier les lacunes et procéder à des rectifications. « Un calendrier clair et des résultats visibles ont permis à chacun de rester motivé », a déclaré M. van Leeuwen.

Cette approche structurée a renforcé la collaboration et maintenu la dynamique entre les différents sites, qui avaient l’habitude de travailler de façon indépendante ou en silos.

Leçons apprises au fil du temps

L’équipe a dû prendre plusieurs décisions importantes au fur et à mesure du déploiement. Elle a d’abord hésité entre le développement d’un système interne et utilisation d’une plateforme existante. Elle a finalement opté pour une solution prête à l’emploi en raison de sa rapidité, de sa stabilité et de son évolutivité.

Les employés ont d’abord téléchargé leurs propres certificats, ce qui a rapidement révélé des disparités dans la qualité des données. L’équipe a ensuite mis en place un accompagnement pour vérifier et faciliter les téléchargements, transformant ce constat en une opportunité d’améliorer la fiabilité des données sans ralentir la progression.

La responsabilité était également un enjeu majeur. Le projet était géré par l’entreprise, avec le soutien du service informatique, pour s’assurer que les utilisateurs quotidiens du système participent pleinement à sa conception. « Nous avons constaté que l’adhésion de l’entreprise était moins fluide lorsque le service informatique était aux commandes », explique Baggerman. « En revanche, nous avons obtenu de meilleurs résultats lorsque le service RH facilitait le processus, tandis que le service Opérations assumait la responsabilité de la conformité. »

Des résultats clairs et des bases plus solides

Le projet « Licence d’exploitation » a complètement transformé la manière dont Renewi gère la formation et la conformité. Les données relatives aux qualifications de chaque site sont désormais centralisées, la gouvernance est cohérente et la préparation des audits est nettement plus rapide et fiable. Les responsables ont une vision claire des besoins en formation et des renouvellements, ce qui renforce la responsabilité au sein des différents services. « Désormais, la conformité est visible et fiable », a déclaré M. Baggerman.

Nous pouvons prouver que nos équipes sont qualifiées et nous concentrer sur l’amélioration des compétences, plutôt que sur l’obtention de certificats.

Une fois les bases posées, Renewi se prépare à connecter le système aux prestataires de formation et à l’étendre aux employés externes. Les structures de gouvernance et les accords de niveau de service (SLA) sont en cours de finalisation pour garantir la durabilité à long terme.

« AG5 nous a donné les bases », explique M. van Leeuwen. « Nous avons désormais le contrôle, la visibilité et un modèle sur lequel nous pouvons nous appuyer. »