Johma

¿Qué es lo más importante de su cargo para usted?

En el sector alimentario estamos acostumbrados a poder disponer en cuestión de minutos de toda la información imaginable, por ejemplo sobre el lote de 20 000 ensaladas de hoy, para saber exactamente cuándo se ha producido cada unidad y cuál es su destino.

Pero lo que no estábamos en condiciones de demostrar era si el personal que producía esas ensaladas había recibido la formación adecuada. No disponíamos de los sistemas adecuados… ¡hasta que empezamos a utilizar AG5, por supuesto!

También hemos tenido alguna que otra situación complicada en el pasado con inspectores de Salud y Seguridad. En realidad no había nada incorrecto, pero solíamos tardar entre dos y tres horas en presentar la información que nos pedían.

Pongamos como ejemplo a nuestro personal temporal. No se les permite el acceso a la fábrica hasta que no hayan completado el proceso de incorporación.

¿Qué problemas necesitaban resolver?

Nuestro mayor reto era introducir todos nuestros procedimientos operativos estándar en hojas de cálculo de Excel y luego mantenerlos actualizados allí. Normalmente esto nos llevaba al menos una hora diaria. Y si no había nadie disponible para hacerlo, se quedaba sin hacer. ¡Sí, lo has adivinado! Nuestras matrices de competencias nunca estaban actualizadas.

Y peor aún: alguien tenía que ejecutar una exportación desde nuestro antiguo sistema de e-learning todas las semanas para actualizar esas infernales hojas de cálculo. En todo el proceso había mucho peligro de errores porque todo era trabajo manual de introducción de datos.

¿Había algo sobre lo que tuviera dudas antes de empezar a utilizar AG5?

Mis temores iniciales se centraban en el hecho de iniciar una relación comercial con un nuevo desarrollador de software solo para descubrir que su sistema no satisfacía plenamente nuestras necesidades y que estaríamos perdiendo aún más tiempo y dinero. Estoy muy aliviado de que este no fuera el caso. AG5 hace exactamente lo que acordamos.

¿Y han mejorado las cosas desde que se ha empezado a usar AG5?

Hoy en día nuestro sistema de e-learning y AG5 están directamente vinculados. Pongamos como ejemplo a nuestro personal temporal. No se les permite el acceso a la fábrica hasta que no hayan completado el proceso de incorporación. Solo se tardan cinco minutos y se hace allí mismo. Solo entonces su pase de acceso les permite la entrada.

También estamos extrapolando este enfoque al funcionamiento de nuestra maquinaria. Por ejemplo, nuestras máquinas de corte. Pronto será imposible poner en marcha una maquinaria peligrosa si un operario no ha recibido la formación adecuada según nuestro sistema AG5.

Es más, podemos evaluar los niveles de competencia en el trabajo más rápida y fácilmente que nunca. Nuestros formadores pueden hacerlo utilizando la aplicación a través de sus móviles o tabletas. No te imaginas cuántas horas de trabajo nos está ahorrando eso. Yo diría que unas ocho horas a la semana.

Ya no tenemos discusiones en las que me pregunto o pregunto a los demás quién se ha formado para qué y cuándo. Antes perdíamos horas resolviendo estas cuestiones cada vez que un miembro del equipo directivo nos pedía esta información.

¿Qué efecto ha tenido AG5 en las auditorías?

En caso de accidente, el inspector de seguridad, salud y medioambiente solicita inmediatamente toda la documentación que demuestre si la persona en cuestión había recibido la formación adecuada y cuándo. Utilizando hojas de cálculo de Excel era posible mostrar si alguien había recibido formación, pero rara vez se mantenían actualizadas. Las fechas y horas eran erróneas o faltaban firmas, etc.

Hoy en día puedo ver si alguien ha cometido un error con un solo clic del ratón. Se puede ver dónde está asignada una persona, todas las normas de funcionamiento y formación, quién ha sido auditado, quién ha aprobado, quién no, etc. Todo esto solo lleva unos segundos y resulta muy fiable y tranquilizador.