Alles over workforce management (WFM)
Om efficiënt te werken zet je de mensen met de beste skills op het juiste moment in. Om...
Om efficiënt te werken zet je de mensen met de beste skills op het juiste moment in. Om dat slim te organiseren zet je workforce management in. In dit artikel leggen we uit wat workforce management is, wat de voordelen zijn en delen we handige tools om het in de praktijk te brengen.
Wat is workforce management?Copied
Workforce management gaat om het optimaal afstemmen van je personeelsbezetting op de benodigde werkzaamheden. Je zorgt dus dat je altijd de beste mensen op de juiste plek hebt zitten. Het werkaanbod voorspellen, de capaciteit plannen en werk- of dienstroosters opstellen: het zijn allemaal werkzaamheden die nauw samenhangen met workforce management.
Workforce management zorgt ervoor dat iedereen binnen een productie- of bedrijfsproces weet waar ze aan toe zijn.
- Opdrachtgevers weten wat er gebeurt en kunnen hier actief op acteren.
- Opdrachtnemers weten hoe ze hun medewerkerspool moeten inrichten.
- Medewerkers weten waar, wanneer en hoe ze moeten werken. Het resultaat? Een goede balans tussen werk en privé.
- Klanten worden goed en snel geholpen, ongeacht het kanaal of contacttype dat ze kiezen.
De voordelen van workforce managementCopied
Bewust kiezen voor workforce management levert je organisatie diverse voordelen op. Tijd om de belangrijkste benefits kort op een rij te zetten.
1. Strategisch concurrentiemiddel
Bij workforce management houd je rekening met nieuwe ontwikkelingen en plan je voor de lange termijn. Zo wordt het gemakkelijker om je in- en uitstroompercentages te optimaliseren, een goede balans te vinden tussen vaste en flexibele contracten en je medewerkerspool op de lange termijn te managen.
2. Verbinding tussen strategie en de arbeidsmarkt
Door workforce management aan je bedrijfsstrategie te koppelen, speel je sneller en eenvoudiger in op technologische innovaties, veranderingen op de arbeidsmarkt en wisselende klantbehoeften. Deze variabelen hebben namelijk invloed op je organisationele strategie en workforce. Met workforce management kun je ook anticiperen op uiteenlopende toekomstscenario’s.
3. Flexibele workforce
De verwachting is dat een flexibele workforce een steeds belangrijkere voorwaarde voor succes wordt. Efficiënt op- of afschalen op basis van actuele behoeften en marktontwikkelingen? Beter inspelen op de belangrijkste vaardigheden en competenties van de toekomst? Of de productiviteit van je workforce verbeteren met een andere poolsamenstelling of multidisciplinaire en zelfsturende teams? Met workforce management kan het allemaal.
4. Lering trekken uit het heden en verleden
Workforce management stelt je in staat om informatie uit het heden en verleden te analyseren en te gebruiken voor het voorspellen van personele behoeften in de toekomst. Denk aan rapporten, oude forecasts of realtime-data. Zie je in een actuele feed bijvoorbeeld dat uitgevoerde activiteiten afwijken van je planning? Dan kun je snel ingrijpen en de puntjes op de i zetten. Omdat je bij workforce management vertrouwt op harde data in plaats van op je onderbuikgevoel, neem je ook goed onderbouwde beslissingen.
Uit welke onderdelen bestaat WFM?Copied
Workforce management is een proces dat bestaat uit vier onderdelen. We leggen ze kort uit.
1. Forecasting
Forecasting wil zeggen dat je toekomstige ontwikkelingen en uitdagingen probeert te duiden aan de hand van historische informatie. Je analyseert en interpreteert dus bestaande data om toekomstige workloads op week-, dag- en intervalniveau te voorspellen. Op basis van die gegevens bepaal je de benodigde capaciteit. Bij het forecasten kijk je natuurlijk ook naar de behoeften van klanten.
2. Capaciteitsmanagement
Capaciteitsmanagement houdt in dat je concreet kijkt naar het aantal fte’s en flexibele krachten die nodig zijn om al het werk binnen de gestelde doelen af te krijgen. Je koppelt je workloads dus aan een concrete workforce, bijvoorbeeld in de vorm van budgetcycli en gericht poolmanagement. Je houdt hierbij ook rekening met zaken als werkoverleg, ziekte/verlof en projecten. Die hebben namelijk ook invloed op het werkaanbod en de bijbehorende personeelsplanning.
3. Roostering
Roostering is het WFM-onderdeel dat direct voortkomt uit capaciteitsmanagement. Het doel van roostering is glashelder: de beste mensen op de juiste plekken krijgen. Je vertaalt het aantal benodigde medewerkers dus direct naar de ingeroosterde activiteiten per medewerker. Daarbij moet je natuurlijk ook rekening houden met de hoeveelheid aan verschillende competenties en vaardigheden. Het optimaal inroosteren van medewerkers draagt bij aan de efficiency en zorgt voor tevreden medewerkers.
4. Trafficmanagement
Trafficmanagement, de laatste fase van WFM, draait om het afstemmen van vraag en aanbod. Dreigen afwijkingen in beschikbaarheid of bezetting ervoor te zorgen dat je belangrijke doelstellingen niet haalt? Dan grijp je in om onnodige vertragingen te voorkomen en de balans tussen de vraag en beschikbare resources te herstellen.
Tools voor workforce managementCopied
Workforce management wordt een stuk gemakkelijker en effectiever als je beschikt over de juiste tools. Welke WFM-tools mogen absoluut niet ontbreken in je arsenaal?
1. Skills matrix
Een eerste ‘must-have’ is de skills matrix. Met dit handige stukje gereedschap breng je schematisch in kaart welke competenties en vaardigheden je medewerkers bezitten. Je kunt bovendien ook gradaties aanbrengen om te laten zien hoe goed een medewerker een bepaalde vaardigheid beheerst. Je leert in één oogopslag wat belangrijke en kwetsbare vaardigheden zijn, maar ook welke medewerkers door hun uitgebreide skill set breed en flexibel inzetbaar zijn.
Lees verder: Wat is een skills matrix?
Download: 5x gratis skills matrix templates
2. Skills management software
Skills management software doet eigenlijk hetzelfde als een skills matrix, maar tilt het bijhouden en in kaart brengen van vaardigheden naar een nog hoger en professioneler niveau. Je werkt niet meer met complexe en foutgevoelige Excel-spreadsheets, maar kunt informatie in realtime bijwerken, wijzigen en updaten. Bovendien kun je alles bekijken en aanpassen in één centrale cloudomgeving.
Benieuwd hoe de skills management software van AG5 werkt? Lees hier meer of vraag meteen een online demo aan!
