Alles über Personalplanung (Workforce Management/WFM)

Um effizient zu arbeiten, müssen Sie die Mitarbeiter mit den besten Fertigkeiten zur richtigen Zeit einsetzen. Um intelligent organisieren zu können, nutzen Sie die Personalplanung. In diesem Artikel erklären wir, was Personalplanung ist und welche Vorteile sie bietet. Außerdem stellen wir hilfreiche Tools für die praktische Umsetzung vor.

 

Was ist Personalplanung?

Bei der Personalplanung geht es darum, den Einsatz von Mitarbeitern optimal auf die benötigte Arbeitslast abzustimmen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie immer die besten Mitarbeiter an der richtigen Stelle haben. Die Prognose des Arbeitsaufkommens, die Planung der Kapazitäten und die Erstellung von Arbeits- oder Dienstplänen sind alles Tätigkeiten, die eng mit der Personalplanung verbunden sind.

 

Die Personalplanung stellt sicher, dass alle an einer Produktion oder einem Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter wissen, wo sie stehen.

  • Die Auftraggeber wissen, was passiert und können aktiv darauf reagieren.
  • Und die Auftragnehmer wissen, wie sie ihr Personal einrichten müssen.
  • Die Mitarbeiter wissen, wo, wann und wie sie arbeiten müssen. Das Ergebnis ist eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben.
  • Kunden wird gut und schnell geholfen – unabhängig davon, welchen Kanal oder Kontakttyp sie wählen.

 

Die Vorteile von Personalplanung

Eine bewusste Entscheidung für Personalplanung bringt Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Deshalb möchten wir die wichtigsten Vorteile kurz auflisten.

 

1. Strategisches Wettbewerbswerkzeug

Bei der Personalplanung tragen Sie neuen Entwicklungen Rechnung und planen langfristig. Dadurch wird es einfacher, Ihre Zu- und Abgangsquoten zu optimieren, ein gutes Gleichgewicht zwischen festen und flexiblen Mitarbeitern zu finden und Ihren Personalbestand langfristig zu verwalten.

 

2. Verbindung zwischen Strategie und dem Arbeitsmarkt

Wenn Sie die Personalplanung mit Ihrer Unternehmensstrategie verknüpfen, können Sie schneller und einfacher auf technologische Innovationen, Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt und veränderte Kundenbedürfnisse reagieren. Diese Variablen beeinflussen nämlich Ihre Organisationsstrategie und Ihre Belegschaft. Mithilfe der Personalplanung können Sie auch verschiedene Zukunftsszenarien vorhersehen.

 

3. Flexible Belegschaft

Man geht davon aus, dass eine flexible Belegschaft eine immer wichtigere Voraussetzung für Erfolg sein wird. Effiziente Hochskalierung oder Miniaturisierung auf Basis der aktuellen Bedürfnisse und Marktentwicklungen? Möchten Sie sich besser auf die wichtigsten Qualifikationen und Kompetenzen der Zukunft einstellen können? Oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch eine andere Zusammensetzung der Belegschaft oder durch multidisziplinäre und selbstverwaltete Teams verbessern? Mithilfe der Personalplanung ist das alles möglich.

 

4. Lehren aus der Vergangenheit und Gegenwart ziehen

Mithilfe der Personalplanung können Sie Informationen aus der Gegenwart und Vergangenheit analysieren und diese nutzen, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusehen. Dabei kann es sich um Berichte, alte Prognosen oder Echtzeitdaten handeln. Wenn Sie z.B. in einer aktuellen Info sehen, dass ausgeführte Aktivitäten von Ihrer Planung abweichen, können Sie schnell eingreifen und alles zu einem guten Abschluss bringen. Da Sie sich bei der Personalplanung auf harte Daten statt auf Ihr Bauchgefühl verlassen, können Sie auch fundierte Entscheidungen treffen.

Aus welchen Elementen besteht die Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein Prozess, der aus vier Elementen besteht, die wir kurz erklären werden.

 

1. Vorhersehen

Vorhersehen bedeutet, dass man versucht, künftige Entwicklungen und Herausforderungen mithilfe historischer Informationen zu erkennen. Sie analysieren und interpretieren also vorhandene Daten, um künftige Arbeitsbelastungen auf Wochen-, Tages- und Intervallebene vorherzusehen. Anhand dieser Daten ermitteln Sie die benötigte Kapazität. Bei der Vorhersage berücksichtigen Sie natürlich auch die Bedürfnisse der Kunden.

 

2. Kapazitätsverwaltung

Im Rahmen der Kapazitätsverwaltung werfen Sie einen konkreten Blick auf die Anzahl der Vollzeit- und Flexkräfte, die benötigt werden, um die gesamte Arbeit innerhalb der gesetzten Ziele zu erledigen. Sie verknüpfen also Ihr Arbeitsaufkommen mit einer konkreten Belegschaft, z.B. in Form von Budgetzyklen und einer gezielten Personalverwaltung. Dabei berücksichtigen Sie auch Punkte wie Arbeitsbesprechungen, Krankheit, Urlaub und Projekte. Diese Punkte wirken sich nämlich auch auf die Arbeitsbelastung und die damit verbundene Personalplanung aus.

 

3. Dienstplan

Der Dienstplan ist das Personalplanungselement, das direkt aus der Kapazitätsverwaltung abgeleitet ist. Der Zweck von Dienstplänen ist glasklar: die besten Mitarbeiter an den richtigen Stellen einzusetzen. Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter wird also direkt auf die geplanten Aktivitäten pro Mitarbeiter übertragen. Natürlich müssen Sie dabei auch die vielen unterschiedlichen Kompetenzen und Fähigkeiten berücksichtigen. Die optimale Einplanung der Mitarbeiter trägt zur Effizienz bei und sorgt für zufriedene Mitarbeiter.

 

4. Verkehrsverwaltung

Bei der Verkehrsverwaltung, dem letzten Element der Personalplanung geht es um die Abstimmung von Angebot und Nachfrage. Sieht es so aus, als würden Abweichungen bei der Verfügbarkeit oder der Belegung Sie daran hindern, wichtige Ziele zu erreichen? Dann greifen Sie ein, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden und das Gleichgewicht zwischen der Nachfrage und den verfügbaren Mitteln wiederherzustellen.

 

Werkzeuge für die Personalplanung

Die Personalplanung wird viel einfacher und effektiver, wenn Sie die richtigen Werkzeuge verwenden. Welche Werkzeuge für die Personalplanung dürfen in Ihrem Betrieb auf keinen Fall fehlen?

 

1. Kompetenzmatrix

Das erste „Muss“ ist die Kompetenzmatrix. Mit diesem praktischen Tool können Sie in tabellarischer Form festhalten, über welche Kompetenzen und Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter verfügen. Sie können außerdem mit Abstufungen arbeiten, um zu erkennen, wie gut ein Mitarbeiter eine bestimmte Fähigkeit beherrscht. Sie sehen auf einen Blick, welche Fertigkeiten wichtig und gefährdet sind und welche Mitarbeiter aufgrund ihrer umfangreichen Qualifikation universell und flexibel eingesetzt werden können.

 

Mehr lesen: Was ist eine Kompetenzmatrix?

 

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2. Kompetenzverwaltungssoftware

Eine Kompetenzverwaltungssoftware tut eigentlich dasselbe wie eine Kompetenzmatrix. Sie hebt die Verwaltung und Zuordnung von Kompetenzen aber auf ein noch höheres und professionelleres Niveau. Sie arbeiten nicht mehr mit komplexen und fehleranfälligen Excel-Tabellen, sondern können Informationen in Echtzeit verwalten, ändern und aktualisieren. Außerdem können Sie alle Daten in einer zentralen Cloud-Umgebung ansehen und bearbeiten.

 

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