Alles wat je moet weten over workforce planning

Wat is workforce planning?Copied

Om meer zicht te krijgen op het hoe en waarom van workforce planning, moeten we natuurlijk beginnen bij de basis: wat is het?

Definitie

Volgens de Wikipedia-definitie is workforce planning ‘een continu proces dat de behoeften en prioriteiten van een organisatie op een lijn brengt met de omvang en kwaliteiten van de workforce’. Het doel? Ervoor zorgen dat de workforce kan voldoen aan alle wettelijke, regelgevende, dienstverlenende en productiegerelateerde voorwaarden. Workforce planning is evidence-based en gestoeld op een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows.

Goede workforce planning vraagt om een nauwe samenwerking tussen human resources en de financiële afdeling van een bedrijf. Logisch, want het proces richt zich op diverse aspecten van je huidige en toekomstige workforce. Denk bijvoorbeeld aan:

• de omvang van de workforce;
• de diversiteit;
• de aanwezige en benodigde skills;
• de (collectieve) ervaring van je medewerkersbestand.

Wat is het?

De bovenstaande definitie klinkt misschien nog wat schools en theoretisch. Wat eenvoudiger uitgelegd betekent workforce planning vooral dat de juiste mensen tijdig op de goede plek zitten. Dit betekent dat je genoeg mensen hebt die een bepaalde taak kunnen uitvoeren en geen last hebt van ‘overstaffing’ (een te groot aanbod aan mensen voor een bepaalde taak of functie) of ‘understaffing’ (een tekort aan mensen met belangrijke vaardigheden). Je workforce is dus perfect toegesneden op de behoeften van het bedrijf.

Wat is het doel?

Er zijn verschillende redenen waarom workforce planning op de moderne arbeidsmarkt steeds belangrijker wordt. Veel experts identificeren vier hoofdredenen.

• Demografische veranderingen zoals vergrijzing zorgen voor een (mogelijk) tekort aan gewilde vaardigheden, uitdagingen op het gebied van om- of bijscholing en de uittreding van een grote groep mensen op de arbeidsmarkt.
• De toenemende internationale concurrentie dwingt bedrijven om goedkoper en efficiënter te werken. Dit vraagt om een slimme en productieve workforce.
• Talentmanagement wordt steeds belangrijker. Het geeft bedrijven een competitief voordeel en zorgt ervoor dat je nieuw talent in de pijpleiding hebt dat medewerkers op leeftijd uiteindelijk kan vervangen.
• Het huidige marktlandschap vraagt, zeker op technologisch gebied, om steeds snellere innovatie. Zonder gerichte workforce planning loop je in een dergelijk ondernemingsklimaat al snel achter de muziek aan.

Het uiteindelijke doel van workforce planning? Het creëren van een medewerkersbestand dat aan alle vereisten voldoet op het gebied van omvang, vorm, kostenplaatje en flexibiliteit. We lichten die vier pijlers nog even kort toe.

• Omvang heeft betrekking op het aantal medewerkers en vacatures. Staan er veel vacatures open? Dan betekent dit dat bepaalde kernvaardigheden nog ontbreken en waarschijnlijk niet alle taken optimaal worden ingevuld.
• Bij de vorm draait het om het in huis hebben van de vaardigheden en competenties die je nu en in de toekomst nodig hebt.
• Het kostendoel richt zich op het vinden van de juiste balans tussen arbeidskosten en bedrijfsbehoeften. Te hoge arbeidskosten brengen je bedrijf financieel in zwaar weer, maar te weinig spenderen aan goed personeel zorgt ervoor dat belangrijk werk blijft liggen of zakelijke kansen onbenut blijven.
• Flexibiliteit betekent dat je workforce lenig en flexibel genoeg moet zijn om goed in te kunnen spelen op veranderende marktomstandigheden.

De voordelen van workforce planningCopied

Serieus werk maken van workforce planning brengt een hoop voordelen met zich mee. We zetten de belangrijkste benefits op een rij.

• Het optimaliseren van bedrijfskosten wordt een stuk gemakkelijker. Een goed overzicht van de aanwezige en benodigde vaardigheden zorgt ervoor dat skills optimaal benut kunnen worden. Het resultaat? Een hogere productiviteit. Daarnaast wordt het gemakkelijker om wervingsactiviteiten af te stemmen op actuele behoeften.
• Workforce planning maakt het gemakkelijker om grip te krijgen op personeelsverloop. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld sneller inspelen op het wegvallen van belangrijke medewerkers die met pensioen gaan.
• Zijn er nog vaardigheden waar je als organisatie behoefte aan hebt, maar die binnen het huidige personeelsbestand nog ondervertegenwoordigd zijn? Workforce planning toont waar de pijnpunten zitten en zorgt ervoor dat skills gaps snel gedicht kunnen worden.
• Succesvol zakendoen draait om het continu ontwikkelen en verbeteren van cruciale KPI’s. Dit wordt een stuk gemakkelijker met de informatie die workforce planning boven water brengt.
• De manier waarop jongere generaties (willen) leren verschilt van traditionele, vooral klassikale opleidingsvormen en heeft steeds vaker het karakter van ‘training on the job’. Workforce planning maakt het mogelijk om per skill de juiste leer- en opleidingstrajecten uit te stippelen. Het resultaat: trainingen die aansluiten bij zowel de wensen van medewerkers als belangrijke bedrijfsdoelstellingen.

Strategische workforce planning in stappenCopied

Maar hoe geef je workforce planning in de praktijk strategisch vorm? Wat moet een bedrijf doen om het maximale rendement uit deze werkwijze te halen? We leggen het uit aan de hand van een concreet stappenplan.

1. Formuleer duidelijke bedrijfsdoelen

Workforce planning draait om het halen van huidige en toekomstige bedrijfsdoelen. Het is daarom belangrijk om die doelen, zowel voor de lange als korte termijn, duidelijk te formuleren. Welke doelen wil ik nu en in de toekomst halen? Wat wil ik bereiken en welk menselijk kapitaal is nodig om mijn doelstellingen te bereiken?

Door heldere antwoorden op deze vragen te formuleren, krijgt workforce planning concreet gestalte en wordt het ook gemakkelijker om bedrijfsdoelstellingen te vertalen naar vacatures die zich focussen op specifieke vaardigheden en competenties. Bovendien zorgt het formuleren van belangrijke bedrijfsdoelstellingen ervoor dat stakeholders gemakkelijker op een lijn gebracht worden.

2. Analyseer de actuele workforce

De tweede stap is het analyseren van je huidige workforce. Welke competenties en vaardigheden zijn al goed vertegenwoordigd binnen de organisatie? Is er genoeg diversiteit? En zijn er nog belangrijke skills die ondervertegenwoordigd zijn? Bij het analyseren van de workforce is het belangrijk om zowel te kijken naar de kwalitatieve als kwantitatieve bezetting.

• Kwaliteit draait om de huidige performance en het toekomstpotentieel van je workforce. Beschikken medewerkers over de vaardigheden en kwaliteiten die nodig zijn om nu concurrerend te zijn? En hoe zit het met het toekomstpotentieel? Is de huidige workforce in staat om te reageren op veranderingen en nieuwe marktontwikkelingen of zijn daar extra vaardigheden voor nodig die huidige medewerkers nog missen? Een kwalitatieve analyse van de workforce opent ook de deur voor gericht talentmanagement.
• Kwantiteit heeft betrekking op het aantal geschikte medewerkers per afdeling of bedrijfslaag. Zijn belangrijke organisatielagen zoals het hogere management, het middenmanagement, het productiepersoneel en de ondersteunende diensten adequaat bezet?

3. Signaleer toekomstige skills gaps

Nadat je de huidige workforce nauwkeurig in kaart hebt gebracht, kun je vooruit gaan plannen en anticiperen op toekomstige skills gaps. Zo’n kloof tussen de benodigde vaardigheden en het aantal geschikte medewerkers kan bijvoorbeeld ontstaan als mensen met pensioen gaan of als er sprake is van een hoog personeelsverloop.

Een goede analyse van je workforce en bedrijfsbehoeften voorkomt het ontstaan van een vaardigheidskloof. Moet je inzetten op het werven van nieuwe medewerkers? Is het verstandig om meer op projectbasis te gaan werken? Is het trainen van medewerkers die al in dienst zijn de beste oplossing? Of biedt een combinatie van deze drie strategieën de beste kans op succes? Goede workforce planning zorgt voor tijdige antwoorden op deze belangrijke vragen.

4. Bereid je voor op verschillende scenarios

De toekomst is niet in steen gebeiteld. We kunnen wel verwachtingen uitspreken over de arbeidsmarkt van de toekomst, maar de praktijk is meestal weerbarstiger dan de glazen bol. Het is dan ook belangrijk dat een organisatie goed voorbereid is op meerdere toekomstscenario’s.

De verwachting is bijvoorbeeld dat veel repetitieve taken binnen organisaties de komende jaren geautomatiseerd gaan worden. Hier kun je reeds in het heden op inspelen door na te denken over andere rollen voor medewerkers die dergelijke taken nu nog uitvoeren.

Maar het is niet met zekerheid te zeggen hoe snel ontwikkelingen als robotisering en de perfectionering van kunstmatige intelligentie (AI) zich exact voltrekken. Het is daarom verstandig om bij het plannen van je toekomstige workforce rekening te houden met verschillende veranderingstrajecten en -tempo’s.

5. Monitoren en aanpassen

Als je eenmaal een workforce planning hebt gemaakt en geïmplementeerd, zit het werk er nog niet op. Integendeel, het ondernemingsklimaat en de arbeidsmarkt van de 21ste eeuw zijn allesbehalve constant. De technologie, de wensen en behoeften van klanten, het zijn variabelen die constant in beweging zijn. Analyseren, monitoren en aanpassen vormen dan ook het devies als je serieus werk van workforce planning wilt maken. Dat kan tegenwoordig gelukkig prima met statistische informatie als analytics en big data.

Praktische tipsCopied

Door je goed bewust te zijn van de voordelen van workforce planning en het bovenstaande stappenplan te volgen, wordt het een stuk gemakkelijker om in kaart te brengen welke vaardigheden binnen jouw organisatie wel of niet aanwezig zijn. De onderstaande tips helpen je bovendien nog wat verder op weg.

Onderzoek branchetrends

Om zicht te krijgen op de benodigde skillsets binnen een branche, is het van belang om actuele trends en ontwikkelingen binnen de sector op de voet te volgen. Naar welke vaardigheden zijn concurrenten en concullega’s op zoek? Welke expansiestrategieën gebruiken deze bedrijven? En welke belangrijke lokale en internationale trends hebben een belangrijke impact op jouw branche?

Werf mensen met populaire vaardigheden

Door je branche en de behoeften van de moderne markt te kennen, wordt het ook gemakkelijker om populaire en belangrijke vaardigheden te herkennen. In ons digitale tijdperk bestaat er bijvoorbeeld veel vraag naar moderne techskills. Met het oog op de toekomst is het daarom verstandig om te investeren in mensen die thuis zijn in kennisgebieden als data-analyse, machine learning, kunstmatige intelligentie (AI) en software-ontwikkeling.

Kijk verder

Een kenmerk van het moderne bedrijfsleven is dat scherpe grenzen tussen afzonderlijke sectoren en vakgebieden steeds meer vervagen. In de auto-industrie wordt tegenwoordig bijvoorbeeld volop gebruikgemaakt van hypermoderne technieken als AI en GIS-systemen, terwijl een fenomeen als e-health moderne IT-techniek vervlecht met het traditionele ziekenhuiswerk. Het loont dus om ook af en toe over de grenzen van het eigen vakgebied heen te kijken om producten en diensten met meerwaarde te creëren.

Gebruik kwaliteitssoftware

Workforce planning valt of staat grotendeels met de kwaliteit van de gebruikte software. Goede software maakt het plannen gemakkelijker en stelt gebruikers in staat om accuratere modellen en toekomstvoorspellingen te maken. Een goed voorbeeld van nuttige software voor workforce planning is de software van AG5. Met AG5 vervang je al je losse Excels met informatie over de bekwaamheid van je medewerkers door één centrale online-omgeving in de cloud. En je autoriseert per medewerker, team of afdeling wat iedereen mag zien en aanpassen. Wel zo gemakkelijk en overzichtelijk!

Copied

Begin met het plannen van je workforce!Copied

Workforce planning is een handig strategisch middel om meer grip te krijgen op de invulling van je personeelsbestand. Het toont aan welke competenties en vaardigheden wel of juist niet aanwezig zijn en biedt volop aanknopingspunten voor het futureproof maken van de gehele organisatie.

Het is wel belangrijk dat het proces in een goed stappenplan wordt gegoten en voldoende oog heeft voor belangrijke marktontwikkelingen en technologische innovaties binnen en buiten de eigen branche. Kies daarnaast voor software die de berg aan gegevens effectief analyseert en inzichtelijk maakt.

De software van AG5 is een van de hulpmiddelen waarmee workforce planning serieus vorm krijgt. Meer weten? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of vraag een live demo aan.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.