Wat is een ISO-audit? Voorbereiding en tips

De International Organization for Standardization (ISO) is een onafhankelijke, internationale organisatie die standaarden ontwikkelt en publiceert voor een...

What is an ISO audit

What is an ISO audit

De International Organization for Standardization (ISO) is een onafhankelijke, internationale organisatie die standaarden ontwikkelt en publiceert voor een breed scala aan industrieën en sectoren.

Om officieel gecertificeerd te worden voor deze standaarden zijn echter periodieke audits nodig om te borgen dat een organisatie aan de standaarden voldoet.

In dit artikel kijken we naar ISO als organisatie, de voordelen van deze normen voor bedrijven, de verschillende soorten ISO-audits, tips voor voorbereiding en meer.

Wat is ISO? Copied

ISO-normen zijn ontworpen om de kwaliteit, veiligheid, efficiëntie, interoperabiliteit en consistentie van producten, diensten en systemen te garanderen. De normen beschrijven een breed scala aan onderwerpen en mensen die in bepaalde bedrijfstakken werken zijn er waarschijnlijk zeer vertrouwd mee.

Ze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, de volgende gebieden:

  • Kwaliteitsmanagement: ISO 9001 is een bekende norm voor kwaliteitsmanagementsystemen die door organisaties wordt gebruikt om hun inzet voor kwaliteit en klanttevredenheid aan te tonen.
  • Milieubeheer: ISO 14001 biedt richtlijnen voor het opzetten van een milieubeheersysteem om organisaties te helpen hun impact op het milieu te minimaliseren.
  • Informatiebeveiliging. ISO 27001 beschrijft best practices voor beheersystemen voor informatiebeveiliging om gevoelige gegevens te beschermen.
  • Gezondheid en veiligheid op het werk: ISO 45001 biedt een kader voor beheersystemen voor gezondheid en veiligheid op het werk om de veiligheid op de werkplek te bevorderen.
  • Voedselveiligheid: ISO 22000 beschrijft de vereisten voor beheersystemen voor voedselveiligheid en garandeert de veiligheid van voedselproducten in de hele toeleveringsketen.
  • Energiemanagement ISO 50001 helpt organisaties bij het managen en verbeteren van energieprestaties en het verminderen van energieverbruik.

 

De voordelen van ISO-certificering Copied

Hoewel ISO-certificeringen meestal niet verplicht zijn voor organisaties, zijn ze voor klanten wel een signaal dat een bedrijf streeft naar excellence op verschillende gebieden van de bedrijfsvoering. Het zal niemand verbazen dat dit vaak een positief effect heeft op ISO-gecertificeerde bedrijven.

In het witboek “Economische voordelen van normen” meldt de ISO het volgende over bedrijven die voldoen aan ISO-normen:

  • Gestroomlijnde interne processen, wat resulteerde in jaarlijkse omzetstijgingen tot 5%.
  • Innovatie van bestaande processen, waardoor bedrijven in staat zijn om hun leveranciersnetwerk uit te breiden of nieuwe productlijnen effectief te introduceren en beheren.
  • Betere strategieën voor het creëren van nieuwe producten of het betreden van nieuwe markten, wat in sommige gevallen resulteert in een stijging van de jaaromzetten tot wel 33%.

Daarnaast beschrijft de ISO een aantal van de meer algemene voordelen waar bedrijven van profiteren bij naleving van en certificering voor ISO-normen. Daaronder vallen onder meer de volgende:

 

Meer vertrouwen bij de klant

ISO-naleving verzekert klanten dat producten of diensten voldoen aan strenge veiligheids- en kwaliteitsnormen. Dit schept vertrouwen in je merk, en dat leidt tot een hogere klantentrouw en positieve mond-tot-mondreclame.

 

Eenvoudigere naleving van vereisten van regelgeving

ISO-normen bieden een gestructureerd kader voor naleving van de regelgeving. Door je aan te passen aan deze standaarden kun je efficiënt voldoen aan de wettelijke vereisten en heb je een lager risico op boetes of sancties. Deze proactieve aanpak is vaak kosteneffectiever dan het achteraf aanpakken van problemen door niet-naleving.

 

Lagere operationele kosten

 Naleving van de ISO-normen stimuleert procesoptimalisatie en afvalvermindering, en dat leidt tot kostenbesparingen. Door de activiteiten voortdurend te evalueren en te verbeteren, kun je inefficiënties identificeren, onnodige kosten beperken en het algemene rendement verbeteren.

 

Betere wereldwijde markttoegang

ISO-certificering wordt internationaal erkend en gerespecteerd. Naleving van de ISO-normen opent deuren naar wereldwijde markten omdat het laat zien dat de organisation zich inzet voor kwaliteit en veiligheid. Deze bredere markttoegang kan leiden tot meer omzet en bedrijfsgroei op wereldwijde schaal.

Om aan de ISO-normen te voldoen en het certificaat te behalen, moeten bedrijven eerst een ISO-audit ondergaan of uitvoeren. In de volgende paragrafen bekijken we de definitie van een ISO-audit, de verschillende soorten audits en geven we een aantal tips om je hierop voor te bereiden.

 

Wat is een ISO-audit? Copied

 Een ISO-audit is een systematisch onderzoek naar de processen, systemen en naleving van ISO-normen van een organisatie. Het borgt dat vastgestelde best practices, kwaliteit en wettelijke vereisten worden nageleefd.

 

Wie voert een ISO-audit uit? Copied

De ISO-organisatie zelf voert geen audits uit en treedt niet op als certificerende instelling. Het richt zich uitsluitend op de ontwikkeling van internationale normen. Als een organisatie zich wil laten certificeren, wordt een geaccrediteerde certificeringsinstantie geëngageerd die ook een ISO-audit kan uitvoeren.

De specifieke entiteit die de ISO-audit uitvoert, hangt af van het doel van de audit, de toetsingsnormen en de specifieke vereisten van de organisatie. Hier zijn een paar veelvoorkomende categorieën van ISO-audits.

 

Interne audits

Interne ISO-audits (ook wel first-party audits genoemd) worden uitgevoerd door interne auditors of auditteams binnen een organisatie.

Deze audits worden meestal afgenomen door werknemers die zijn opgeleid in ISO-normen en auditprocedures. Interne audits helpen organisaties om hun eigen naleving te beoordelen en gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.

 

Leverancierscontroles

Leveranciersaudits (of second-party audits) evalueren de naleving van kwaliteits-, veiligheids- en nalevingsnormen door externe leveranciers. Bij een leveranciersaudit beoordelen organisaties de processen, documentatie en prestaties van hun leveranciers om er zeker van te zijn dat de producten of diensten voldoen aan de ISO-normen. Dit dient om ervoor te zorgen dat beide bedrijven – de leverancier en de auditorganisatie – voortdurende naleving borgen omdat ze allebei op elkaar vertrouwen om naleving van de normen te borgen.

Als bijvoorbeeld een fabrikant van medische hulpmiddelen een leverancier van onderdelen controleert en vaststelt dat deze niet aan de eisen voldoet, voldoet de fabrikant automatisch ook niet aan de eisen. In zo’n situatie kunnen corrigerende maatregelen worden genomen om problemen op te lossen, zodat de productkwaliteit en de naleving van de regelgeving in de hele toeleveringsketen behouden blijft.

 

Controles door derden

Audits door derden, third-party audits ofwel externe audits  worden uitgevoerd door externe auditors die niet direct verbonden zijn aan de organisatie die wordt gecontroleerd. Ze bieden een onbevooroordeelde controle en worden vaak gebruikt voor audits waarbij een hoger niveau van objectiviteit vereist is.

Voorbeelden van audits waarvoor een derde partij nodig is, zijn regelgevingsaudits, die ervoor zorgen dat de regelgeving van de sector wordt nageleefd, of een definitieve certificeringsaudit van een geaccrediteerde certificerende instelling voor ISO.

 

Hoe bereid je je voor op een ISO-audit? Copied

In een artikel over het behalen van een ISO-certificering raadt Forbes aan om je voorbereiding op een ISO-audit op te splitsen in drie categorieën:

  • Organisatie
  • Wettelijk
  • Technisch

 

Hierdoor kunnen de teams zich beter voorbereiden en concentreren op de talloze standaarden waaraan de organisatie moet voldoen. Het is belangrijk om hier op te merken dat, afhankelijk van de ISO-norm die wordt gecontroleerd, bepaalde categorieën meer of minder van belang kunnen zijn.

Bijvoorbeeld, een norm die het belang benadrukt van een goed uitgewerkte organisatiestructuur, gedocumenteerde processen en brede toewijding aan klanttevredenheid of milieuverantwoordelijkheid zal betekenen dat de categorie “organisatorisch” belangrijker is.

Daarentegen zullen organisaties die veel nadruk leggen op technische controles, informatiebeveiligingsbeleid, risicobeoordelingen en het beveiligen van gevoelige gegevens zich meer voorbereiden in de categorie “technisch”.

Dit betekent dat het voor een succesvolle certificering essentieel is om de voorbereidingen toe te snijden op basis van de hoofdelementen van de standaard. Laten we vanuit die gedachte eens kijken naar elk van de drie categorieën die je kunnen helpen je voor te bereiden op een ISO-audit.

 

Organisatie

De categorie Organisatie omvat de algemene structuur, het beleid en de processen van een organisatie

Hier moeten bedrijven aantonen dat ze het volgende goed geregeld hebben:

  • Duidelijke doelstellingen
  • Gedocumenteerde procedures
  • En een robuust managementsysteem dat voldoet aan de relevante ISO-norm

De organisatorische categorie omvat ook aspecten zoals betrokkenheid van het leiderschap, toewijzing van middelen, communicatie en doorlopende verbetering.

 

Wettelijk

Naleving van wet- en regelgeving is cruciaal voor ISO-certificering. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van alle toepasselijke regels en deze naleven:

  • Wetten
  • Regelgeving
  • En industrienormen die betrekking hebben op hun activiteiten

De juridische categorie omvat ook het bewaken en aanpakken van wettelijke verplichtingen op het gebied van milieubescherming, gezondheid en veiligheid, intellectueel eigendom en gegevensbescherming.

 

Technisch

De technische categorie richt zich op de specifieke technische aspecten en vereisten van de ISO-norm die relevant zijn voor de branche of sector van de organisatie. Dit kan sterk variëren, afhankelijk van de norm die wordt gecontroleerd.

ISO 9001 richt zich bijvoorbeeld op kwaliteitsbeheer, ISO 14001 op milieubeheer en ISO 27001 op informatiebeveiligingsbeheer. In deze categorie moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze de nodige maatregelen hebben geïmplementeerd:

  • Technische controles
  • Processen
  • En documentatie om aan de criteria van de standaard te voldoen

 

 

Software voor competentiemanagement en voorbereiding op ISO-audits Copied

De juiste software voor competentiemanagement biedt een centraal punt voor alle informatie over vaardigheden en naleving die je nodig hebt om je effectief voor te bereiden op een ISO-audit.

Het gebruiksvriendelijke platform van AG5 geeft bijvoorbeeld een volledig overzicht van de vaardigheden, certificeringen en kwalificaties van de werknemers – en over de vaardigheden die ze nodig hebben voor een bepaalde ISO-norm.

Daarnaast bieden we talloze gratis certificeringsgidsen voor verschillende certificeringen, waaronder veel ISO-certificeringen. Ga voor de volledige lijst naar het gedeelte “Certificeringsgidsen” op onze website.

Klaar om AG5 in actie te zien? Boek vandaag nog een gratis live demo van 15 minuten om te zien hoe AG5 het beheer van vaardigheden – en het ISO-auditproces – in uw organisatie kan stroomlijnen.

Bronnen Copied

Author Copied

Revisions Copied

Original version | oktober 12, 2023

Written by:

Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available