Was ist ein ISO-Audit? Vorbereitung und Tipps

Die International Organization for Standardization (ISO) ist eine unabhängige, internationale Organisation, die Normen für eine Vielzahl von Branchen...

What is an ISO audit

Die International Organization for Standardization (ISO) ist eine unabhängige, internationale Organisation, die Normen für eine Vielzahl von Branchen und Sektoren entwickelt und veröffentlicht.

Für eine offizielle Zertifizierung nach diesen Normen sind jedoch regelmäßige Audits erforderlich, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

In diesem Artikel befassen wir uns mit ISO als Organisation, mit den Vorteilen der Normen für Ihr Unternehmen, mit den verschiedenen Arten von ISO-Audits, mit Tipps zur Vorbereitung und mehr.

Was ist ISO? Copied

ISO-Normen wurden entwickelt, um die Qualität, Sicherheit, Effizienz, Interoperabilität und Konsistenz von Produkten, Dienstleistungen und Systemen zu gewährleisten. Sie decken ein großes Spektrum an Themen ab und sind aller Wahrscheinlichkeit bestens bekannt unter denjenigen, die in bestimmten Branchen arbeiten.

Sie decken u.a. folgende Bereiche ab (keine erschöpfende Liste):

  • Qualitätsmanagement. ISO 9001 ist eine bekannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme, mit der Unternehmen ihr Engagement für Qualität und Kundenzufriedenheit belegen können.
  • Umweltmanagement. ISO 14001 bietet Richtlinien für die Einrichtung eines Umweltmanagementsystems, das Unternehmen dabei hilft, ihre Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren.
  • Informationssicherheit. ISO 27001 legt Best Practices für Managementsysteme zur Informationssicherheit fest, um sensible Daten zu schützen.
  • Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. ISO 45001 bietet einen Rahmen für Managementsysteme für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern.
  • Lebensmittelsicherheit. ISO 22000 umreißt die Anforderungen an Managementsysteme für Lebensmittelsicherheit, die die Sicherheit von Lebensmitteln in der gesamten Lieferkette gewährleisten.
  • Energiemanagement. ISO 50001 unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung und Verbesserung der Energieleistung und der Reduzierung des Energieverbrauchs.

 

Die Vorteile einer ISO-Zertifizierung Copied

ISO-Zertifizierungen sind zwar in der Regel nicht obligatorisch für Unternehmen, aber sie signalisieren Kunden oder Auftraggebern, dass sich ein Unternehmen in verschiedenen Bereichen des Geschäftsbetriebs für hervorragende Leistungen einsetzt. Es daher auch nicht weiter verwunderlich, dass sich dies oft positiv auf ISO-zertifizierte Unternehmen auswirkt.

In ihrem Whitepaper „Economic Benefits of Standards“ stellt die ISO fest, dass Unternehmen, die die ISO-Normen einhalten, folgende Vorteile haben:

  • Straffung interner Prozesse, was zu jährlichen Umsatzsteigerungen von bis zu 5 % führt.
  • Innovationen bei bestehenden Prozessen, die es Unternehmen ermöglichen, „ihr Lieferantennetzwerk“ zu erweitern oder neue Produktlinien effektiv einzuführen und zu verwalten.
  • Verbesserte Strategien zur Entwicklung neuer Produkte oder zur Erschließung neuer Märkte, was in einigen Fällen zu jährlichen Umsatzsteigerungen von bis zu 33 % führt.

Darüber hinaus beschreibt die ISO einige der allgemeineren Vorteile, die die Konformität mit und die Zertifizierung nach ISO-Normen für Unternehmen mit sich bringen. Dazu gehören:

 

Mehr Kundenvertrauen

Die Konformität mit der ISO-Norm gibt Ihren Kunden die Gewissheit, dass Ihre Produkte oder Dienstleistungen strenge Sicherheits- und Qualitätsstandards erfüllen. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Marke. Es resultiert in mehr Kundentreue und mehr positive Weiterempfehlungen.

 

Erleichtert das Erfüllen der gesetzlichen Anforderungen

ISO-Normen bieten einen strukturierten Rahmen für die regulatorische Compliance. Indem Sie sich an diesen Normen orientieren, können Sie die gesetzlichen Anforderungen effizient einhalten und das Risiko auf Geldstrafen oder Sanktionen verringern. Dieser proaktive Ansatz erweist sich oft als kosteneffizienter als ein nachträgliches Lösen von Compliance-Problemen.

 

Geringere Betriebskosten

ISO-Compliance fördert die Prozessoptimierung und reduziert Verschwendung, was zu Kosteneinsparungen führt. Durch die konsequente Überprüfung und Verbesserung von Abläufen können Sie Ineffizienzen erkennen, unnötige Ausgaben einsparen und die Gesamtrentabilität steigern.

 

Besserer weltweiter Marktzugang

Die ISO-Zertifizierung ist international anerkannt und respektiert. Die Umsetzung von ISO-Compliance öffnet Ihnen die Türen zu den Weltmärkten, indem Sie Ihr Engagement für Qualität und Sicherheit demonstrieren. Dieser breitere Marktzugang kann zu höheren Umsätzen und Geschäftswachstum auf weltweiter Ebene führen.

Compliance mit und Zertifizierung nach ISO-Normen erfordert jedoch, dass sich Unternehmen einem ISO-Audit unterziehen oder selbst ein solches durchführen. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die Definition eines ISO-Audits und seine verschiedenen Varianten ein. Darüber hinaus geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie sich auf ein Audit vorbereiten können.

 

Was ist ein ISO-Audit? Copied

Ein ISO-Audit ist eine systematische Prüfung der Prozesse und Systeme eines Unternehmens sowie dessen Konformität mit den ISO-Normen. Es stellt sicher, dass die bewährten Verfahren, die Qualität und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

 

Wer führt ein ISO-Audit durch? Copied

Die Organisation ISO führt selbst keine Audits durch und fungiert auch nicht als Zertifizierungsstelle, sondern konzentriert sich ausschließlich auf die Entwicklung ihrer internationalen Normen. Sollte ein Unternehmen eine Zertifizierung anstreben, muss es sich an eine akkreditierte Zertifizierungsstelle wenden, die ebenfalls ein ISO-Audit durchführen kann.

Welche Stelle das ISO-Audit durchführt, hängt vom Zweck des jeweiligen Audits, den zu prüfenden Normen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Hier sind einige gängige ISO-Auditvarianten.

 

Interne Audits

Interne ISO-Audits (auch bekannt als First-Party-Audits) werden von internen Auditoren oder Audit-Teams innerhalb eines Unternehmens durchgeführt.

Diese Auditoren sind in der Regel betriebseigene Mitarbeiter, die in ISO-Normen und Auditverfahren geschult sind. Interne Audits helfen Unternehmen dabei, ihre eigene Compliance zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

 

Lieferantenaudits

Lieferantenaudits (oder Second-Party-Audits) bewerten die Compliance von externen Anbietern in Bezug auf Qualität, Sicherheit und Compliance-Standards. Bei einem Lieferantenaudit bewerten Unternehmen die Prozesse, die Dokumentation und die Leistung ihrer Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen den ISO-Normen entsprechen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass beide Unternehmen – der Lieferant und das auditierende Unternehmen – die Normen einhalten, da beide voneinander abhängig sind, um die Einhaltung der Normen gewährleisten zu können.

Wenn z.B. ein Hersteller von medizinischen Geräten seinen Lieferanten auditiert und eine Nichtkonformität feststellt, ist der Hersteller automatisch auch nicht konform. In einer solchen Situation können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Probleme zu beheben sowie die Produktqualität und die regulatorische Compliance in der gesamten Lieferkette zu erhalten.

 

Externe Audits

Externe Audits oder Audits von Drittparteien werden von externen Auditoren durchgeführt, die nicht direkt mit dem zu überprüfenden Unternehmen verbunden sind. Sie nehmen eine unvoreingenommene Bewertung vor und werden in der Regel bei Audits eingesetzt, bei denen ein höheres Maß an Objektivität erforderlich ist.

Beispiele für Audits von einer externen Partei sind behördliche Audits, die die Einhaltung von Branchenvorschriften sicherstellen, oder ein abschließendes Zertifizierungsaudit durch eine akkreditierte ISO-Zertifizierungsstelle.

 

Wie Sie sich auf ein ISO-Audit vorbereiten Copied

In einem Artikel über die Umsetzung einer ISO-Zertifizierung empfiehlt Forbes, die Vorbereitung auf ein ISO-Audit in drei Bereiche zu gliedern:

  • Organisatorisches
  • Rechtliches
  • Technisches

 

Auf diese Weise können die beteiligten Teams die Organisation besser einteilen und sich auf die Vielzahl der jeweiligen Normen konzentrieren, die Ihr Unternehmen einhalten muss. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass die Bedeutung bestimmter Bereiche je nach der zu überprüfenden ISO-Norm mehr oder weniger wichtig sein kann.

Wenn beispielsweise eine Norm die Bedeutung einer klar definierten Organisationsstruktur, dokumentierter Prozesse und eines starken Engagements für Kundenzufriedenheit oder Umweltverantwortung hervorhebt, ist dere Bereich „Organisatorisches“ von größerer Bedeutung.

Bei einer Norm, die den Schwerpunkt auf technische Kontrollen, Informationssicherheitsrichtlinien, Risikobewertungen und den Schutz sensibler Daten legt, werden sich Unternehmen dagegen eher im Bereich „Technisches“ vorbereiten.

Das bedeutet, dass eine Anpassung der Vorbereitungen an den Schwerpunkt der jeweiligen für eine erfolgreiche Zertifizierung unerlässlich ist. Lassen Sie uns daher einen Blick auf jede der drei Bereiche werfen, die Ihnen bei der Vorbereitung auf ein ISO-Audit helfen können.

 

Organisatorisches

Der Bereich Organisatorisches umfasst die Gesamtstruktur, die Richtlinien und die Prozesse eines Unternehmens.

Hier müssen Unternehmen nachweisen, dass sie Folgendes eingeführt haben:

  • Klare Ziele
  • Dokumentierte Verfahren
  • Und ein solides Managementsystem, das dem entsprechenden ISO-Norm entspricht.

Der Bereich Organisatorisches umfasst auch Aspekte wie das Engagement der Führungskräfte, die Zuweisung von Ressourcen, die Kommunikation und die kontinuierliche Verbesserung.

 

Rechtliches

Die Konformität mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen ist für die ISO-Zertifizierung von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie alle geltenden Gesetze kennen und einhalten:

  • Gesetze
  • Vorschriften
  • Und Industriestandards, die für ihre Geschäftstätigkeit relevant sind

Der Bereich Rechtliches umfasst auch die Überwachung und Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen in Bereichen wie Umweltschutz, Gesundheit und Sicherheit, geistiges Eigentum und Datenschutz.

 

Technisches

Der Bereich Technisches konzentriert sich auf die spezifischen technischen Aspekte und Anforderungen der ISO-Norm, die für die Branche oder den Sektor des Unternehmens relevant sind. Dies kann je nach der zu prüfenden Norm sehr unterschiedlich sein.

So konzentriert sich beispielsweise ISO 9001 auf das Qualitätsmanagement, ISO 14001 auf das Umweltmanagement und ISO 27001 auf das Informationssicherheitsmanagement. In diesem Bereich müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben:

  • Technische Kontrollen
  • Prozesse
  • Und Dokumentation, um die Kriterien der Norm zu erfüllen

 

 

Skills Management Software und Vorbereitung auf ISO-Audits Copied

Die richtige Skills Management Software bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für alle Skills- und Compliance-bezogenen Informationen, die Sie für eine effektive Vorbereitung auf ein ISO-Audit benötigen.

Mit seiner leicht verständlichen und benutzerfreundlichen Plattform bietet Ihnen AG5 beispielsweise einen umfassenden Überblick über die Kompetenzen, Zertifizierungen und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter – und auch über die, die sie für eine bestimmte ISO-Norm benötigen.

Darüber hinaus bieten wir zahlreiche kostenlose Zertifizierungsleitfäden für verschiedene Zertifizierungen an, darunter viele ISO-Zertifizierungen. Eine komplette Liste finden Sie im Abschnitt „Zertifizierungsleitfäden“ auf unserer Website.

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Original version | Oktober 12, 2023

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