Wat we bedoelen met ‘training on the job’ en waarom het zo effectief is

Training on the job

Leren op de werkplek (ofwel: ‘training on the job’) wint aan populariteit en neemt binnen steeds meer organisaties de plek in van de klassieke trainingen en cursussen die lange tijd de norm waren. Daar is een reden voor: al werkend leren biedt in vergelijking met studerend leren meer speelruimte om snel en effectief in te spelen op nieuwe ontwikkelingen of technologische innovaties.

Maar hoe ziet training on the job (TotJ) er in de praktijk uit? Wat zijn de belangrijkste voor- en nadelen van deze leermethode? En welke methoden en tools kun je gebruiken om training on the job binnen jouw organisatie te faciliteren en naar een hoger niveau te tillen?

 

Inhoud

 

Wat is ‘training on the job’?

De letterlijke betekenis van ‘training on the job’ is leren op het werk. Training on the job vindt, zoals de naam al suggereert, plaats in een normale werksituatie en bestaat niet uit het tot je nemen van voorgebakken Powerpointpresentaties in een muffe conferentiezaal.

De leerprocessen zijn ingebed in de werkpraktijk, waarbij veelal gebruikgemaakt wordt van apparatuur, documenten, tools en materialen waarmee een medewerker dagelijks van doen heeft.

De trainingsvorm is behoorlijk intensief en praktijkgericht. Het hoofddoel is om mensen binnen een kort tijdsbestek grote stappen in hun ontwikkeling te laten zetten.

In bepaalde situaties heeft training on the job belangrijke voordelen boven studerend leren. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden.

  • Een bedrijf of afdeling neemt nieuwe computerprogramma’s in gebruik die nauw communiceren met reeds gebruikte IT-systemen. Al werkend leren is in zo’n geval de effectiefste oplossing om medewerkers snel aan de nieuwe techniek te laten wennen.
  • Als een te leren vaardigheid niet zozeer theoretisch maar vooral praktisch van aard is, bereik je meestal meer met training on the job dan met studerend leren. Je kunt wel een dikke theoriegids doornemen over het geven van de perfecte presentatie, maar daadwerkelijk oefenen zet meestal meer zoden aan de dijk als het aankomt op het aanscherpen van je presentatievaardigheden.

 

Voordelen

Training on the job heeft een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van studerend leren. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

 

Snelle vertaalslag

Goede training on the job legt de nadruk op doen in plaats van luisteren en toekijken. Het resultaat hiervan is dat – zeker als het gaat om praktische skills en vaardigheden – medewerkers snel de vertaalslag van theorie naar praktijk kunnen maken.

In plaats van eerst een berg theoretische informatie tot je nemen, die pas in een later stadium praktisch wordt gebruikt, is het leertraject nauw verweven met de dagelijkse werkpraktijk.

 

Directe feedback

Een tweede voordeel van training on the job is dat deelnemers direct feedback op leerresultaten krijgen. Dit gebeurt bovendien binnen de eigen werksituatie, waardoor medewerkers nieuwe vaardigheden en kennis gelijk kunnen uitproberen en toepassen.

Bovendien krijgen mensen de kans om de nieuwe vaardigheden gelijk om te zetten in succeservaringen. Als deelnemers het geleerde gelijk in de praktijk toepassen en beloond worden met goede ervaringen, zullen ze de nieuw verworven kennis en skills ook consequent gaan toepassen.

 

Beperkt verlies van productieve arbeidstijd

Een operationeel en kostentechnisch voordeel van training on the job is dat er weinig productieve arbeidstijd verloren gaat.

Omdat medewerkers de training op de eigen werkplek volgen, hoeven ze niet te reizen. Daarnaast hoeven ze geen vrij te pakken en zijn ze gewoon beschikbaar en aanwezig op de werkvloer. Ook hoef je als management geen dure conferentieruimte af te huren en trainers in te schakelen voor het aanbieden van klassikale groepscursussen.

 

Praktische toetsing

Leren op de werkplek maakt het mogelijk om de resultaten van een training gelijk in de praktijk te toetsen. Welke onderdelen zijn aangeslagen? Sluit het geleerde aan op de professionele wensen en behoeften van de medewerkers? En zijn er nog verbeterpunten? Aan de hand van deze inzichten kunnen trainingen snel worden aangepast of kunnen er extra modules worden ontwikkeld.

 

Voordelen en nadelen van training on the job

Nadelen

Ondanks de voordelen die zijn verbonden aan training on the job, kleven er ook een paar potentiële nadelen/valkuilen aan leren op het werk. Tijd om die te identificeren zodat je het maximale rendement uit TotJ haalt als je besluit om de werkwijze te omarmen.

 

Hoe zit het met tijd?

Een constructie die vaak voorkomt bij TotJ is dat een doorgewinterde collega iemand inwijdt in een nieuwe taak, handeling of vaardigheid. Maar heeft de persoon in kwestie naast zijn dagelijkse bezigheden voldoende tijd om zijn rol als trainer of mentor goed in te vullen? Niet in elke organisatie een garantie. Als dit niet het geval is bestaat het gevaar dat training on the job een lastige verplichting met weinig meerwaarde voor de lerende wordt.

 

Gebrek aan achtergrondkennis

Je kijkt over de schouder mee hoe een ervaren collega een bepaalde applicatie gebruikt, een productieproces plant of een bundel facturen afhandelt. Op zich is visuele instructie een prima leermethode, vooral als je snel een praktische vaardigheid onder de knie wilt krijgen.

Op de lange termijn is het echter ook belangrijk dat een lerende medewerker achtergrondkennis opbouwt. Weten waarom je iets doet is immers net zo belangrijk als doorhebben hoe je iets doet. Goede training on the job onderkent deze wijsheid en besteedt ook aandacht aan het leveren van achtergrondinformatie. Formeel en informeel leren gaan als het goed is dus hand in hand.

 

Fouten doorgeven

Ervaringsdeskundigen hebben zich in de loop der jaren vaak een bepaalde werkwijze eigen gemaakt. Dit hoeft echter niet altijd de beste en meest efficiënte manier van werken te zijn. Een mogelijke valkuil van training on the job is dat een ervaringsdeskundige foute of ineffectieve werkwijzen doorgeeft aan een lerende medewerker.

 

Succes is sterk afhankelijk van de organisatiecultuur

Training on the job is vooral succesvol binnen organisaties die een organische structuur hebben en een gebruikmaken van decentrale besluitvorming. Binnen strikt hiërarchisch geordende organisaties is doorgaans minder sprake van een leercultuur en zijn collega’s minder open naar elkaar.

Wanneer er een sterke hiërarchie is, en dus een gesloten cultuur, is er weinig ruimte voor de belangrijke rol van de manager(s). Maar de betrokkenheid van leidinggevenden is wel noodzakelijk om het werkplekleren te ondersteunen. Organisaties die zelf in staat zijn om doelbewust hun eigen structuur, cultuur en strategieën te ontwikkelen, vergroten hun leerkansen en succes op het gebied van training on the job.

 

Methoden voor training on the job

Training on the job is een werkwijze die je in verschillende praktische vormen kunt gieten. We zetten de belangrijkste en beste training-on-the-job methoden op een rij.

 

Training Within Industry (TWI)

Training Within Industry (TWI) helpt supervisors bij het aansturen van mensen, het goed instrueren van medewerkers en het verbeteren van de dagelijkse werkmethoden en bedrijfsprocessen.

Het TWI-traject bestaat uit vier onderdelen: Job Instruction, Job Methods, Job Relations en Program Development. Training Within Industry maakt het mogelijk om medewerkers snel en goedkoop in te werken.

Lees ons blogartikel over Training Within Industry voor meer informatie en voorbeelden.

 

70:20:10-methode

Een andere vorm van training on the job is de 70:20:10-methode. Dit model verdeelt het leertraject in een drietal percentages; 70 procent voor het leren op de werkplek, 20 procent voor sociaal leren (samenwerken, coachen en het aanleveren en verwerken van feedback) en 10 procent voor formeel leren (klassieke trainingen, gestructureerde leermodules).

Het 70:20:10-leermodel legt vooral veel nadruk op leren op de werkplek vanwege de groeiende behoefte aan een voortdurend leerproces. Omdat de wereld steeds sneller verandert, veroudert kennis ook steeds sneller. Van mensen wordt steeds meer verwacht dat ze at the speed of business leren. Tijd is namelijk geld! Informeel en al werkend leren sluit bovendien goed aan bij het inzicht dat mensen het liefst leren volgens trial and error.

In deze blog lees je meer over de 70:20:10-methode en de voordelen van deze leerwijze.

 

Performance support

Performance support zorgt ervoor dat medewerkers op de werkplek altijd de informatie krijgen die ze nodig hebben om op dát moment het werk optimaal uit te voeren.

Performance support draait om leermomenten die heel nauwkeurig zijn toegesneden op de praktische behoeften van mensen op de werkvloer. Performance support beperkt de invloed van menselijke limitaties op het leerproces en zorgt ervoor dat mensen leren op de juiste momenten. Bovendien is de leermethode sterk praktijkgericht en toegesneden op het opdoen van actuele kennis. Dat maakt performance support een ideale methode om het leren op de werkplek te ondersteunen.

Lees ons artikel over performance support voor meer verdieping.

 

training on the job tools

Nóg effectiever met handige tools

Er zijn ook diverse performance support tools voorhanden die training on the job ondersteunen en het leerproces nog effectiever maken. De technologie maakt het mogelijk, dus is het zonde om die extra hulp te laten liggen!

 

Webcasts en podcasts

Deze korte video- en audioberichten vormen een laagdrempelige manier om nieuwe informatie over te dragen. Ze zijn meestal bondig, concreet, informeel en onderhoudend. Ideale leermiddelen dus, waar je ook in de trein richting huis of net voor een vergadering nog even in kunt duiken.

 

Infographics

De mens is een visueel ingesteld dier. Infographics spelen handig in op die eigenschap en zijn dan ook goede hulpmiddelen bij het leren on the job. Ze springen gelijk in het oog, zijn snel en makkelijk scanbaar en combineren tekst met aantrekkelijk vormgegeven beeldmateriaal zoals afbeeldingen, grafieken of foto’s.

 

Video learning

De menselijke behoefte aan visuele informatie en leermiddelen heeft ook bijgedragen aan de groeiende populariteit van video learning. Audiovisuele aspecten leveren namelijk een belangrijke bijdrage aan het aantrekkelijker maken van lesmateriaal, onder meer om de onderstaande redenen.

  • Je kunt op het scherm een prettige en goed uitgebalanceerde mix van teksten, beeldfragmenten en opdrachten aanbieden.
  • Een video is vaak duidelijker dan een tekst. Je kunt de stappen van een bepaald proces bijvoorbeeld een stuk gemakkelijker visualiseren. Tekstuele informatie blijft toch altijd een beetje abstract.

Goede voorbeelden van video learning zijn microvideo’s (korte video’s die snel to the point komen en het werkgeheugen van de kijker stimuleren en prikkelen), instructievideo’s (denk aan YouTube) en webcasts.

 

Online trainingen

Online trainingen stellen medewerkers in staat om te leren waar en wanneer ze dat willen. Je bent niet langer afhankelijk van vaste plaatsen en tijdstippen, maar kunt leren of trainingen aanbieden op de momenten waarop de nood het hoogst is.

Er zijn diverse goede platforms en opleiders die online trainingen aanbieden. Voorbeelden zijn GoodHabitz (uiteenlopende trainingen), New Heroes (interactieve leerreizen over diverse thema’s ), SkillsTown (modules voor e-learning, webinars en performance support) en Lea (een tool voor leren op het werk).

 

Software voor performance support

Er zijn ook speciale software tools die het toepassen van performance support faciliteren en vereenvoudigen.

  • De live support app is software die uitkomst biedt als je moet samenwerken of ondersteuning op afstand nodig hebt. Voert een collega bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden uit aan de andere kant van de wereld? Of moet er dringend een IT-probleem worden verholpen? Dan pakt de collega, onafhankelijk van zijn geografische locatie, zijn smartphone of laptop en laat hij jou met de live support app op afstand meekijken. Vervolgens kun je via je eigen pc, laptop, smartphone of tablet meekijken met de collega in kwestie en hem of haar in realtime van de juiste adviezen voorzien.
  • WalkMe geeft managers de mogelijkheid om gedetailleerde stap-voor-stapomschrijvingen over te schrijven naar hun website of enterprise-systeem zodat medewerkers snel weten hoe ze nieuwe, voor hen nog onbekende online-acties moeten uitvoeren.
  • Kineo creëert betekenisvolle leerervaringen door gebruik te maken van mobiele tools die grotendeels on demand beschikbaar zijn. Grote bedrijven als HP en McDonald’s hebben Kineo al met succes gebruikt.
  • AskMe is een digitale assistent die zorgt voor werkplekondersteuning. De tool geeft je snel toegang tot informatie. De gegevens worden vervolgens in hapklare brokken, dus bondig en met beeld- en videomateriaal, opgediend.
  • De door SkillsTown ontwikkelde essentials zijn speciale microcursussen. Ze zijn 24 uur per dag beschikbaar via je smartphone, tablet, laptop of desktop en geven medewerkers direct toegang tot de kennis die ze nodig hebben.

 

Maak voortgang inzichtelijk

Met de juiste aanpak en tools is training on the job een goede manier om nieuwe kennis op te doen en extra vaardigheden onder de knie te krijgen. Maar het is natuurlijk wel handig als je de ontwikkeling van skills, vaardigheden en competenties op een overzichtelijke manier bij kunt houden.

Om dat overzicht te bewaren hebben wij skills management software ontwikkeld. Het managen van skills en maken of bijhouden van een skills matrix was nog nooit zo gemakkelijk. En met onze software omzeil je meteen de valkuilen (hoge foutgevoeligheid, onoverzichtelijk versiebeheer) van Excel! Met AG5 vervang je al je losse Excels met informatie over de bekwaamheid van je medewerkers door één centrale online omgeving in de cloud. En je autoriseert per medewerker, team of afdeling wat iedereen mag zien en aanpassen.

Meer weten? Kijk eens rond op onze website en plan een demo in om kennis te maken met de software van AG5. 

 



Gerelateerde berichten