Implementatie van nieuwe software: 7 stappen om aan de slag te gaan
Het implementeren van nieuwe software verloopt niet altijd even makkelijk. Er zijn veel opties wat het lastiger maakt om keuzes te maken voor nieuwe softwareprogramma’s. Zullen je collega’s er gebruik van kunnen maken? Zal het een uitdaging zijn om deze software te implementeren? Hoeveel gaat het kosten? En is het die investering waard? Dit zijn de juiste vragen om in...
- Table of contents
Het implementeren van nieuwe software verloopt niet altijd even makkelijk. Er zijn veel opties wat het lastiger maakt om keuzes te maken voor nieuwe softwareprogramma’s. Zullen je collega’s er gebruik van kunnen maken? Zal het een uitdaging zijn om deze software te implementeren? Hoeveel gaat het kosten? En is het die investering waard? Dit zijn de juiste vragen om in overweging te worden nemen bij het maken van beslissingen over software programma’s.
In dit artikel worden de belangrijkste elementen van het implementeren van nieuwe software en de beste werkwijzen besproken om je op weg te helpen.
8 veelvoorkomende problemen bij het implementeren van softwareCopied
- Onvoldoende communicatie over de toegevoegde waarde van de software
- Onvoldoende datakwaliteit van verouderde systemen
- Het uitsluiten van belangrijke belanghebbenden tijdens het besluitvormingsproces
- Het uitsluiten van bedrijfsbehoeften bij het besluitvormingsproces
- Een gebrek aan duidelijkheid over gedefinieerde vereisten voorafgaand aan de implementatie
- Een gebrek aan een plan voor veranderingsmanagement
- Een gebrek aan betrokkenheid van relevante afdelingen (bijv. IT)
- Keuzes voor niet-intuïtieve software die technische kennis en training vereist
Nu je de algemene uitdagingen kent, zijn er nog een paar factoren om in gedachten houden voorafgaand aan de software-implementatie.
7 stappen om te nemen voordat er nieuwe programma’s worden geïmplementeerdCopied
- Definieer je doelen voor het gebruik van de software. Wat wil je precies bereiken met de nieuwe software? Wil je de productiviteit van werknemers verhogen? Of werknemers effectiever trainen? Een skills gap dichten? Zodra de doelen zijn vastgesteld, kun je beginnen om de software aan te passen aan de behoeften van het team.
- Kies voor een softwareplan dat qua tarief bij je onderneming past. Er zijn vaak verschillende pakketen met bijbehorende tarieven beschikbaar, elk met een eigen set functies. Beslis welke het nuttigst zullen zijn voor jouw bedrijf.
- Kies een implementatieteam dat als eerst de software gaat gebruiken. Wie er verantwoordelijk is voor de implementatie van de software binnen de organisatie. Dit team moet bestaan uit een projectmanager en een paar belangrijke belanghebbenden van verschillende afdelingen. Het samenstellen van een divers team zorgt ervoor dat de software succesvol in de hele organisatie wordt geïmplementeerd.
- Zet een testomgeving op. Voordat je nieuwe software op een werkplek gaat gebruiken, is het belangrijk om eerst een testomgeving op te zetten. Op deze manier kun je verschillende configuratie opties uitproberen en verschillende scenario’s testen zonder live-data te beïnvloeden.
- Configureer uw software. Als de testomgeving eenmaal is opgezet, is het tijd om te beginnen met de configuratie op basis van de specifieke behoeften van de organisatie. Dit omvat het instellen van gebruikers, machtigingen en teams, en het aanpassen van de interface en workflow.
- Medewerkers trainen in het gebruik van de software. Werknemers moeten weten hoe ze toegang kunnen krijgen tot de verschillende functies van de software en hoe ze gegevens in het systeem kunnen invoeren en verwijderen. Organiseer voldoende trainingsmomenten zodat iedereen het meeste uit dit nieuwe systeem kan halen.
- Evalueer tijdig en voer indien nodig aanpassingen door. Met behulp van de functies kun je uitzoeken of de tool geschikt is voor jouw onderneming.
5x best practice tips voor software-implementatieCopied
Om je te helpen het meeste uit elke software-implementatie te halen en een soepele overgang voor alle werknemers te garanderen, hebben we een lijst met best practices opgesteld:
- Betrek de doelgroep vanaf het begin. Dit geeft gebruikers de kans feedback en suggesties te geven om het uiteindelijke product beter vorm te geven.
- Begin met een helder plan en duidelijk gedefinieerde deadlines. Zorg ervoor dat je het plan doorneemt met alle relevante partijen, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan.
- Communicatie is cruciaal. Richt je op waarom de software wordt geïmplementeerd en benadruk de belangrijkste voordelen voor alle werknemers.
- Selecteer een kleine groep interne voorlopers of hoofdgebruikers om als eerste de ins en outs van de software te leren kennen. Deze groep treedt vervolgens op als mentor voor hun collega’s. Luister naar feedback en begrijp waarom er obstakels ontstaan.
- Plan ondersteuningsmomenten zodat werknemers de kans krijgen om één-op-één hulp met de software te krijgen. Nadat de nieuwe software-tools geïmplementeerd zijn, is het belangrijk om de effecten bij te houden, te analyseren en waar nodig aan te passen. Ga geregeld na of je nog het meeste uit de software haalt.
De mening van onze klanten over de implementatie van AG5-softwareCopied
Edwin van Spronsen, de programmamanager van de Stiho Groep, was op zoek naar een alternatief voor Excel-spreadsheets voor zijn vaardigheidsmatrices en iets wat hij zelf kon implementeren zonder zijn IT-afdeling erbij te betrekken. We vroegen hem wat hij met AG5 heeft bereikt.
- “Implementatie binnen 5 dagen – zonder de IT-afdeling erbij te betrekken.
- 6 Excel-spreadsheets vervangen door één centraal systeem.
- Data toegankelijk op 3 locaties.
- Data-inzicht 10 keer sneller op alle niveaus – van het senior management tot teamleiders.
Onze operations manager vond het geweldig toen ik het aan hem liet zien. Hij vroeg me onmiddellijk of ik AG5 op een andere locatie kon implementeren.” Zei van Spronsen.
Bij AG5 zijn we bekend met de dagelijkse obstakels en zorgen bij het implementeren van nieuwe software. We begrijpen dat het om een grote beslissing gaat en AG5 is er om je te helpen de juiste keuze te maken voor jouw bedrijf.
Wat doet AG5?Copied
Skills management software zoals AG5 wordt gebruikt voor het beheren van vaardigheden. Onze software helpt jouw bedrijf door het proces van evaluaties heen. Het bijhouden van certificeringen en prestaties van werknemers wordt volledig geautomatiseerd. Door data te beheren en analyseren kun je trainingsbehoeften en ontwikkelingsbehoeften identificeren en de prestaties van werknemers in de loop der tijd meten.
Als je overweegt om AG5 skills management software in jouw bedrijf te implementeren, vind je hier 7 tips om gelijk aan de slag te gaan.
AG5 Skills Management Software is een cloud-gebaseerde software tool die bedrijven helpt de data over vaardigheden en training van werknemers te beheren. Het biedt een centrale opslagplaats voor het opslaan van werknemersinformatie, het volgen van de ontwikkeling van vaardigheden, het organiseren van trainingsprogramma’s en het voldoen aan de wet- en regelgeving van de branche. AG5 biedt ook een verscheidenheid aan functies, zoals expert finder, alert list (GAP analysis list), en het beheren van vaardigheden van werknemers wereldwijd. Met AG5 kunnen bedrijven vaardiger en beter geïnformeerde personeelsbestanden creëren, tegelijkertijd zorgt AG5 voor naleving van wettelijke vereisten. AG5 biedt een krachtig hulpmiddel voor bedrijven van elke omvang om hun activiteiten en bedrijfsresultaten te verbeteren. Maak een afspraak voor een gratis demo.
