Efficiëntie berekenen en verbeteren? Zo doe je dat!
In dit artikel ontdek je hoe je de efficiëntie van je bedrijf kunt berekenen en verbeteren. Lees over strategieën om processen te optimaliseren en kosten te verlagen voor maximale operationele prestaties.
“We moeten efficiënter werken” is een kreet veel bedrijven niet onbekend is. Maar vaak blijft de term efficiëntie een beetje in de lucht hangen zonder verdere concretisering. In dit artikel gaan we dieper in op het begrip en tonen we hoe je de efficiëntie van zowel medewerkers als bedrijf- en productieprocessen kunt verbeteren. Doe er je voordeel mee!
Wat is efficiëntie?Copied
Productiviteit en efficiëntie zijn twee belangrijke aandachtspunten en succesfactoren voor elk bedrijf. Efficiëntie heeft te maken met de resources die worden gebruikt om een bepaalde klus te klaren of een proces in te richten. In de regel geldt: hoe meer inspanning, tijd of rauwe materialen nodig zijn om het werk voor elkaar te krijgen, hoe minder efficiënt een proces is.
Efficiëntie heeft daarnaast ook vaak betrekking op de kwaliteit van de output. Honderd widgets per uur of twintig applicaties per jaar produceren oogt heel indrukwekkend, maar is van weinig waarde als veel ontwerpen worden afgewezen omdat ze niet voldoen aan belangrijke kwaliteitsstandaarden.
Hoewel efficiëntie vaak in een adem wordt genoemd met productiviteit, is er een groot verschil tussen de twee begrippen. Productiviteit is de kwantiteit van het werk dat een team, bedrijf of individu levert, terwijl bij efficiëntie de focus ligt op kwaliteit. Efficiëntie en productiviteit zijn bij tijd en wijle ook concurrenten van elkaar. Een verhoogde productiviteit kan ten koste gaan van efficiëntie, terwijl meer efficiëntie soms ook de productiviteit remt.
Efficiëntie op de werkvloerCopied
In de praktijk onderscheiden we verschillende soorten efficiëntie op de werkvloer. Efficiëntie kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:
1. Productieprocessen
Efficiënte productieprocessen berusten op een aantal belangrijke, vaste principes:
- Goed functionerende machines en randapparatuur;
- Weinig materiaal- en energieverspilling;
- En niet te hoge kosten.
Stel dat productielijnen regelmatig stilvallen of machines haperen. Dan verlies je veel tijd en geld. Robotisering en total productive maintenance (TPM) zijn methodes om dergelijke problemen in een vroeg stadium voor te zijn en productieprocessen efficiënter te maken.
2. Bedrijfsprocessen
Ook bedrijfsprocessen – zoals het opstellen en uitvoeren van marketingstrategieën, het inrichten van je klantenservice en het regelen van alle ondersteunende processen – zijn gebaat bij een hoge mate van efficiëntie. In dit geval gaat het vooral om het verbeteren van de snelheid en waarde van je dienstverlening.
Een veelvoorkomend probleem bij bedrijfsprocessen is een (te) groot aantal repetitieve handelingen. Hierdoor spenderen medewerkers veel uren aan geestdodende taken, terwijl je service niet optimaal is omdat er veel tijd verloren gaat aan mailen, bellen en opzoeken. Door repetitieve werkzaamheden waar mogelijk te automatiseren, kunnen medewerkers zich helemaal focussen op waardetoevoegende taken.
3. Medewerkers
De derde bron van efficiëntie op de werkvloer zijn je medewerkers. Deze vorm van efficiëntie heeft dus een meer persoonlijke dimensie.
Een voorbeeld van efficiëntieproblemen op medewerkersniveau? Werknemers die vooral nutteloze taken doen die weinig uitdagend zijn en amper waarde toevoegen aan je dienstverlening. Efficiëntie op medewerkersniveau houdt in dat elke medewerker zijn of haar tijd besteedt aan zinvolle taken die waarde toevoegen aan de organisatie.
Efficiëntie berekenenCopied
Maar hoe bereken je de efficiëntie van productieprocessen, bedrijfsprocessen en medewerkers? We delen twee manieren om naar efficiëntie te kijken en het te berekenen.
Resource efficiency
Het kernpunt is het streven naar een hoge bezettingsgraad. Die zorgt er namelijk voor dat mensen en machines productief zijn en optimaal worden benut.
Bij een efficiënt proces is er sprake van een hoge bewerkingstijd ten opzicht van de beschikbare tijd. Als machines en mensen dus het gros van de tijd bezig zijn met diensten en productietaken die de kern vormen van je belangrijkste bedrijfsactiviteiten, is dat een goed teken.
Deze ‘resource efficiency’ kun je berekenen door de bewerkingstijd te delen door de totaal beschikbare tijd en wordt vertoond als percentage.
Als het produceren en verzendklaar maken van een serie producten bijvoorbeeld 17,5 uur van de beschikbare 19 uur in beslag neemt, bedraagt de efficiëntie 17,5 : 19 uur x 100% = 92,1%.
Flow efficiency
Maar je kunt ook vanuit een ander perspectief naar efficiëntie kijken. De nadruk ligt dan op flow.
Om deze vorm van efficiëntie te berekenen, deel je de bewerkingstijd door de totale doorlooptijd.
Neem bijvoorbeeld het proces dat begint met het online bestellen van een afhaalmaaltijd en eindigt met de bezorging bij de klant. De klant bestelt, de opdracht komt binnen en wordt verwerkt, de bestelling wordt gemaakt, ingepakt en uiteindelijk meegegeven aan de bezorger. In zo’n proces zijn er altijd wel stappen die geoptimaliseerd kunnen worden om het proces sneller en efficiënter te maken.
Als de doorlooptijd hoog is in vergelijking met de bewerkingstijd, schort er iets aan de efficiëntie van het proces.
Bedrijfs- en productieprocessen verbeterenCopied
Gelukkig zijn er diverse manieren om de efficiëntie binnen je organisatie een stevige boost te geven. Laten we eerst eens kijken naar de bedrijfs- en productieprocessen.
Productieprocessen verbeteren
Zeker binnen de manufacturingsbranche vormen gestroomlijnde productieprocessen het hart van een succesvolle onderneming. Met behulp van de onderstaande strategieën en werkwijzen zorg je voor efficiëntere productieprocessen.
- Beoordeel je huidige workflows, die het samenspel vormen van personeel (zitten de goede mensen op de juiste plek?), processen en technologie. Inzicht in workflows levert je de handvatten om concrete verbeteringen door te voeren op het vlak van efficiëntie.
- Update processen en technologie om er zeker van te zijn dat ze altijd voldoen aan de modernste standaarden.
- Zorg voor gepland onderhoud om downtime en technische problemen te minimaliseren.
- Zorg voor een opgeruimde en georganiseerde werkplek. Overzichtelijkheid gaat hand in hand met efficiëntie.
- Adopteer een strategie van continuous improvement. Zo wordt efficiëntie een blijvend aandachtspunt.
- Benut de voordelen van verbeterstrategieën als performance support (doorlopend en praktisch leren), workforce planning (het afstemmen van de prioriteiten en doelstellingen van je bedrijf op de workforce en vice versa) en Training Within Industry (standaardisatie).
Lees ook: 10 manieren om productieprocessen te verbeteren
Bedrijfsprocessen verbeteren
Bedrijfsprocessen kunnen we verdelen in drie hoofdgroepen: besturende, primaire en ondersteunende processen. Ook deze cruciale onderdelen van je bedrijfsvoering kun je efficiënter inrichten met een aantal gerichte maatregelen.
- Hoewel je het misschien niet direct in de gaten hebt, zijn sommige handelingen en processen in de praktijk overbodig en enorm tijdrovend. Het opsporen en elimineren van overbodige processen is een eerste serieuze stap richting meer efficiëntie.
- Het werken met duidelijke deadlines, taken en rollen stimuleert de efficiëntie van bedrijfsprocessen.
- Met een leven lang leren houd je het kennisniveau van je workforce op peil. Dit draagt ook bij aan het efficiënter inrichten en uitvoeren van bedrijfsprocessen.
Lees ook: 6 manieren om bestaande bedrijfsprocessen te verbeteren
De efficiëntie van medewerkers verbeterenCopied
Hoewel het verbeteren van productie- en bedrijfsprocessen al significante stappen in de goede richting zijn, vormen de medewerkers de ware ruggengraat van elke organisatie. Met de onderstaande tips en trucs geef je de efficiëntie van je workforce een flinke kwaliteitsimpuls.
1. Delegeer en vertrouw
Natuurlijk houd je als directie en management graag zicht op wat er allemaal gebeurt binnen de organisatie. Toch verspil je met het zelf checken van elk detail veel tijd en energie. Het is beter om ook je medewerkers veel verantwoordelijken te geven en erop te vertrouwen dat ze hun taken naar behoren uitvoeren.
Medewerkers die de kans en het vertrouwen krijgen om hun vaardigheden en leiderschapskwaliteiten te perfectioneren, leveren in de regel efficiënter werk af.
2. Verbeter de communicatie
Communicatie is het smeermiddel van een efficiënte en productieve werkomgeving. Technologie biedt ons vele mogelijkheden, maar die zijn niet altijd even efficiënt. Het opstellen en beantwoorden van e-mails kan bijvoorbeeld bijna een derde van een medewerker zijn tijd opslokken.
Terugvallen op meer directe communicatievormen (face-to-face, telefoon) en moderne netwerktools (Microsoft Teams, Slack, Zoom, Skype) heeft vaak een positief effect op de efficiëntie van medewerkers.
3. Nutteloze taken identificeren en verwijderen
Binnen menig bedrijf gebeuren vaak dingen die weinig waarde toevoegen of zelfs compleet nutteloos zijn. Weg met dit soort tijdslurpers!
Werp dus een kritische blik op de routines van teams en afdelingen en kijk of er overbodige werkzaamheden zijn die je kunt schrappen. Zo kunnen medewerkers zich helemaal focussen op taken die meer prioriteit hebben en echt waarde toevoegen aan je bedrijfsprocessen en dienstverlening.
4. Maak doelen SMART
Stel duidelijke doelen en maak ze inzichtelijk met het SMART-framework. Dit wil zeggen dat taken specifiek, meetbaar, haalbaar en realistisch zijn. Bovendien zijn ze verbonden aan een duidelijk tijdsvenster. Heldere SMART-doelen zorgen voor een sterke focus die medewerkers in staat stelt om efficiënter te functioneren.
Lees ook: Leerdoelen SMART opstellen in 5 stappen
5. Interne samenwerkingen verbeteren
Efficiënt werken wordt een utopie als medewerkers en afdelingen langs elkaar heen werken. Besteed dus voldoende aandacht aan het bevorderen en faciliteren van de samenwerking, zowel tussen teams als afdelingen.
Lees ook: 9 tips voor succesvol samenwerken binnen een team
6. De juiste taak bij de juiste medewerker
Je medewerkers en hun bijbehorende karaktertrekken kennen is ook een belangrijk onderdeel van het maximaliseren van de efficiëntie. Een extraverte, communicatief vaardige medewerker met een commerciële instelling is waarschijnlijk de juiste persoon voor het houden van een salespitch, terwijl de introverte cijfer- of tekstexpert die gedijt in de luwte juist meer geschikt is voor andere taken.
7. Maak het visueel!
En last but not least: efficiëntie valt of staat ook met een goed overzicht van de competenties en vaardigheden van je medewerkers. Door die informatie visueel te maken, weet je altijd precies wie wat kan.
De skills matrix is een ideaal stukje gereedschap voor het visualiseren van de kwaliteiten die binnen je workforce aanwezig zijn. Je ziet snel welke mensen geknipt zijn voor welke taken. Zo zitten de juiste mensen altijd op de goede plek, kun je sneller en gemakkelijker vervangers regelen en signaleer je tijdig skills gaps.
De software van AG5 is een tool voor het maken en managen van zo’n skills matrix. Je kunt de informatie direct en vanuit één centrale omgeving bekijken en bijwerken. Benieuwd naar de voordelen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of boek een demo.
