9 tips voor succesvol samenwerken binnen een team

Problemen en uitdagingen voor teamsCopied

Samenwerken in teams is best een uitdaging. Zeker als het werken aan een opdracht of project niet loopt zoals je het graag zou willen. Vergaderingen en bijeenkomsten leveren weinig op, waardoor je op een gegeven moment vastloopt. Het resultaat: irritatie, frustratie en demotivatie.

Om de bovenstaande problemen weg te nemen, is het belangrijk dat teamleden zich bewust zijn van de problemen en uitdagingen die samenwerken met zich meebrengt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Het ontbreken van een duidelijke stip aan de horizon. Hierdoor ontstaat gemakkelijk onduidelijkheid over de taakverdeling en tijdsplanning.
• Om goed te kunnen samenwerken, is het belangrijk dat iedereen zich als een volwaardig groeps- of teamlid beschouwt. Vergelijk het met iemand die net nieuw is in een sportteam: die persoon wil zich zo snel mogelijk bewijzen en aardig worden gevonden door zijn teamgenoten. Zo gaat het ook bij professioneel samenwerken: Elk teamlid moet openstaan voor de kwaliteiten van zijn collega’s en onderlinge acceptatie bevorderen. In de praktijk is dit nogal eens een uitdagend proces.
• Een onduidelijke taak- en rolverdeling, waardoor misverstanden ontstaan over wie wat moet doen.
• Een onzorgvuldige communicatie. Dit probleem is vaak het gevolg van slecht luisteren of een matige balans tussen stille teamleden en dominante karakters die graag het hoogste woord hebben.
• Het ontbreken of niet naleven van goede en heldere afspraken. Het is belangrijk dat iedereen de discipline opbrengt om afspraken na te komen en zijn of haar deel van het werk met zorg en kunde uitvoert.
• Een leider wiens leiderschapsstijl niet past bij het team. In zo’n geval verlies je de grip op het samenwerkingsproces en loop je het risico dat ontevreden medewerkers hun hakken in het zand zetten.

Een betere samenwerking?Copied

Maar hoe geef je goede coöperatie dan wel vorm? De sleutel tot succes ligt meestal in een betere, meer gestroomlijnde samenwerking. Toch is dat niet zomaar even gedaan. Samenwerkingen naar een hoger niveau tillen vereist meer dan het snel schrijven van een plannetje.

Je hebt binnen bedrijven (of op bepaalde afdelingen) vaak te maken met een cultuur die het lastig maakt om soepel samen te werken, veranderingen door te voeren of nieuwe mensen snel op te nemen in het team. Zo’n cultuur is in de loop der jaren ontstaan en heeft diepe wortels.

Daarnaast heb je vaak te maken met een bepaalde rolverdeling of hiërarchie binnen een organisatie of team. Dat is niet per definitie verkeerd, maar kan een soepele samenwerking soms in de weg staan, zeker als enkele personen erg dominant zijn.

Tot slot heb je binnen een team meestal ook te maken met verschillende ‘menstypen’. Denk bijvoorbeeld aan extraverten en introverten of verschillende kleurprofielen. Met het principe ‘one size fits all’ kom je dan niet ver. Flexibel en doordacht omgaan met mensen en organisatieculturen staat daarom aan de basis van elke succesvolle samenwerking.

Tips om de samenwerking te verbeterenCopied

Gelukkig zijn er beproefde manieren om de samenwerking binnen elk team te verbeteren. Niet alles zal werken in elke situatie, dus bepaal zelf welke van de volgende tips op jouw situatie van toepassing zijn.

1. Stel een helder gemeenschappelijk doel

Zonder een duidelijk gedefinieerd doel loop je het risico dat teamleden hun werk in het wilde weg gaan doen, zonder het nut van hun inspanningen in te zien. Stel en formuleer dus heldere doelen die door iedereen in het team worden gedeeld. Denk bijvoorbeeld aan het stellen van een bepaald winstdoel of het uittekenen van het ideale product dat aan het eind van een project gebruiksklaar moet zijn.

2. Kies de juiste leider

Veel conflicten die binnen teams ontstaan zijn het gevolg van een leider die niet bij een bepaalde groep past. Zit een team nog in de oriëntatiefase? Dan heb je sterk leiderschap nodig in plaats van een delegerende leiderschapsstijl. Een directieve stijl past daarentegen weer niet bij een sterk autonome groep. Teamleden gaan alleen door het vuur voor een leider als hij of zij hetzelfde voor hen doet.

3. Verdeel taken en rollen goed

Met een duidelijke taak- en rolverdeling wordt inzichtelijk wie voor wat verantwoordelijk is en voorkom je dat taken niet of slecht uitgevoerd worden door misverstanden over de taakverdeling. Een projectplan biedt vaak uitkomst. In zo’n blauwdruk leg je een taakverdeling vast die stoelt op de kwaliteiten van individuele teamleden en de input die nodig is om je doelen te bereiken. Ook speciale projectmanagementtools als Trello of Monday komen uitstekend van pas bij het verdelen van taken en rollen.

4. Maak kwaliteiten inzichtelijk

Een goede rol- en taakverdeling maken is alleen mogelijk als je inzicht hebt in de kwaliteiten van alle teamleden. Als je helder op het netvlies hebt wat iedereen wel of niet kan, ontstaan er ook geen discussies over wie welke taak het beste op zich kan nemen.

De skills matrix is een handige tool voor het creëren van zo’n overzicht en kent de volgende voordelen:

• Met een skills matrix breng je alle competenties, vaardigheden en kwalificaties van een medewerker samen in één overzichtelijk format.
• Plannen wordt een stuk gemakkelijker. Je weet namelijk direct wie je kunt inzetten als een medewerker afwezig is of als er een periode van piekbelasting op komst is.
• Met een skills matrix breng je de progressie van medewerkers in kaart.
• De matrixen zijn flexibel en veelzijdig inzetbaar. Ze kunnen door managers, directieleden en medewerkers voor zowel algemene als zeer specifieke doeleinden worden gebruikt.

5. Onderzoek het groepsgevoel

Inclusiviteit is een belangrijk aandachtspunt. Een team functioneert op zijn best als iedereen elkaar waardeert en elk teamlid zich onderdeel van de groep voelt. Dit teamgevoel creëer je vooral door open te staan voor de kwaliteiten van andere teamleden en elkaar – ondanks verschillen in karakter – te accepteren.

6. Afspraak is afspraak

Houden mensen zich niet aan afspraken? En heeft dit geen gevolgen? Dan ontstaat er op den duur een werkklimaat waarin alles kan en mag. Dat gaat uiteindelijk fout.

Succesvol samenwerken in een team vereist een gedeelde verantwoordelijkheid. Merk je dat bepaalde afspraken niet werken? Open dan een discussie over het nut en de noodzaak van die specifieke regels en stel ze zonodig bij.

Bij het maken van afspraken is het belangrijk om ook rekening te houden met persoonlijke omstandigheden. Iedereen heeft zowel op als naast het werk meerdere prioriteiten en verantwoordelijkheden. Zorg er dus voor dat je op een praktische en empathische manier met elkaar in gesprek blijft over opdrachten, projecten, afspraken en de voortgang van het werk.

7. Vier successen

Leuke activiteiten, gedeelde herinneringen en het gezamenlijk vieren van successen verstevigen de teamband. Toch wil dit niet zeggen dat je de teamuitjes en gezamenlijke kroegbezoeken aan elkaar moet rijgen. Het versterken van de onderlinge band zit hem vaak in kleine dingen en gebaren. Zorg dat je bij de koffieautomaat of lunch geregeld bijpraat over elkaars ervaringen en spreek aan de hand van positieve feedback  op gezette tijden door wat er allemaal goed gaat.

8. Duld tegenspraak

Een team is geen sekte waar de leider tegenspreken een doodzonde is. Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn om tot goede resultaten te komen. Wanneer teamleden elkaar of de manager niet aan durven te spreken op (potentiële) fouten, lever je zelden het best mogelijke resultaat. ‘Agree to disagree’ zou geen punt moeten zijn, mits alle teamleden respect hebben voor het (afwijkende) standpunt van een collega.

9. Zorg voor waardering binnen de organisatie

Elk team maakt natuurlijk deel uit van een grotere organisatie. Zorg er dus voor dat jouw team gezien en gewaardeerd wordt door de rest van de organisatie. Een gevoel van ‘wij tegen zij’ is een broedplaats voor onvrede, irritatie en problemen.

De organisatie kan teams op verschillende manieren helpen. Denk aan het stellen van duidelijke doelen, maar ook aan het faciliteren van een gestroomlijnde samenwerking binnen afzonderlijke teams. Ook het beschikbaar stellen van goede vergaderruimtes of digitale tools voor vergaderen en samenwerken op afstand is een prima vorm van praktische ondersteuning. Geef teamleden ook voldoende tijd en ruimte om hun werk goed uit te voeren.

Maak van samenwerken een succes!Copied

Het samenwerken in teams kan best een flinke uitdaging zijn, zeker als je te maken hebt met uiteenlopende persoonlijkheden. Maar met een helder doel, het juiste leiderschap en goede afspraken en tools maak je van samenwerken in teams toch een succes. Een skills matrix is dan een handige steun in de rug, vooral omdat je met dit stukje gereedschap de kwaliteiten van verschillende teamleden duidelijk naar voren brengt.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.