Effizienz ermitteln und verbessern? So geht’s!

Effizienz berechnen

Wir müssen effizienter arbeiten” – dieser Vorsatz ist vielen Unternehmen nicht unbekannt. Oft bleibt dieser Vorsatz für mehr Effizienz aber ohne konkrete Folgen. In diesem Artikel gehen wir näher auf diesen Aspekt ein und zeigen, wie Sie die Effizienz der Mitarbeiter und der Betriebs- und Produktionsprozesse verbessern können. Nutzen Sie diese Möglichkeit

 

Was ist Effizienz?

Produktivität und Effizienz sind zwei wichtige Schwerpunktbereiche und Erfolgsfaktoren für jedes Unternehmen. Effizienz bezieht sich auf die Ressourcen, die eingesetzt werden, um eine bestimmte Arbeit zu erledigen oder einen Prozess in Gang zu setzen.. Für gewöhnlich gilt: je mehr Aufwand, Zeit oder Rohstoffe benötigt werden, um eine Arbeit zu erledigen, desto ineffizienter ist ein Prozess.

 

Effizienz bezieht sich außerdem oft auf die Qualität der verrichteten Tätigkeiten. Die Produktion von 100 Widgets pro Stunde oder 20 Anwendungen pro Jahr sieht sehr beeindruckend aus, ist aber wenig wert, wenn viele Entwürfe abgelehnt werden, weil sie wichtige Qualitätsstandards nicht erfüllen.

 

Obwohl Effizienz oft in einem Atemzug mit Produktivität genannt wird, gibt es einen großen Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Produktivität ist die Menge an Arbeit, die ein Team, ein Unternehmen oder ein Einzelner leistet, während es bei der Effizienz um die Qualität geht. Effizienz und Produktivität sind hin und wieder auch Konkurrenten. Eine höhere Produktivität kann auf Kosten der Effizienz gehen, während eine erhöhte Effizienz manchmal die Produktivität abbremst.

 

Effizienz am Arbeitsplatz

In der Praxis unterscheiden wir verschiedene Arten von Effizienz am Arbeitsplatz. Effizienz kann sich z.B. auf folgende Aspekte beziehen:

 

1. Produktionsabläufe

Effiziente Produktionsabläufe basieren auf einigen wichtigen, bewährten Prinzipien:

  • Gut funktionierende Maschinen und Peripheriegeräte;
  • Geringe Material- und Energieverschwendung;
  • Keine erhöhten Kosten.

 

Wenn beispielsweise Produktionslinien regelmäßig stillstehen oder Maschinen ausfallen, verlieren Sie viel Zeit und Geld. Robotik und “Total Productive Maintenance” (TPM) sind Methoden, um derartige Probleme frühzeitig zu erkennen und Produktionsabläufe effizienter zu gestalten.

 

2. Betriebsabläufe

Auch Betriebsabläufe wie z.B. die Erstellung und Umsetzung von Marketingstrategien, der Aufbau Ihres Kundendienstes und die Gestaltung aller unterstützenden Prozesse profitieren von einem hohen Maß an Effizienz. In diesem Fall geht es vor allem darum, die Schnelligkeit und den Wert Ihrer Dienstleistung zu verbessern.

 

Ein häufiges Problem bei Betriebsabläufen ist eine (zu) große Anzahl sich wiederholender Aktionen. Dadurch verbringen die Mitarbeiter viele Stunden mit langweiligen Aufgaben, während Ihr Service nicht optimal ist, weil viel Zeit mit E-Mails, Anrufen und Besuchen verschwendet wird. Durch die Automatisierung sich wiederholender Arbeiten in allen möglichen Bereichen können sich die Mitarbeiter ganz auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

 

3. Mitarbeiter

Die dritte Quelle für Effizienz am Arbeitsplatz sind Ihre Mitarbeiter. Diese Form der Effizienz hat also eine eher persönliche Dimension.

 

Ein Beispiel für Effizienzprobleme bei Mitarbeitern sind Mitarbeiter, die vor allem nutzlose Aufgaben erledigen, die nicht sehr anspruchsvoll sind und kaum einen Mehrwert für Ihre Dienstleistung bringen. Effizienz auf Mitarbeiterebene bedeutet, dass jeder Mitarbeiter seine Zeit mit sinnvollen Aufgaben verbringt, die einen Mehrwert für die Organisation darstellen.

Effizienz berechnen

Effizienz berechnen

Aber wie wird die Effizienz von Produktionsabläufen, Geschäftsprozessen und Mitarbeitern berechnet? Wir schauen uns nachfolgend zwei Möglichkeiten für die Berechnung der Effizienz an.

 

Ressourcen-Effizienz

Kernpunkt ist das Streben nach einer hohen Auslastungsquote. Diese garantiert nämlich, dass Menschen und Maschinen produktiv sind und optimal genutzt werden.

 

Bei einem effizienten Prozess gibt es eine hohe Bearbeitungszeit im Vergleich zur verfügbaren Zeit. Wenn also Maschinen und Mitarbeiter die meiste Zeit mit Dienstleistungen und Produktionsaufgaben verbringen, die den Kern ihrer wichtigsten Betriebsabläufe bilden, ist das ein gutes Zeichen.

 

Diese “Ressourcen-Effizienz” lässt sich berechnen, indem die Bearbeitungszeit durch die gesamte verfügbare Zeit geteilt wird und in Prozent angeben.

 

Wenn z.B. die Herstellung und versandfertige Verpackung einer Reihe von Produkten 17,5 Stunden der verfügbaren 19 Stunden in Anspruch nimmt, beträgt die Effizienz 17,5 : 19 Stunden x 100 % = 92,1 %.

 

Durchflusseffizienz

Man kann Effizienz aber auch aus einer anderen Perspektive betrachten. Der Schwerpunkt liegt dann auf der Durchlaufzeit.

 

Um diese Form der Effizienz zu berechnen, wird die Bearbeitungszeit durch die gesamte Durchflusszeit dividiert.

 

Nehmen wir z.B. den Prozess, der mit der Online-Bestellung einer Liefermahlzeit beginnt und mit der Lieferung an den Kunden endet. Der Kunde bestellt, die Bestellung geht ein und wird bearbeitet. Dann wird die Mahlzeit zubereitet, verpackt und schließlich dem Zusteller übergeben. In einem solchen Prozess gibt es aber immer Schritte, die optimiert werden können, um den Prozess schneller und effizienter zu gestalten.

 

Wenn die Durchlaufzeit im Vergleich zur Bearbeitungszeit hoch ist, stimmt etwas bei der Effizienz des Prozesses nicht.

 

Betriebs- und Produktionsabläufe verbessern

Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, um die Effizienz innerhalb Ihrer Organisation deutlich zu steigern. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Betriebs- und Produktionsabläufe.

 

Produktionsabläufe verbessern

Speziell in der Fertigungsindustrie bilden rationalisierte Produktionsprozesse das Kernstück eines erfolgreichen Unternehmens. Mithilfe der folgenden Strategien und Arbeitsmethoden sorgen Sie für effizientere Produktionsabläufe.

  • Beurteilen Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe, die das Zusammenspiel aus Mitarbeitern (sind die richtigen Leute am richtigen Ort?), Prozessen und Technologie bilden. Der Einblick in die Arbeitsabläufe gibt Ihnen die Möglichkeit, konkrete Effizienzsteigerungen zu erzielen.
  • Aktualisieren Sie Prozesse und Technologien, um sicherzustellen, dass sie immer den neuesten Standards entsprechen.
  • Führen Sie regelmäßig Wartungsarbeiten zur Minimierung von Ausfallzeiten und technischen Problemen durch.
  • Sorgen Sie für aufgeräumte und organisierte Arbeitsplätze. Übersichtlichkeit und Effizienz gehen Hand in Hand.
  • Wenden Sie eine Strategie der kontinuierlichen Verbesserung an. Dadurch wird Effizienz zu einem permanenten Beobachtungspunkt.
  • Nutzen Sie die Vorteile von Verbesserungsstrategien wie Leistungsunterstützung (kontinuierliches und praktisches Lernen), Personalplanung (Abstimmung der Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens auf die Belegschaft und umgekehrt) und Ausbildung in der Industrie (Standardisierung).

 

Betriebsabläufe verbessern

Betriebsabläufe lassen sich in drei Hauptgruppen unterteilen: lenkende, primäre und unterstützende Prozesse. Auch diese entscheidenden Bereiche Ihrer Betriebsführung können durch einige gezielte Maßnahmen effizienter gestaltet werden.

  • Auch wenn es vielleicht nicht sofort auffällt, sind in der Praxis manche Aktionen und Prozesse überflüssig und enorm zeitaufwändig. Die Identifizierung und Beseitigung unnötiger Prozesse ist ein erster ernsthafter Schritt zu mehr Effizienz.
  • Das Arbeiten mit klaren Fristen, Aufgaben und Rollen fördert die Effizienz von Betriebsabläufen.
  • Durch lebenslanges Lernen können Sie den Wissensstand Ihrer Belegschaft aufrechterhalten. Dies trägt auch zu einer effizienteren Gestaltung und Ausführung von Betriebsabläufen bei.

 

Effizienz verbessern

Effizienz von Mitarbeitern verbessern

Auch wenn bessere Produktions- und Betriebsabläufe bereits wichtige Schritte in die richtige Richtung sind, bilden die Mitarbeiter das wahre Rückgrat jeder Organisation. Mit den nachfolgenden Tipps und Tricks können Sie die Effizienz Ihrer Belegschaft steigern.

 

1. Delegieren und Vertrauen

Natürlich behalten Geschäftsführung und Management gern den Überblick über die Abläufe in der Organisation. Sie verschwenden aber viel Zeit und Energie, wenn Sie jedes Detail selbst überprüfen. Es ist besser, wenn Sie auch Ihren Mitarbeitern viele Verantwortlichkeiten übertragen und darauf vertrauen, dass sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen.

 

Mitarbeiter, denen die Möglichkeit und das Vertrauen gegeben wird, ihre Fertigkeiten und Führungsqualitäten zu perfektionieren, arbeiten im Allgemeinen effizienter.

 

2. Kommunikation verbessern

Die Kommunikation ist das Herzstück einer effizienten und produktiven Arbeitsumgebung. Auch die Technologie bietet uns viele Möglichkeiten, die aber nicht immer ebenso effizient sind. So kann beispielsweise das Verfassen und Beantworten von E-Mails fast ein Drittel der Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nehmen.

 

Die Rückkehr zu direkteren Kommunikationsformen (persönliche Gespräche, Telefonate) und modernen Netzwerk-Tools (Microsoft Teams, Slack, Zoom, Skype) wirkt sich oft positiv auf die Effizienz der Mitarbeiter aus.

 

3. Nutzlose Aufgaben identifizieren und beseitigen

In vielen Unternehmen passieren oft Dinge, die wenig Mehrwert bringen oder sogar völlig nutzlos sind. Weg mit solchen Zeitfressern!

 

Werfen Sie deshalb einen kritischen Blick auf die Routinen von Teams und Abteilungen, und prüfen Sie, ob es unnötige Arbeiten gibt, die Sie streichen können. Dadurch können sich die Mitarbeiter ganz auf Aufgaben konzentrieren, die eine höhere Priorität und einen echten Mehrwert für Ihre Betriebsabläufe und Dienstleistungen haben.

 

4. Setzen Sie sich SMART-Ziele

Setzen Sie klare Ziele und machen Sie diese mit dem SMART-Konzept transparent. Das bedeutet, dass Aufgaben spezifisch, messbar, erreichbar und realistisch sind. Außerdem sind sie an ein klares Zeitfenster gebunden. Klare SMART-Ziele sorgen für einen starken Fokus, der es den Mitarbeitern ermöglicht, effizienter zu arbeiten.

 

5. Interne Zusammenarbeit verbessern

Effizientes Arbeiten wird zur Utopie, wenn Mitarbeiter und Abteilungen aneinander vorbei arbeiten. Sorgen Sie also für eine ausreichende Förderung und Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Teams und zwischen Abteilungen.

 

Lesen Sie auch: 9 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in einem Team

 

6. Die richtige Aufgabe für den richtigen Mitarbeiter

Die Kenntnis Ihrer Mitarbeiter und ihrer Charaktereigenschaften ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil bei der Optimierung der Effizienz. Ein extrovertierter Mitarbeiter mit guten Kommunikationsfertigkeiten und einer kaufmännischer Einstellung ist wahrscheinlich die richtige Person für ein Verkaufsgespräch, während der introvertierte und unscheinbare Zahlen- oder Textexperte eher für andere Aufgaben geeignet ist.

 

7. Eine gute Übersicht

Und schließlich hängt Effizienz auch von einem guten Überblick über die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter ab. Wenn Sie diese Informationen in einer Übersicht festhalten, wissen Sie immer genau, wer was tun kann.

 

Die Kompetenzmatrix ist ein ideales Instrument zur Anzeige der Qualitäten, die in Ihrer Belegschaft vorhanden sind. Mit ihrer Hilfe erkennen Sie sofort, welche Mitarbeiter für welche Aufgaben geeignet sind. Deshalb sind immer die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort. Sie können nicht verfügbare Mitarbeiter schneller und einfacher ersetzen und Qualifikationslücken rechtzeitig erkennen.

 

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