De ultieme gids voor het maken van een Excel-vaardighedenmatrix

Met de competentiemanagementsoftware van AG5 hoeft je geen ingewikkelde Excel-spreadsheets meer te gebruiken. Het wordt eenvoudiger dan ooit om de competenties van je werknemers in de gaten te houden en op basis daarvan de vaardigheidstekorten in je organisatie op te sporen en te dichten. Maar dat betekent niet dat we geloven dat spreadsheets niet nuttig zijn. Veel van onze klanten...

ultimate excel guide

ultimate excel guide

Copied

Met de competentiemanagementsoftware van AG5 hoeft je geen ingewikkelde Excel-spreadsheets meer te gebruiken. Het wordt eenvoudiger dan ooit om de competenties van je werknemers in de gaten te houden en op basis daarvan de vaardigheidstekorten in je organisatie op te sporen en te dichten. Maar dat betekent niet dat we geloven dat spreadsheets niet nuttig zijn.

Veel van onze klanten beginnen hun reis naar competentiemanagement met het maken van competentiematrices in Excel. Als ze er klaar voor zijn, kunnen ze eenvoudig overstappen op onze software voor competentiemanagement en de gegevens die ze al hebben verzameld gebruiken als basis voor toekomstig succes.

Deze gids helpt je om op eenvoudige wijze een Excel-vaardighedenmatrix te ontwikkelen die zo effectief en efficiënt mogelijk is, met behulp van formules, regels en andere organisatiestrategieën waarmee je een sterke start kunt maken.

Als je al bekend bent met Excel – of gewoon liever niet deze hele handleiding leest – kun je terecht in het gedeelte “Templates” (sjablonen) op onze website. Daar vind je gratis matrixtemplates voor vaardigheden die zijn afgestemd op specifieke bedrijfstakken, inclusief veelvoorkomende certificeringen, gerelateerde vaardigheden en meer.

Hoofdstuk 1 – Aan de slag met een competentiematrix Copied

Voordat je een competentiematrix opstelt, is het handig om te begrijpen waarom je er een nodig hebt. Hier kijken we kort naar het doel van vaardigheidsmatrices.

Wat is een competentiematrix?

Een competentiematrix is een document dat een overzicht bevat van de vaardigheden en kwalificaties van elke werknemer.

Ze worden meestal gebruikt door HR en operations managers, teamleiders en projectleiders, en zijn essentiële hulpmiddelen voor organisaties die de skill pool (beschikbare vaardigheden) gebruiken als de basis van hun managementfilosofie.

Met een duidelijk overzicht van de vaardigheden die aanwezig zijn in je organisatie of team – maar ook van de vaardigheden die ontbreken  – kun je eenvoudig vaardigheidstekorten identificeren en dichten, zodat je zo efficiënt en effectief mogelijk kunt blijven werken.

Waarom zijn vaardigheidsmatrices belangrijk?

Vaardighedenmatrices zijn belangrijk omdat ze duidelijke, gemakkelijk te begrijpen overzichten geven van de vaardigheden en kennis die individuele werknemers binnen een organisatie bezitten. Deze informatie kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals:

  • De vaardighedenkloof identificeren. Een duidelijk overzicht houden van de vaardigheden die aanwezig zijn in een organisatie – en van de vaardigheden die ontbreken. Dat stelt managers en teamleiders in staat om vaardigheidstekorten op te sporen en te dichten, of ze helemaal te vermijden.
  • Personeelsplanning Door inzicht op te bouwen in de vaardigheden en kennislacunes binnen hun personeelsbestand, kunnen organisaties plannen maken voor toekomstige opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s of wervingsinspanningen.
  • Naleving: Ervoor zorgen dat je voldoende opgeleid personeel hebt dat aan de regels voldoet.
  • (Zelf)evaluaties over prestaties. Vaardigheidsmatrices stellen managers in staat om de prestaties van hun teamleden te evalueren. Werknemers kunnen zelfbeoordelingen uitvoeren op basis van hun vaardigheden en kennis.
  • Opvolgingsplanning Vaardighedenmatrices kunnen helpen bij het identificeren van individuele werknemers en hun vaardigheden die horen bij kritieke rollen binnen een organisatie.
  • Loopbaanontwikkeling: Vaardighedenmatrices kunnen werknemers een duidelijk inzicht geven in de vaardigheden en kennis die ze moeten ontwikkelen om hun carrière verder te ontwikkelen.
  • Toewijzing van middelen Door inzicht te krijgen in de vaardigheden en kennis van hun personeel, kunnen organisaties middelen effectiever toewijzen en ervoor zorgen dat taken worden toegewezen aan personen met de juiste vaardigheden en kennis.
  • Een teveel aan training vermijden. Met een volledig overzicht van de vaardigheden die je werknemers al bezitten, kun je je concentreren op het ontwikkelen van precies de vaardigheden die je nodig hebt. Dit helpt je om middelen beter toe te wijzen . Het voorkomt ook dat je teveel training geeft.

Wil je meer weten over vaardigheidsmatrices? Lees onze blog, “Alles wat je moet weten over vaardigheidsmatrices” Je zult begrijpen hoe competentiematrices werken, hoe belangrijk ze zijn en welke voordelen het gebruik ervan voor jou heeft.

Voorbeelden van vaardigheidsmatrices

Je kunt talloze voorbeelden van Excel-vaardighedenmatrices vinden in het gedeelte “Templates” (sjablonen) op onze website. Neem branche- en rolspecifieke Excel-vaardighedenmatrices door, gevuld met veelvoorkomende certificeringen en vaardigheden die je nodig hebt om je organisatie soepel te laten draaien. Als je hebt gevonden wat je zocht, kun je het gratis downloaden, voor altijd, zonder verplichtingen.

Met onze gratis matrixtemplates voor vaardigheden in onderhoud, cyberbeveiliging en lean productie krijg je bijvoorbeeld een duidelijk overzicht van de vaardigheden die in je organisatie aanwezig zijn en die gerelateerd zijn aan deze industrieën of sectoren, maar ook van de vaardigheden die ontbreken.

Met behulp van deze informatie kun je een plan ontwikkelen en implementeren. Zo borg je dat de vaardigheden, certificeringen en kwalificaties van je werknemers actueel, volledig en compliant zijn en klaar voor de toekomst.

 

examples of a skills matrix

Hoofdstuk 2 – Een competentiematrix maken Copied

Het maken van een competentiematrix is een relatief eenvoudig proces. Hier bekijken we wat je nodig hebt om te beginnen. Nadat je deze informatie hebt verzameld, kun je deze gebruiken om je Excel-vaardighedenmatrix te vullen.

Wat je nodig hebt om te beginnen

  • Identificeer de rollen en functies binnen je organisatie. Maak een lijst van alle functietitels en functies binnen je bedrijf. Afhankelijk van de toepassing van je competentiematrix kan dit betekenen dat je een lijst maakt van alle werknemers of alleen van de werknemers in specifieke teams.
  • Bepaal de competenties die nodig zijn voor elke rol. Welke vaardigheden, certificeringen of andere kwalificaties heeft iemand nodig om succesvol te zijn in een specifieke functie? Competenties kunnen technische vaardigheden omvatten, zachte vaardigheden en kennis van specifieke tools of systemen die worden gebruikt.
  • Maak een inventaris van vaardigheden. Een vaardighedeninventarisatie beoordeelt de vaardigheden, competenties en certificeringen van je huidige werknemers. Vaardigheden kunnen worden geïnventariseerd door middel van vragenlijsten, zelfbeoordelingen of beoordelingen door managers. Elke extra kolom komt overeen met een specifieke vaardigheid.
  • Bepaal de nodige bekwaamheidsheidsniveaus voor elke competentie. Gangbare methoden om bekwaamheidsniveaus te definiëren zijn numerieke schalen en beschrijvende termen (zoals “Beginner”, “Gemiddeld” en “Gevorderd”). De specifieke methode is jouw keuze. Het is daarbij wel belangrijk om duidelijk en consequent te zijn in het gebruik van dezelfde methode voor alle competenties in de competentiematrix.
  • Breng de vaardigheden van werknemers in kaart in vergelijking met de functievereisten. Als je eenmaal een vaardighedeninventarisatie hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om de vaardigheden van werknemers in kaart te brengen met de competenties die nodig zijn voor hun functie. Zo kun je eventuele vaardigheidstekorten in je kennis of vaardigheden identificeren.

Hoe vul je de competentiematrix in

Nu kun je de bovenstaande informatie gebruiken om je Excel-bestand te vullen:

  1. Voer in de eerste kolom alle relevante namen van werknemers in.
  2. Vermeld in de tweede kolom de functietitel van de werknemer.
  3. Vermeld voor elke kolom een specifieke competentie, kwalificatie, certificering of vaardigheid. Ga de rij af en voer het bekwaamheidsniveau in voor elke individuele werknemer.

Zodra je Excel-vaardighedenmatrix is gevuld met deze gegevens, ziet die er ongeveer uit als de afbeelding hierboven. Zoals je kunt zien, komt elke rij overeen met een individuele werknemer.  Als je langs de rij loopt, kun je gemakkelijk zien welke vaardigheden ze wel en niet bezitten.

Hoofdstuk 3 – Scoresystemen voor de vaardigheidsmatrix Copied

In het vorige hoofdstuk hebben we het kort gehad over het definiëren van bekwaamheidsniveaus voor de competenties in je competentiematrix. Er zijn echter verschillende manieren om dit te doen. Hier bekijken we twee van de meest gebruikte methoden om scores toe te kennen in een vaardigheidsmatrix.

Numerieke score

Het toekennen van een numerieke waarde aan vaardigheden of competenties is misschien wel de meest voor de hand liggende methode voor scores in een vaardighedenmatrix. Deze waarden moeten het vereiste bekwaamheidsniveau weergeven en kunnen gebaseerd zijn op een schaal van 1-5. Daarbij staat 1 voor het basisniveau en 5 voor het expertniveau. Je kunt ook rekening houden met factoren zoals het belang van de vaardigheid voor de functie of de hoeveelheid training die nodig is om de competentie te bereiken.

Nogmaals, zoals vermeld in hoofdstuk 2, is de aanpak van numeriek scoren jouw keuze. De score die het meest logisch is – en resulteert in een vaardighedenmatrix die zowel gemakkelijk te gebruiken als te begrijpen is – is de beste methode.

Natuurlijk is het van belang een scoresysteem te ontwikkelen dat objectief en consistent is. Je kunt dit bereiken door scoreniveaus duidelijk te definiëren en specifieke voorbeelden te gebruiken om te illustreren hoe elk vaardigheidsniveau er in de praktijk uitziet.

Als je geen numeriek scoresysteem wilt gebruiken, kun je ook pictogrammensets gebruiken om een meer visuele weergave te maken van de bekwaamheidsniveaus in je organisatie of team.

Pictogrammensets voor vaardigheidsmatrices

Excel bevat verschillende functies waarmee je eenvoudig vaardigheidstekorten kunt identificeren. Wij vinden het toepassen van opmaakregels en de ingebouwde pictogrammensets van Excel het meest effectief.

Pictogrammensets gebruiken

Met pictogrammensets in Microsoft Excel kun je visuele aanwijzingen toevoegen aan gegevens op basis van de waarden binnen een cellenbereik. Met pictogrammensets kun je snel en gemakkelijk belangrijke informatie markeren en trends in gegevens herkennen. Een groen vinkje kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de bekwaamheid van een werknemer aan te geven, terwijl een rode X kan aangeven dat een werknemer een bepaalde vaardigheid niet bezit.

Pictogrammensets gebruiken:

  • Selecteer het cellenbereik waarop je een pictogrammenset wilt toepassen.
  • Selecteer het tabblad “Home” en kies vervolgens “Voorwaardelijke opmaak” op het bovenste lint.
  • Selecteer “Pictogramsets” en kies de pictogrammenset die je wilt gebruiken. Excel biedt verschillende vooraf ontworpen sets waaruit je kunt kiezen.
  • Selecteer de drempelwaarden voor elk pictogram door op de pijl naast de pictogrammenset te klikken en “Meer regels” te kiezen Hier kun je de waarden kiezen die overeenkomen met elk pictogram in de set. Je kunt bijvoorbeeld een groen vinkje zetten voor waarden groter dan of gelijk aan 80, een geel uitroepteken voor waarden tussen 60 en 79 en een rode X voor waarden kleiner dan 60. Deze komen overeen met de bekwaamheidsniveaus van werknemers voor bepaalde vaardigheden.
  • Nadat je de icoonset hebt geselecteerd en de drempelwaarden hebt ingesteld, klik je op “OK” om de opmaak toe te passen op je geselecteerde cellenbereik.
  • De pictogrammenset wordt nu toegepast op je gegevens en je ziet de bijbehorende pictogrammen naast elke waarde in het bereik. Je kunt het uiterlijk van de pictogrammen aanpassen door hun kleur, grootte of vorm te veranderen, of door een andere set pictogrammen te gebruiken.

Als je de pictogrammensets voor vaardigheidsniveaus hebt gemaakt, kun je beginnen met het toevoegen van formules aan cellen. Daarmee kun je bepaalde taken uitvoeren, zoals het vinden van totalen of individuele werknemers met bepaalde vaardigheden.


Hoofdstuk 4 – Een competentiematrix gebruiken Copied

Nu je een sterke basis hebt voor een Excel-vaardighedenmatrix en alle benodigde informatie, formules en pictogrammensets hebt toegevoegd, kun je je vaardighedenmatrix voor verschillende doeleinden gaan gebruiken. We beginnen met een van de belangrijkste toepassingen: het identificeren van vaardigheidstekorten.

Laten we echter eerst eens kijken naar het concept van een vaardigheidskloof en de uitdagingen die dit voor organisaties inhoudt.

Wat is een vaardigheidskloof?

De term “vaardigheidskloof” verwijst naar het verschil tussen de vaardigheden die organisaties of teams nodig hebben en de vaardigheden die deze organisaties of teams momenteel bezitten. Er kunnen om verschillende redenen vaardigheidstekorten ontstaan. Bijvoorbeeld een gebrek aan ervaring op bepaalde gebieden of verouderde kwalificaties of certificeringen, waardoor werknemers bepaalde rollen, taken of plichten niet kunnen uitvoeren.

Een tekort aan vaardigheden vormt een uitdaging voor elke organisatie, maar vooral voor organisaties die hoogopgeleide functies nodig hebben die moeilijk te vervangen zijn. Neem stappen om vaardigheidskloven te dichten – of beter nog, probeer ze helemaal te voorkomen. Daarmee verhoog je de operationele efficiëntie, productiviteit, tevredenheid van werknemers, veiligheid op de werkplek en borg je naleving van de regelgeving.

Zodra je de pictogrammensets en invoerformules hebt geformatteerd, ben je klaar om je vaardighedenmatrix te gebruiken om de vaardighedenkloof te identificeren.

Eerst moet je drie nieuwe rijen toevoegen aan je vaardighedenmatrix. Doe dit onder de laatste werknemer in de tweede kolom van de matrix.

Noem de rijen als volgt:

Een vaardigheidskloof berekenen

Een vaardigheidskloof is het bereikte vaardigheidsniveau minus het vereiste vaardigheidsniveau.

Om vaardigheidstekorten te berekenen, trek je de getallen in de cellen “Vereist” af van die in de cellen “Huidig”. Hier zijn vier werknemers bekwaam, terwijl er minder vereist zijn. Dit resulteert in een ‘overschot’, een positieve vaardigheidskloof. Dat wordt aangeduid met een groene cel. Dat toont aan dat er op dit gebied een extra bekwame werknemer is.

Met de volgende formule worden getallen in kolommen automatisch van elkaar afgetrokken. In dit voorbeeld zeggen we dat we een vaardigheidskloof identificeren in kolom C. In dit geval zou je deze formule invoeren in de formulebalk voor de cel “Kloof”: “=C1-C2”.

In het onderstaande voorbeeld is het vereiste niveau voor dit engineeringteam 10. Dat betekent dat iedereen in het team een ingenieursdiploma moet hebben. Jared en Rachel hebben echter niet het vereiste vaardigheidsniveau. Vandaar het verschil van -2 voor deze vaardigheid.

Hoe je vaardighedenmatrix kan gebruiken

De competentiematrix helpt je niet alleen bij het identificeren van vaardighedentekorten. Het geeft meteen ook een duidelijk overzicht van de vereiste vaardigheden voor een proces, project of team. Met deze informatie kun je nu gemakkelijker:

  • Trainingsplannen ontwikkelen. Door je te richten op specifieke vaardigheden en kennisgebieden waar werknemers behoefte aan hebben, kun je effectievere opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden bieden.
  • Loopbaanontwikkeling ondersteunen. Door de vaardigheden en kennis in kaart te brengen die nodig zijn voor verschillende functies binnen de organisatie, kun je werknemers helpen de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn voor toekomstige loopbaanontwikkeling.
  • Prestatiemanagement Door duidelijke verwachtingen op te stellen voor de vaardigheden en kennis die nodig zijn voor elke rol, kun je de prestaties van werknemers vergelijken met deze verwachtingen.
  • Opvolgingsplanning Door de vaardigheden en kennis in kaart te brengen die nodig zijn voor verschillende rollen binnen de organisatie, kun je potentiële opvolgers identificeren en plannen ontwikkelen om een soepele overgang te garanderen wanneer belangrijke werknemers de organisatie verlaten.


Hoofdstuk 5 – Geavanceerde formules voor vaardigheidsmatrices Copied

Nu je je competentiematrix hebt opgesteld en begint te gebruiken, ben je misschien klaar om stappen te nemen om deze te verfijnen. Hiervoor zijn er verschillende Excel-formules die je kunt gebruiken om bepaalde taken uit te voeren, zoals het berekenen van totalen of het vinden van individuele werknemers met bepaalde vaardigheden.

Omdat je voor vaardigheidsmatrices basiskennis van Excel nodig hebt, gaan we ervan uit dat je weet hoe je formules aan cellen toevoegt. Dan hebben we meer ruimte om ons volledig te richten op de formules en hoe je die kunt toepassen.

Voor dit gedeelte nemen we aan dat werknemers in kolom A staan en functietitels in kolom B, met vaardigheden in C3-K3.

COUNTIF

Je kunt COUNTIF gebruiken om het aantal keren te tellen dat een bepaalde vaardigheid of competentie voorkomt in je vaardighedenmatrix.

Om bijvoorbeeld te tellen hoe vaak de vaardigheid “Auditor” voorkomt in rij 3, gebruik je de volgende formule: =COUNTIF(C3:K3,”Projectmanagement”).

Dit geeft het aantal keren dat het woord “ISO” voorkomt in rij 3 (je vaardigheden).

Je kunt hier ook een korte instructievideo bekijken.

SUMIF

Met SUMIF kun je het totale aantal keren berekenen dat een teamlid een bepaalde vaardigheid heeft.

Stel dat je wilt berekenen hoeveel vaardigheden een werknemer met de naam John heeft in rij 3. Gebruik hiervoor de volgende formule: =SUMIF(C3:K3,”x”). Dit geeft het totale aantal vaardigheden die John bezit in rij 3.

Je kunt hier ook een korte instructievideo bekijken.

 

AVERAGE

De AVERAGE-formule helpt je om het gemiddelde vaardigheidsniveau van een team te vinden en te zien of het in de loop van de tijd verbetert.

Hiervoor berekent de formule AVERAGE de gemiddelde waarde van een bereik van cellen.

Om het gemiddelde vaardigheidsniveau voor een bekwaamheid of voorbeeld te berekenen, kun je de volgende formule gebruiken: =AVERAGE(D4:D13). Dit geeft het gemiddelde bekwaamheidsniveau voor de vaardigheid in kolom D.

VLOOKUP

Gebruik VLOOKUP om een waarde in een tabel te zoeken en een overeenkomstige waarde uit dezelfde rij terug te geven. Dit helpt om het vaardigheidsniveau van een teamlid te vinden op basis van de naam of het ID-nummer.

Als je bijvoorbeeld het vaardigheidsniveau van John wilt vinden op basis van zijn naam in kolom A, kun je de volgende formule gebruiken: =VLOOKUP(“John”,A2:B10,2,FALSE). Dit geeft het vaardigheidsniveau van John in kolom B.

Je kunt hier ook een korte instructievideo bekijken.

INDEX/MATCH

INDEX/MATCH is handig om het vaardigheidsniveau van een werknemer te vinden op basis van zijn naam of ID-nummer en vervolgens de bijbehorende vaardigheidsbeschrijving te tonen, zoals beginner, gemiddeld of gevorderd (of een numerieke waarde, afhankelijk van je methode om bekwaamheidsniveaus te definiëren, zoals beschreven in hoofdstuk 2).

Als je bijvoorbeeld de vaardigheidsbeschrijving van John wilt vinden op basis van zijn naam in kolom A, kun je de volgende formule gebruiken: =INDEX(C2:C10,MATCH(“John”,A2:A10,0)).

Dit geeft de vaardigheidsbeschrijving van John in kolom C.

Draaitabellen maken

Wanneer je met grote spreadsheets met gegevens in Excel werkt, kunnen draaitabellen (‘pivot tables’) je helpen om informatie snel en gemakkelijk te organiseren en te analyseren.

Om een draaitabel te maken, selecteer je de gewenste gegevens uit de spreadsheet. Klik op het tabblad Invoegen en selecteer Draaitabel. De velden die je wilt opnemen en de berekeningen die je wilt uitvoeren, kun je in dit menu kiezen.

Draaitabellen zijn geweldig voor het groeperen van gegevens op categorieën, zoals afdeling of vaardigheid, en het berekenen van statistieken zoals gemiddelden of totalen. Bovendien bieden ze een effectieve manier om die gegevens weer te geven, zodat ze eenvoudig te interpreteren zijn.

Je kunt hier een korte instructievideo bekijken over het maken van draaitabellen.

Macro’s gebruiken 

Macro’s zijn een efficiënte en effectieve manier om repetitieve taken te automatiseren.

Met Excel-macro’s kun je in een handomdraai gegevens uit een vaardigheidsmatrix halen zonder dat je handmatig gegevens moet filteren, sorteren en berekenen.

Om een macro te maken in Excel, moet je eerst het tabblad Ontwikkelaar in het lint inschakelen. Selecteer vervolgens Record Macro om je acties op te nemen. Dan kan de macro ze afspelen en snel en eenvoudig gegevens uit je vaardigheidsmatrix halen.

Dankzij macro’s kunnen alledaagse taken die vroeger tijdrovend waren nu met één klik worden uitgevoerd.

Je kunt hier een korte instructievideo bekijken over het gebruik van macro’s.

Gegevens exporteren naar andere programma’s

Gegevens exporteren is een geweldige manier om meer waarde te halen uit een vaardigheidsmatrix in Excel.

Door gegevens naar andere programma’s te sturen, zoals databases of statistieksoftware, kun je ze verder analyseren of in verschillende formaten met anderen delen.

Om gegevens uit een Excel-blad te exporteren, gebruik je de functie Opslaan als. Kies de gewenste indeling, zoals CSV, XLSX of TXT. Dit maakt het gemakkelijker voor je om met de gegevens te werken buiten Excel en nog meer uit je vaardighedenmatrix te halen.

 


Hoofdstuk 6 – Beste praktijken voor competentiematrices  Copied

Ter afsluiting volgen hier een paar tips, trucs en best practices voor vaardighedenmatrices. Dat verhoogt de bruikbaarheid van je Excel-vaardighedenmatrix nog verder.

  • Voor eenvoudigere navigatie. Gebruik de functie Freeze Panes om kolom- en rijtitels zichtbaar te houden terwijl je door je vaardighedenmatrix bladert.
  • Voor consistentie. Gebruik “Gegevensvalidatie” om ervoor te zorgen dat de gegevens die in de matrix worden ingevoerd nauwkeurig en consistent zijn. Je kunt bijvoorbeeld gegevensvalidatie gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen getallen tussen 1 en 5 worden ingevoerd voor bekwaamheidsniveaus.
  • Om je vaardighedenmatrix actueel te houden. Gebruik voorwaardelijke opmaak (conditional formatting) om cellen te markeren die niet recent zijn bijgewerkt. Zo kun je cellen identificeren die moeten worden bijgewerkt.
  • Om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat blijven. Gebruik de functie “Blad beveiligen” (Protect Sheet) om te voorkomen dat anderen per ongeluk de informatie in je vaardighedenmatrix verwijderen of wijzigen.
  • Om je vaardighedenmatrix actueel te houden. Afkortingen voor vaardigheden gebruiken Gebruik bijvoorbeeld “PM” in plaats van “Project Management”

 

Hoofdstuk 7 – Uitdagingen bij het maken en gebruiken van vaardigheidsmatrices Copied

In dit hoofdstuk richten we ons op een aantal veelvoorkomende uitdagingen waarmee gebruikers te maken krijgen bij het maken en gebruiken van vaardigheidsmatrices.

Vaardigheden en competenties definiëren

 Het is soms moeilijk te bepalen welke vaardigheden en competenties nodig zijn voor een functie. Vooral wanneer er een groot aantal functies binnen een organisatie zijn, of wanneer een organisatie zeer technische of specifieke vaardigheden vereist.

Gegevens verzamelen

Het verzamelen van gegevens over de vaardigheden en kennis van werknemers kan tijdrovend en complex zijn, vooral in grotere organisaties. Het kan gaan om vragenlijsten, beoordelingen of interviews en vereist zorgvuldige planning en uitvoering.

Nauwkeurigheid behouden

Vaardighedenmatrices moeten regelmatig worden bijgewerkt om veranderingen in de organisatie weer te geven en ervoor te zorgen dat ze accuraat blijven. Dit vereist voortdurende inspanningen en investeringen in tijd en middelen.

Gegevens veilig beheren

Het verzamelen en opslaan van gegevens over de vaardigheden en kennis van werknemers vereist zorgvuldig beheer om de privacy en veiligheid van de gegevens te waarborgen. Met de juiste oplossing voor competentiebeheer wordt dit vanzelf geregeld. AG5 heeft bijvoorbeeld zeer strenge cyberbeveiligingstesten doorstaan die zijn uitgevoerd door 86 van onze grote klanten. AG5 heeft volledig gecertificeerde IT-beveiligingsmedewerkers in dienst en voldoet aan ISO 27001 voor SaaS (software-as-a-service).

Zorgen voor draagvlak

Werknemers en managers moeten begrijpen wat het doel is van vaardigheidsmatrices en hoe die zullen worden gebruikt. Het kan een uitdaging zijn om draagvlak op te bouwen bij alle belanghebbenden, vooral als werknemers het proces als bedreigend of te indringend ervaren.

Integreren met andere systemen

Vaardighedenmatrices moeten worden geïntegreerd met andere HR-systemen, zoals prestatiemanagement of training en ontwikkeling, om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn in het aansturen van organisatorische resultaten. In hoofdstuk 8 gaan we dieper in op hoe je Excel-vaardigheidsmatrices effectief kunt integreren in oplossingen voor prestatiebeheer.

Hoofdstuk 8 – Integratie van vaardigheidsmatrices met oplossingen voor competentiemanagement Copied

De software van AG5 voor competentiebeheer integreert gebruiksvriendelijke competentiematrices met intuïtief prestatiebeheer.  Daardoor kunnen managers en werknemers volledige verantwoording nemen voor hun ontwikkeling.

Als je dit doet, moet je echter afstappen van Excel-vaardighedenmatrices. Maar het resultaat is een eenvoudigere, efficiëntere methode om de vaardigheden, certificeringen en kwalificaties van werknemers te beheren en zo de algehele prestaties te verbeteren.

Om een Excel-vaardighedenmatrix succesvol te integreren met een oplossing voor competentiebeheer, moet je:

  • De data voor de Excel-vaardighedenmatrix importeren in AG5. Ervoor zorgen dat alle gegevens accuraat en up-to-date zijn. Hierdoor kan AG5 een uitgebreid overzicht geven van de vaardigheden en competenties van werknemers.
  • Prestatiedoelen stellen. Gebruik de vaardigheidsmatrices van AG5 om prestatiedoelen te stellen voor elke medewerker, gebaseerd op de vaardigheden en competenties die vereist zijn voor hun functie. Dit helpt te borgen dat de prestaties van werknemers worden afgestemd op die van de organisatie. Het geeft werknemers ook controle over hun eigen ontwikkeling door hen te helpen hun vaardigheden te beheren via zelfbeoordelingen en andere nuttige hulpmiddelen.
  • Vaardighedentekorten en trainingsbehoeften identificeren. Door intuïtieve dashboards te combineren met eenvoudig te gebruiken en te beheren vaardigheidsmatrices, kun je eenvoudig de opleidings- en ontwikkelingsactiviteiten van werknemers volgen en beheren.
  • Controleer regelmatig de voortgang. Zoals hierboven vermeld, vergt het gebruik van vaardigheidsmatrices – en prestatiebeheersoftware – een investering van zowel tijd als middelen. In ruil stelt deze investering je wel in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over de ontwikkeling van werknemers en opvolgingsplanning. Dan zijn jij, je teams en je organisatie klaar voor toekomstig succes.

 

Author Copied

Revisions Copied

Original version | november 2, 2023

Written by:

Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available