6 Tipps, die jedes Audit zu einem Erfolg machen

Ein Audit ist ein wichtiges Messinstrument, um zu überprüfen, wie gut, effektiv und sicher ein Unternehmen arbeitet. Da Audits etwas über die Qualität Ihrer Belegschaft und Ihrer Geschäftsprozesse aussagen, sind sie auch ziemlich spannende Ereignisse, die Stress innerhalb der Organisation hervorrufen können.

Das muss jedoch nicht sein, wenn Sie für eine gute Vorbereitung sorgen und einige universelle, optimale Vorgehensweisen beachten. In diesem Artikel zeigen wir anhand von sechs praktischen Tipps, wie Sie jedes Audit zu einem durchschlagenden Erfolg machen.

 

Der Nutzen von Audits

Audits sind nützliche Instrumente, um das Qualitätsniveau in Unternehmen (oder sogar ganzen Branchen) kontinuierlich hoch zu halten. Audits können aus verschiedenen Gründen durchgeführt werden.

So gibt es vorgeschriebene Audits, um bestimmte Zertifikate zu erhalten oder zu behalten. Dabei kann es sich z.B. um Zertifizierungen für die innerbetriebliche Notfallhilfe oder eine der verschiedenen NEN-Zertifizierungen handeln.

Es ist auch möglich, dass Kunden verlangen, dass ein bestimmtes Unternehmen geprüft wird. Sie tun dies zum Beispiel, um sicherzustellen, dass die Produkte mit ausreichender Sorgfalt bzgl. Qualität und Hygiene hergestellt oder zubereitet werden. In der Lebensmittelindustrie werden derartige Audits häufig durchgeführt.

Schließlich gibt es auch noch Audits, die vom Unternehmen selbst durchgeführt werden, hauptsächlich zur Verbesserung oder Optimierung interner Betriebsabläufe.

Neben den oben erwähnten Unterschieden können Audits auch in interne und externe Audits unterteilt werden.

 

Internes Audit

Ein internes Audit (häufig auch als First-Party-Audit bezeichnet) wird von Personen durchgeführt, die in dem untersuchten Unternehmen arbeiten.

Das interne Audit ist tatsächlich ein Management-Tool, um Chancen und Risiken zu erkennen und Verbesserungen zu erkennen.

Mit dieser Art von Audit soll herausgefunden werden, ob bestimmte Geschäfts-, Management- oder Planungsprozesse besser, kostengünstiger und effizienter durchgeführt werden können.

 

Externes Audit

Externe Audits werden von unabhängigen externen Parteien durchgeführt, häufig Zertifizierungsstellen.

Eine externe Partei kann mithilfe eines externen Audits feststellen, ob Ihre Organisation die Anforderungen erfüllt. Dabei kann es sich z.B. um rechtliche Anforderungen, Anforderungen bzgl. Gesetzgebung und Vorschriften (Arbeitsschutz, Umweltvorschriften) oder Normen handeln.

Externe Audits werden für gewöhnlich regelmäßig wiederholt, oft auf jährlicher Basis. Externe Audits finden in der Regel in einem kleineren Rahmen statt als interne Audits (häufig geht es nur um eine bestimmte Norm oder Zertifizierung).

 

So verläuft ein Audit

Aber was genau muss man sich unter einem derartigen Audit vorstellen? Wie verläuft das Audit? In der Praxis kann die Arbeitsmethode jedes Mal und von Audit-Typ zu Audit-Typ variieren. Aber es gibt eine Reihe fester Phasen und Schritte, die immer wiederkehren.

 

1. Die Vorbereitung

Wie jeder strukturierte Prozess beginnt ein Audit mit einer gründlichen Vorbereitung. In der Vorbereitungsphase wird der Tagesablauf konkretisiert. Welche Geschäftseinheiten und/oder Qualitätssysteme werden wann geprüft? Außerdem werden in der Regel die Ergebnisse früherer Audits noch einmal sorgfältig überprüft.

 

2. Die Durchführung

Auf die Vorbereitung folgt die eigentliche Durchführung des Audits. Während des Audits wird mithilfe von Nachweisen untersucht, ob der betreffende Betrieb einen bestimmten (Zertifizierungs-)Standard erfüllt.

Der Auditor kann verschiedene Quellen nutzen, um die notwendigen Informationen zu sammeln. Dabei kann es sich um verschiedene Dokumente, Anmeldeformulare, eigene Beobachtungen und Gespräche mit Mitarbeitern handeln.

Sobald der Auditor eine solide Informationsdatei aufgebaut hat, wird er diese Daten prüfen und bewerten. Stimmen die dokumentierten Daten mit den von den Mitarbeitern gemachten Angaben überein? Und geht aus den gesammelten Informationen klar hervor, was in dem untersuchten Unternehmen gut und was nicht gut läuft?

 

3. Bericht erstatten

Nach Durchführung des Audits werden alle Daten und Befunde in einem Audit-Bericht festgehalten. Dieser Bericht beschreibt die besprochenen Themen – insbesondere wichtige Beobachtungspunkte – und eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten. Die Ergebnisse des Berichts werden mit den wichtigsten Führungskräften innerhalb des untersuchten Betriebs besprochen.

 

4. Nachkontrolle

In der letzten Phase im Audit-Prozess geht es um die so genannte Nachkontrolle. Wenn auf Basis der Ratschläge des Auditors konkrete Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt wurden, dann wird während der Nachkontrolle geprüft, ob die Verbesserungen gut durchgeführt wurden und den gewünschten Effekt erzielt haben. Das kann schriftlich, aber auch im Rahmen eines Folge-Audits passieren. Was der beste Weg ist, ist von Situation zu Situation verschieden.

Tipps für ein Audit

Ein Audit kann ein spannendes Ereignis sein, auf das Sie so gut wie möglich vorbereitet sein sollten. Mit den unten aufgeführten Tipps und optimalen Vorgehensweisen werden Sie jedes Audit zu einem Erfolg machen.

 

1. Abteilungen selbstverantwortlich arbeiten lassen

Die Aufrechterhaltung der Qualität gelingt am besten, wenn Abteilungen und Mitarbeiter selbst für ihre Arbeit verantwortlich sind. Wenn die Qualitätskontrolle nämlich vor allem ein von außen auferlegtes Muss ist, werden Sie im Falle eines unangekündigten Audit sicherlich Probleme bekommen. Wenn Sie aber z.B. die Bediener selbst für die Qualität ihrer Prozesse und deren Kontrolle verantwortlich machen, wird Qualität zu einem täglichen Schwerpunkt.

 

2. Die richtige Einstellung

Der Erfolg (oder Misserfolg) eines Audits hängt von Ihrer Einstellung ab. Nehmen Sie eine kritische und konstruktive Haltung ein, wenn es um die Optimierung von Prozessen und Arbeitsmethoden geht. Wenden Sie diese kritische Haltung aber bzgl. der Befunde des Auditors an. Das führt oft zu interessanten Gesprächen über Qualität und Qualitätsverbesserung.

 

3. Einfach halten

Interne Tests müssen keine höhere Wissenschaft sein, um nützliche Einsichten und Ergebnisse zu liefern. Viele interne Tests zur Qualitätsoptimierung können sehr gut von den Mitarbeitern selbst durchgeführt werden. Dadurch behalten die Mitarbeiter die Kontrolle über ihre eigene Arbeit. In vielen Fällen können komplizierte Labormessungen beispielsweise durch einfachere und ebenso effektive Messmethoden ersetzt werden, die die Bediener selbst durchführen können.

 

4. Fragen und Rückfragen

Wenn Sie ein Audit nur passiv über sich ergehen lassen, verpassen Sie Chancen. Die Kombination aus aktiven Fragen an den Prüfer und weiterführenden Fragen stellt sicher, dass Sie aus einer derartigen Prüfung viel mehr herausholen können. Wenn man keine Fragen stellt, lernt man nämlich auch nichts. Durch Fragen lernen Sie, wie man Qualitätsstandards interpretieren muss. Außerdem ermöglichen sie es Ihnen – im Gegensatz zu einer abstrakten Beschwerdeanalyse –, Mitarbeiter direkt mit ihren Beschwerden zu konfrontieren.

 

5. Seien Sie kritisch

Akzeptieren Sie nicht einfach die Ergebnisse eines Audits. Wenn Sie mit bestimmten Einsichten oder Schlussfolgerungen des Auditors nicht einverstanden sind, dann sprechen Sie ihn darauf an! Ein guter Auditor kann mit Kritik umgehen und wird Ihnen gern erklären, wie und warum er zu bestimmten Schlussfolgerungen gekommen ist. Kritische Rückmeldungen fordern den Auditor auch heraus, was zu fruchtbaren Gesprächen und zum gegenseitigen Wissensaustausch führt.

 

6. Verwenden Sie eine Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix ist ein praktisches Hilfsmittel, das Ihnen hilft, das Beste aus einem Audit zu machen. Eine derartige Matrix ist genau das, was der Name vermuten lässt: eine Übersicht der Mitarbeiter mit ihren Fertigkeiten und Qualifikationen in Matrixform. Auf einer Achse stehen die verschiedenen Mitarbeiter und auf der anderen Achse die Fertigkeiten, die erforderlich sind, um eine bestimmte Rolle gut zu erfüllen.

Wenn Sie eine Kompetenzmatrix führen, wissen und sehen Sie immer, was die Mitarbeiter in Ihrer Organisation können oder nicht können. Das ist wichtig, weil diese Informationen für die Sicherung der Qualität Ihrer Geschäftsprozesse unerlässlich sind. Im Falle eines Audits ist es auch wichtig, dass Sie nachweisen können, dass Ihre Mitarbeiter alle über die richtigen Diplome und Zertifikate verfügen.

 

Stressfreie Audits mit AG5

Sie können die oben genannten Matrizen auch in Excel anlegen und aktualisieren. Dabei besteht allerdings ein Risiko. Wurden die Tabellenkalkulationen nicht vollständig aktualisiert? Oder haben Sie nicht alle benötigten Informationen direkt zur Hand, wenn der Auditor an Ihre Tür klopft? Dann wird ein Audit zu einem stressigen Unterfangen.

Mit der AG5-Software können Sie dieses Problem lösen. Alle vom Prüfer benötigten Informationen sind aktuell und direkt in einer zentralen Umgebung zugänglich. So können Sie jedes Audit problemlos überstehen und vermeiden viele unnötige Schweißtropfen.

Möchten Sie auch auf künftige Audits gut vorbereitet sein? Dann nutzen Sie die obigen Tipps und erkunden Sie die Möglichkeiten von AG5, indem Sie eine Live-Demo anfordern!

 



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