Cómo Vergeer Holland sustituyó el caos de las hojas de cálculo por la confianza preparada para auditorías
Cuando llega el auditor, la respuesta ya está en la pantalla
Una operación dinámica con un sistema lento y frágil
Vergeer Holland madura y envasa queso para mercados de exportación de todo el mundo. Se trata de un negocio con estrictos requisitos de cumplimiento normativo y, durante mucho tiempo, el sistema que sustentaba las cualificaciones del personal era un único y extenso archivo de Excel.
«Teníamos una gran hoja de Excel con todas las competencias y cualificaciones», explicó Anne Houben, coordinadora de Aprendizaje y Desarrollo de Vergeer Holland. «Suponía mucho trabajo y muchas cargas, especialmente con las auditorías. Era difícil encontrar a las personas y el archivo tardaba mucho en abrirse».
Este último detalle es revelador. Cuando un archivo tarda mucho en abrirse, ya es demasiado grande para resultar útil, y cuando llegan los auditores, «demasiado grande para resultar útil» no es una opción.
El problema de auditoría que obligó al cambio
Vergeer necesitaba poder demostrar, de forma clara e inmediata, que su plantilla estaba debidamente cualificada, no después de buscar en una hoja de cálculo, sino en el momento.
«El mayor problema operativo que nos llevó a buscar otro sistema fueron nuestras auditorías», afirmó Houben. «Queríamos demostrar en la auditoría que estábamos bien cualificados, que teníamos empleados bien cualificados. Y buscábamos un sistema que pudiera mostrarlo de inmediato durante nuestra conversación con un auditor».
Se trata de un requisito específico y exigente, que implica tanto disponer de los datos como poder mostrarlos bajo demanda, con confianza, delante de alguien cuyo trabajo consiste en encontrar carencias.
Queríamos demostrar en la auditoría que estábamos bien cualificados, que teníamos empleados bien cualificados. Y buscábamos un sistema que pudiera mostrarlo de inmediato.
Anne Houben
Coordinadora de Aprendizaje y Desarrollo, Vergeer Holland
Visibilidad que va más allá de Aprendizaje y Desarrollo
Uno de los cambios más significativos tras implementar AG5 afectó a la responsabilidad. La gestión de competencias dejó de ser algo que residía exclusivamente en la función de Aprendizaje y Desarrollo y se convirtió en algo que los responsables podían ver y sobre lo que podían actuar por sí mismos.
«AG5 nos ofrece una buena visión general de todas las competencias. No solo a nosotros, sino también a los responsables. Así pueden ver por sí mismos qué tipo de competencias necesitan las personas para realizar su trabajo», explicó Houben. «Eso también les otorga la responsabilidad de ver qué está ocurriendo en sus departamentos».
El equipo utiliza la función Insights de AG5 para ofrecer a los responsables una imagen en tiempo real de la situación de sus equipos. Cuando los datos son visibles, la responsabilidad viene después.
Un sistema que crece con usted
El relato de Houben arroja luz sobre cómo la relación de Vergeer con AG5 no se detuvo en la implementación. Las sesiones mensuales ofrecen al equipo un punto de contacto regular para plantear preguntas, identificar nuevas necesidades y seguir mejorando la forma en que trabajan con la plataforma.
«Cada vez que tenemos una pregunta y queremos mejorar algo, AG5 tiene una solución o tendrá una solución en el futuro», afirmó Houben.
AG5 nos ofrece una buena visión general de todas las competencias. No solo a nosotros, sino también a los responsables. Así pueden ver por sí mismos qué tipo de competencias necesitan las personas para realizar su trabajo.
Anne Houben
Coordinadora de Aprendizaje y Desarrollo, Vergeer Holland
Para Vergeer Holland, la complejidad debe residir en el producto, no en las herramientas que utiliza para gestionar las operaciones cotidianas. AG5 proporciona al equipo de Vergeer la claridad que necesita para mantener a su plantilla cualificada, a sus responsables informados y a sus auditores satisfechos, todo ello sin abrir una hoja de cálculo.
