Cómo Renewi pasó de una tasa de cumplimiento del 22 % al 71 % y centralizó 40.000 certificados de formación
Preparación de auditorías bajo demanda para 120 ubicaciones y una tasa de cumplimiento que sigue mejorando.
Certificados en un cajón
Renewi es una empresa del sector waste-to-product que opera en los Países Bajos, Bélgica, Francia y Portugal, recogiendo residuos y devolviéndolos a la sociedad como un producto utilizable. Con más de 6.000 empleados repartidos en aproximadamente 120 sitios y casi 900 roles profesionales, gestionar la formación obligatoria y las certificaciones se había convertido en un problema serio. Los datos existían, pero nadie sabía dónde estaban.
«Todas las certificaciones de nuestros empleados estaban por todas partes. Algunas estaban en un escritorio, otras en un sistema de RR. HH., y otras simplemente en el cajón de un operario», afirmó Alex Baggerman, Group Director of Talent & Learning de Renewi.
Cada sitio hacía el seguimiento de la formación de forma diferente. Eso significaba decenas de archivos de Excel, datos fragmentados, ninguna visión coherente de quién estaba cualificado para qué y ninguna forma fiable de saberlo antes de que lo preguntara un auditor.
Una tasa de cumplimiento que hacía imposible ignorar el problema
Antes de AG5, la tasa de cumplimiento de la plantilla de Renewi era del 22 %. Era un fallo de base que conllevaba un riesgo regulatorio real.
Con el tiempo, un informe de audit lo formalizó, dejando al descubierto carencias en la formación obligatoria de los trabajadores operativos en varias ubicaciones. Ese hallazgo desencadenó lo que Renewi llamó el proyecto «License to Operate», una iniciativa a nivel de toda la empresa para centralizar y estandarizar todos los datos de formación.
«No teníamos control sobre qué tipo de certificado estaba caducado, qué tipo de certificado se necesitaba, qué tipo de certificado quizá estaba sobreformado», dijo Baggerman. «Me gusta que las cosas sean aburridas y predecibles, y en ese momento no era aburrido ni predecible, así que era mucho estrés».
Empezamos con un nivel de cumplimiento del 22 %. Tras la implementación, estamos en el 71 %, y sigue subiendo.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Una cosa, hecha muy bien
Renewi evaluó sus opciones y eligió AG5 por su practicidad, facilidad de uso y accesibilidad tanto desde la app móvil como desde el escritorio, y porque está diseñado específicamente para este problema.
«AG5 puede hacer justo lo que necesitamos. Hacen una cosa muy bien», dijo Baggerman.
El equipo de Renewi empezó con un despliegue estructurado. Primero, recopilaron y validaron datos de las 120 ubicaciones y, en el proceso, descubrieron 40.000 certificados almacenados en sistemas heredados y 354 objetos de aprendizaje repartidos entre departamentos, todo gestionado por un equipo reducido de solo 1,5 ETC. Alinearon los requisitos de cualificación entre departamentos, incorporaron a los responsables a ciclos de feedback tras cada ronda de implementación y asignaron la responsabilidad deliberadamente a operaciones en lugar de a TI.
«Tuvimos más éxito cuando RR. HH. facilitó el proceso, pero operaciones asumió la responsabilidad del cumplimiento», dijo Baggerman.
Aburrido y predecible, en el mejor sentido posible
La tasa de cumplimiento cuenta la historia más clara del éxito de License to Operate, con un salto espectacular del 22 % al 71 %. Y esos números siguen subiendo. La experiencia del día a día en Renewi también ha cambiado de forma igual de significativa. La preparación de auditorías, que antes era un caos de semanas para localizar y recopilar evidencias, ahora es algo que el equipo gestiona bajo demanda.
«Normalmente, para una auditoría tienes que preparar un montón de cosas, y ahora simplemente puedes ir a la auditoría, así que eso también te ahorra mucho tiempo de preparación», dijo Baggerman.
Ahora el cumplimiento es visible y fiable. Podemos centrarnos en mejorar las competencias, no en perseguir certificados.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Ahora Renewi está ampliando el sistema a proveedores de formación y empleados externos. El objetivo es el mismo que impulsó el proyecto desde el principio: crear una visión del cumplimiento coherente, demostrable y sin margen para sorpresas.
«AG5 nos dio una base. Ahora tenemos control, visibilidad y un modelo sobre el que podemos construir», dijo Baggerman.
