6 Wege zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse

Effizienz und reibungslos ablaufende Geschäftsprozesse sind das schlagende Herz Ihres Unternehmens. Da hochwertige Prozesse der Schlüssel zu unternehmerischem Erfolg sind, ist es wichtig, kontinuierlich auf die Prozessoptimierung zu achten. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert.

 

Drei Arten von Geschäftsprozessen

Um auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen näher eingehen zu können, müssen wir natürlich zuerst erklären, was ein Geschäftsprozess eigentlich ist. Tatsächlich ist ein Geschäftsprozess nichts anderes als eine Arbeitsmethode, die nach bestimmten Vereinbarungen oder Protokollen abläuft: eine Reihe von Aktivitäten, die in der Regel von mehreren Personen in einer festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden. Der Hauptzweck von Geschäftsprozessen ist die Bereitstellung von Dienstleistungen und/oder Produkten mit einem Mehrwert für den Kunden.

In der Praxis unterscheiden wir zwischen verschiedene Arten von Geschäftsprozessen:

  • Verwaltungsprozesse bestehen hauptsächlich aus Aktivitäten mit einer firmenpolitischen Dimension. Dazu gehören z.B. Planung, Überprüfung, Bewertung und (falls erforderlich) Anpassung.
  • Primärprozesse konzentrieren sich hauptsächlich auf das Hauptziel Ihrer Mission, nämlich die Herstellung eines hochwertigen Produkts oder einer wertvollen Dienstleistung für den Kunden.
  • Unterstützende Prozesse schaffen die Voraussetzungen für den Erfolg. Sie sorgen dafür, dass Primärprozesse reibungslos ablaufen und sich die Mitarbeiter problemlos auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

In diesem Artikel werden wir uns vor allem auf die primären und unterstützenden Prozesse konzentrieren, zumal hier in Bezug auf eine Optimierung oft die größten Gewinne erzielt werden können.

 

Warum bestehende Prozesse optimieren?

Mit der richtigen Denkweise, dem richtigen Ansatz und den richtigen Werkzeugen können Sie alle Arten von Geschäftsprozessen optimieren. Die Auswirkungen derartiger Verbesserungen sind auf verschiedenen Ebenen spürbar. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen bringt u.a. die nachfolgenden Vorteile.

  • Die Qualitätdes Endergebnisses verbessert sich. Letztendlich werden Sie den Anforderungen, Erwartungen und Wünschen von Kunden besser gerecht, was gut für Umsatz und Kundenbindung ist.
  • Die Bearbeitungszeit verkürzt sich, so dass Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung schneller auf den Markt bringen können.
  • Sie können unnötige Kosten vermeiden, die z.B. durch unnötig häufiges Wiederholen bestimmter Handlungen entstehen.

 

Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse

Welchen speziellen Ansatz Sie zur Verbesserung von Prozessen verwenden, hängt weitgehend von der Art des Prozesses und dem breiteren organisatorischen Kontext ab. Dafür gibt es im gesamten Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Wir werden Ihnen sechs vorstellen.

 

1. Redundante Prozesse finden und eliminieren

Es fällt nicht immer auf, aber einige Prozesse oder Handlungen sind in der Praxis ganz oder weitgehend überflüssig. Dazu gehören z.B. Standardbriefe oder -texte, die von sechs oder sieben Personen geprüft werden, ohne dass sich Inhalt und Tonfall grundlegend ändern. Oder bestimmte sich wiederholende Handlungen, die eigentlich nur einmal ausgeführt werden müssen, aber die Prozesskette trotzdem mehrfach durchlaufen.

Das Auffinden und Eliminieren unnötiger Prozesse ist der erste Schritt zu besseren und effizienteren Geschäftsabläufen.

Aber wie stellt man fest, ob eine Prozesskomponente eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen ist? Fragen Sie sich selbst, ob eine Handlung oder mehrere Handlungen wirklich einen Mehrwert für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt bedeuten. Anderfalls handelt es sich wahrscheinlich um einen unnötigen Prozess(bestandteil).

 

2. Optimierung des Produktionsprozesses

Auch die Produktion ist tatsächlich ein großer und vielschichtiger Geschäftsprozess. Durch die Verbesserung Ihres Produktionsprozesses machen Sie einen Riesenschritt in Richtung totale Prozessoptimierung!

Sie verbessern den Produktionsprozess durch:

  • eine sorgfältige Prüfung Ihrer derzeitigen Arbeitsabläufe;
  • die regelmäßige Aktualisierung von Prozessen und Technologien;
  • die regelmäßige Durchführung geplanter Wartungsarbeiten;
  • Investitionen in Ihr Personal (Schulungen, Workshops, Weiterbildungs- und Auffrischungskurse) und ordentliche, saubere und sichere Arbeitsplätze.

 

3. Fristen um jeden Preis einhalten

Unklarheiten über Fristen, Aufgaben und Rollen innerhalb der Organisation führen zu Engpässen, die viele Geschäftsprozesse behindern. Die Festlegung klarer und erreichbarer Fristen ist daher bei der Optimierung von Geschäftsprozessen außerordentlich wichtig.

Die Festlegung klarer Fristen hat mehrere Vorteile:

  • Sie schaffen Klarheit innerhalb der Organisation, von der alle – vom Mitarbeiter bis zum externen Partner – profitieren.
  • Es entsteht ein gemeinsames Ziel, auf das Sie mit dem gesamten Team hinarbeiten können.
  • Fristen wirken motivierend und fördern oft eine höhere Arbeitsleistung.

Achten Sie aber darauf, dass Fristen vernünftig und realisierbar sind. Setzen Sie auch nicht für jede Projektkomponente eine knappe Frist. Zu viele knappe, schwer einzuhaltende Fristen wirken wie ein Würgegriff und erzeugen Stress und Druck.

 

4. Schneller einen Ersatz finden

Insbesondere Unternehmen in der Verarbeitungsindustrie stehen oft vor dem Problem, dass durch den Ausfall von Mitarbeitern oder Anlagen ein Teil der Produktionslinie zum Stillstand kommt. Ein schneller Ersatz ist dann sehr wichtig, vor allem wenn Sie die Kontinuität Ihrer Geschäftsprozesse gewährleisten möchten.

Das manuelle Durchsuchen von Registerkarten einer Vielzahl von Excel-Matrizen ist dann nicht zielführend. Außerdem wissen Sie nicht, ob diese Dokumente alle aktuell sind.

Eine gute Möglichkeit, diese Probleme zu umgehen, ist eine Kompetenzverwaltungssoftware. Sie brauchen nur die richtige Qualifikation einzugeben, um den besten Ersatz zu finden.

In diesem Video können Sie sehen, wie das funktioniert:

5. Beginnen Sie mit dem Lernen am Arbeitsplatz

Lebenslanges Lernen ist wichtig, um mit dem modernen Arbeitsmarkt Schritt halten zu können. Ausbildung am Arbeitsplatz ist eine kluge Möglichkeit, um direkt am Arbeitsplatz zu lernen.

Bei der Ausbildung am Arbeitsplatz sind Lernprozesse in die Arbeitspraxis eingebettet. Es wird viel von Lernmaterialien Gebrauch gemacht, mit denen ein Mitarbeiter tagtäglich zu tun hat. Ausbildung am Arbeitsplatz ist sehr intensiv und praxisorientiert. Das Hauptziel besteht darin, dass Menschen innerhalb kurzer Zeit große Schritte in ihrer Entwicklung machen können.

Ausbildung am Arbeitsplatz hat einige Vorteile gegenüber traditionellem Lernen.

  • Da der Schwerpunkt auf dem Tun liegt, ermöglicht die Ausbildung am Arbeitsplatz eine schnelle Umsetzung der Theorie in die Praxis.
  • Ein zweiter Vorteil der Ausbildung am Arbeitsplatz besteht darin, dass die Teilnehmer sofortige Rückmeldungen über die Lernergebnisse erhalten. Außerdem findet das Lernen innerhalb der eigenen Arbeitssituation statt, so dass die Beschäftigten neue Fähigkeiten und Kenntnisse gleichzeitig ausprobieren und anwenden können.
  • Ein betrieblicher und kostentechnischer Vorteil der Ausbildung am Arbeitsplatz besteht darin, dass wenig produktive Arbeitszeit verloren geht.
  • Das Lernen am Arbeitsplatz ermöglicht es, die Ergebnisse einer Schulung direkt in der Praxis zu testen. So können Sie folglich sofort sehen, welche Bereiche betroffen sind und ob das Gelernte mit den beruflichen Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiter übereinstimmt.

Lesen Sie auch: Was ist Ausbildung am Arbeitsplatz, und warum ist sie so effektiv?

 

6. Intelligenter einarbeiten

Das richtige Einarbeiten von Talenten ist ein oft unterschätzter Teil des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses. Dabei ist das Einarbeiten extrem wichtig, und ein guter Einarbeitungsprozess bietet viele praktische Vorteile!

  • Gut eingearbeitete Neulinge sind schneller produktiv, weil sie sich das Wissen und die Fähigkeiten, die sie in ihrer neuen Rolle benötigen, schon frühzeitig aneignen.
  • Eine gute Einarbeitungszeit sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter die vorherrschende Unternehmenskultur schneller kennenlernen.
  • Wenn neue Mitarbeiter gut eingearbeitet werden, entsteht ein schnellerer Anschluss an den Rest des Teams.
  • Neue Mitarbeiter sind schnell wieder weg, wenn sie ihre Einarbeitungszeit als unklar, unvollständig oder unangenehm empfinden. Und das ist nicht gut für Ihre Personalfluktuation!
  • Das Anbieten einer gutem Einarbeitungszeit ist eine effektive Form der Mund-zu-Mund-Propaganda.

 

Fazit: weiter verbessern

Eine starke Organisation kann ohne effiziente, reibungslos ablaufende Geschäftsprozesse nicht existieren. Die obigen Tipps werden Ihnen auf Ihrem Weg zur strukturellen Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse sehr helfen. Sorgen Sie abschließend auch für einen aktuellen und umfassenden Überblick über die in Ihrer Organisation verfügbaren Fertigkeiten und Zertifizierungen.

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