Wie Vergeer Holland das Chaos der Tabellenkalkulation durch prüfungssichere Sicherheit ersetzte
Wenn der Prüfer kommt, ist die Antwort bereits auf dem Bildschirm
Ein schnelllebiger Betrieb mit einem langsamen, fragilen System
Vergeer Holland reift und verpackt Käse für Exportmärkte auf der ganzen Welt. Es handelt sich um ein Geschäft mit hohen Compliance-Anforderungen, und lange Zeit war das System, das die Qualifikationen der Belegschaft unterstützte, eine einzige, umfangreiche Excel-Datei.
„Wir hatten eine große Excel-Tabelle mit allen Fähigkeiten und Qualifikationen“, sagte Anne Houben, Koordinatorin für Lernen & Entwicklung bei Vergeer Holland. „Es war viel Arbeit und Upload, besonders bei Audits. Es war schwierig, Leute zu finden, und es dauerte lange, die Datei zu öffnen.“
Dieses letzte Detail ist aufschlussreich. Wenn eine Datei lange zum Öffnen braucht, ist sie bereits zu groß, um nützlich zu sein – und wenn Auditoren anklopfen, ist „zu groß, um nützlich zu sein“ keine Option.
Das Audit-Problem, das eine Änderung erzwang
Vergeer musste in der Lage sein, klar und sofort nachzuweisen, dass ihre Belegschaft ordnungsgemäß qualifiziert war, nicht nach dem Durchsuchen einer Tabellenkalkulation, sondern im Moment selbst.
„Der größte operative Schwachpunkt bei der Suche nach einem anderen System waren unsere Audits“, sagte Houben. „Wir wollten im Audit zeigen, dass wir gut qualifiziert waren, dass wir gut qualifizierte Mitarbeiter hatten. Und wir suchten nach einem System, das dies sofort in unserem Gespräch mit einem Auditor zeigen konnte.“
Das ist eine spezifische und anspruchsvolle Anforderung, die sowohl das Vorhandensein der Daten als auch die Fähigkeit umfasst, diese auf Abruf mit Sicherheit vor jemandem zu präsentieren, dessen Aufgabe es ist, Lücken zu finden.
Wir wollten im Audit zeigen, dass wir gut qualifiziert waren, dass wir gut qualifizierte Mitarbeiter hatten. Und wir suchten nach einem System, das dies sofort zeigen konnte.
Anne Houben
Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland
Transparenz, die über L&D hinausgeht
Eine der bedeutenderen Veränderungen nach der Implementierung von AG5 betraf die Verantwortlichkeit. Das Skills Management hörte auf, etwas zu sein, das ausschließlich in der L&D-Funktion angesiedelt war, und wurde zu etwas, das Manager selbst sehen und darauf reagieren konnten.
„AG5 gibt uns einen guten Überblick über alle Fähigkeiten. Nicht nur uns, sondern auch den Managern. So können sie selbst sehen, welche Art von Fähigkeiten die Mitarbeiter benötigen“, sagte Houben. „Das gibt ihnen auch die Verantwortung zu sehen, was in ihren Abteilungen passiert.“
Das Team nutzt die Insights-Funktion von AG5, um Managern ein Live-Bild davon zu geben, wo ihre Teams stehen. Wenn die Daten sichtbar sind, folgt die Verantwortung.
Ein System, das mit Ihnen wächst
Houbens Bericht beleuchtet, wie die Beziehung von Vergeer zu AG5 nicht bei der Implementierung endete. Monatliche Sitzungen geben dem Team einen regelmäßigen Kontaktpunkt, um Fragen zu stellen, neue Bedürfnisse zu äußern und die Arbeit mit der Plattform kontinuierlich zu verbessern.
„Jedes Mal, wenn wir eine Frage haben und etwas verbessern wollen, hat AG5 eine Lösung oder wird in Zukunft eine Lösung haben“, sagte Houben.
AG5 gibt uns einen guten Überblick über alle Kompetenzen. Nicht nur uns, sondern auch den Managern. So können sie selbst sehen, welche Kompetenzen die Mitarbeiter benötigen.
Anne Houben
Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland
Für Vergeer Holland muss die Komplexität im Produkt liegen, nicht in den Werkzeugen, die es für den täglichen Betrieb verwendet. AG5 gibt dem Team von Vergeer die Klarheit, die es benötigt, um seine Belegschaft qualifiziert, seine Manager informiert und seine Prüfer zufrieden zu halten, alles ohne eine Tabellenkalkulation zu öffnen.
