8 tips om tot de beste teamsamenstelling te komen

De uitdagingen van teamworkCopied

Productiviteit op de werkvloer valt of staat vaak met goed teamwork. Binnen een goed functionerend team krijg je meer voor elkaar dan in je eentje en werk je met meer plezier. Tegelijkertijd is een prettige samenwerking lang niet altijd vanzelfsprekend. Laten we eerst eens kijken naar bekende problemen in samengestelde teams.

• Er is geen duidelijke rol- en taakverdeling.
• De leiderschapsstijl van de manager of teamleider past niet bij het team.
• Nieuwe teamleden worden niet goed in het team opgenomen door leden die elkaar al langer kennen en al jaren met elkaar samenwerken.
• Het einddoel is niet duidelijk gedefinieerd, waardoor er onder teamleden verwarring ontstaat over de taakverdeling en tijdsplanning.
• De communicatie laat te wensen over. Dit komt vaak door een slechte balans binnen het team of (te) nadrukkelijke aanwezigheid van dominante en extraverte types.
• Het team heeft een te homogeen profiel.

Tips voor een betere teamsamenstellingCopied

Het gros van de bovengenoemde problemen kun je voorkomen door extra aandacht te besteden aan het samenstellen van het best mogelijke team voor een bepaalde klus. Doe je voordeel met de volgende tips voor een betere teamsamenstelling.

1. Kies de juiste teamleider

De teamleider is een belangrijke factor bij het samenstellen van het juiste team. Is de manager een vreemde eend in de bijt omdat zijn of haar leiderschapsstijl totaal niet past bij het karakter en de ideeën van de overige teamleden? Dan zullen de gewenste resultaten uitblijven.

Bestaat je team bijvoorbeeld uit doorgewinterde professionals die veel waarde hechten aan een autonomie? Dan raakt een klassieke micromanager  zeker niet de juiste snaar bij die mensen. Andersom is het meestal ook niet verstandig om een teamleider met een erg losse managementstijl te koppelen aan een team dat nog veel begeleiding en sturing nodig heeft.

2. Zorg voor de juiste teamgrootte

De grootte van het team is ook een belangrijk aandachtspunt. Hoewel de exacte teamomvang natuurlijk afhangt van de grootte van een klus, is het vooral belangrijk dat je genoeg mensen hebt om alle taken goed te verdelen, de vaart erin te houden en elkaar op te vangen. Maar waak ook voor overbezetting. In een te groot team is het lastiger om de communicatie en taakverdeling optimaal te houden.

3. Creëer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Dit lijkt een inkopper, maar blijkt in de praktijk toch niet altijd zo eenvoudig te zijn. Bij het creëren van rollen en verantwoordelijken wordt namelijk vaak exclusief gekeken naar de functieomschrijving van een medewerker. In werkelijkheid is een breder perspectief vaak beter, vooral omdat de rol en meerwaarde van een medewerker vaak buiten zijn ‘harde’ functieomschrijving liggen.

In een goed team hangen de verantwoordelijkheden van individuele teamleden nauw met elkaar samen. Ieder teamlid moet duidelijk weten wat je van hem of haar verwacht, maar ook weten wat hij of zij van de overige teamleden kan verwachten. Zo ontstaat een transparant geheel waarbinnen de kunde, kennis, competenties en vaardigheden van alle teamleden tot zijn recht kunnen komen.

4. Kies voor diversiteit

Een promotieonderzoek van Sander Hoogendoorn (UvA) en verschillende andere studies laten zien dat teams van zowel mannen als vrouwen met een grote etnische diversiteit beter presteren dan teams met een homogeen karakter.

Hetzelfde geldt voor teams die bestaan uit mensen met verschillende professionele achtergronden. Het is bijvoorbeeld al lang niet meer ongebruikelijk dat teams die software ontwikkelen ook deels bestaan uit leden zonder een klassieke IT-achtergrond. Statistici, natuurwetenschappers of taalwetenschappers met een interesse in IT, programmeren en coderen zijn vaak uitstekende ‘citizen developers’.

Het ideale team heeft in veel gevallen dus een gemêleerd karakter. Het grootste voordeel van zo’n stukje diversiteit? Je zorgt voor een enorme verbreding van het kennisvlak, waardoor het eenvoudiger is om nieuwe ideeën te vertalen naar innovaties, oplossingen en werkwijzen die een organisatie écht vooruithelpen. Een divers team brengt vaak een onuitputtelijke stroom aan nieuwe en originele gedachtegangen voort.

5. De juiste mix van kwaliteiten

De juiste mix van kwaliteiten is minstens zo belangrijk voor de ideale teamsamenstelling als diversiteit en het hebben van genoeg handen om het werk aan te kunnen. Allereerst is het natuurlijk belangrijk om mensen aan boord te hebben die gedetailleerde kennis hebben van de materie waar het team zich mee bezighoudt. Denk bijvoorbeeld aan specialistische technische vaardigheden of specifieke regelkennis.

Daarnaast heb je ook minstens één ondernemend teamlid nodig. Iemand die goed kan organiseren, knopen doorhakt en over het vermogen beschikt om een project op te starten en te managen. Tot slot heeft elk goed team ook een of meerdere verbinders, medewerkers die zowel teamleden als externe partijen samenbrengen en ze de weg wijzen naar een gemeenschappelijk doel.

6. Maak teams complementair

Diversiteit is leuk. Maar je hebt er natuurlijk weinig aan als mensen elkaar voortdurend in de haren vliegen of niet begrijpen. Een goed team is ook complementair. Bouw aan teams met complementaire persoonlijkheden, achtergronden en skills. Dat doe je bijvoorbeeld door persoonlijkheidstests niet alleen te gebruiken in het selectieproces, maar ook wanneer je een nieuwe medewerker in een team plaatst.

Een goed voorbeeld is het principe van de 4H’s: dit stelt dat binnen tech kringen elk team een Hacker, Hustler, Hipster en een Hero nodig heeft om succesvol te zijn. Binnen een complementair team mogen mensen gerust van mening verschillen en met elkaar in discussie gaan, maar wel op een constructieve en oplossingsgerichte manier.

7. Kies voor een platte organisatiestructuur

Meerdere managementlagen verhogen soms de effectiviteit, maar remmen ook vaak de productiviteit. Zeker op teamniveau is het belangrijk om het aantal management- en controlelagen binnen de perken te houden. De succesvolste teams hebben vaak weinig leiders en een platte organisatiestructuur. Probeer ook formele functietitels zoveel mogelijk te vermijden.

8. Stem persoonlijkheden af op de groepstaken

Welke invloed heeft de persoonlijkheidssamenstelling van een team op het groepsproces en de teamprestaties? Uit onderzoek van psycholoog Alex Hellenthal blijkt dat het de moeite waard is om hier aandacht aan te besteden.

Uit zijn onderzoek bleek: vriendelijke en emotioneel stabiele mensen zijn waardevol voor elk team, terwijl de wenselijkheid van extraversie en intellectuele autonomie sterk afhangt van de taken die een team heeft. Extraverte mensen zijn namelijk vaak gemakkelijk in de omgang en overleggen veel. Dat zijn gunstige eigenschappen als het gaat om teamwork. Aan de andere kant zijn ze vaak dominant aanwezig en profileren ze zich graag. Zet je te veel extraverte types bij elkaar in hetzelfde team? Dan liggen botsingen en conflicten al gauw op de loer.

Het ideale team samenstellen d.m.v. skills managementCopied

Het samenstellen van het ideale team wordt een stuk makkelijker als je een goed overzicht hebt van de competenties en vaardigheden van al je medewerkers. Skills management is dan ook geen overbodige luxe als je tot de ideale teamsamenstelling wilt komen. Er zijn verschillende tools om dit proces in goede banen te leiden.

Skills matrix

Allereerst is er de skills matrix, een overzicht van de vaardigheden en kwalificaties van je medewerkers in matrixvorm.

Zo’n overzicht kun je gemakkelijk maken in Excel. Download hier ons skills matrix voorbeeld template en ga meteen aan de slag!

Skills management software

Als je het écht goed wilt doen, kies je voor skills management software. Met de software van AG5 kun je alle harde vaardigheden en soft skills van je medewerkers bijhouden en bijwerken in één centrale omgeving in de cloud. Zo zie je altijd welke mensen de ideale fit zijn voor een bepaald team.

Wil je weten hoe het werkt? Lees het hier of boek meteen een gratis demo.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.