Personeel ontslaan? Maak transparante keuzes met een skills matrix

Niemand kan met absolute zekerheid de toekomst voorspellen. Hoewel je het natuurlijk probeert te voorkomen, kunnen onvoorziene economische omstandigheden (zoals de coronacrisis) ervoor zorgen dat je binnen je organisatie mensen moet ontslaan. In zo’n geval moet je vaak ingrijpende en vervelende keuzes maken. In dit artikel lees je hoe je daarbij eerlijke en transparante beslissingen neemt.

 

Redenen van ontslag

Te veel mensen in dienst hebben noemen we ‘overtolligheid’. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Denk aan economische tegenwind, waardoor je inkomsten afnemen en je als organisatie noodgedwongen moet snijden in de personeelskosten. Een goed voorbeeld hiervan zijn de vele luchtvaartmaatschappijen en poppodia die zwaar geraakt zijn door de coronacrisis. Door de sterke afname van het aantal passagiers en bezoekers zijn de winsten flink gekelderd, waardoor het inkrimpen van de workforce bittere noodzaak wordt.

 

Overtolligheid kan ook ontstaan als je robotisering doorvoert. Denk aan machines die bepaalde taken aan een productielijn overnemen. Of aan intelligente chatbots die een deel van de support en klantenservice verzorgen.

 

Of wellicht streef je als organisatie naar meer specialisatie omdat je ziet dat specialisten het binnen jouw branche beter doen dan generalisten. Dit kan betekenen dat je bepaalde werkzaamheden, diensten of producten schrapt uit je aanbod, waardoor een deel van het personeel overtollig wordt.

 

De skills matrix

Natuurlijk is het vervelend om mensen te moeten ontslaan, zeker als het gaat om medewerkers die behoorlijk tot goed functioneren. Je neemt toch een beslissing die het leven van een werknemer vaak negatief beïnvloedt. Ontkom je er toch niet aan? Dan is het zaak dat je het wel op een eerlijke en transparante manier doet.

 

Een skills matrix helpt je hierbij. Dit is een overzicht van de competenties, kennis, vaardigheden en kwalificaties van je medewerkers in matrixvorm. Op één as staan de verschillende medewerkers, terwijl de andere as de vaardigheden toont die nodig zijn om een bepaalde rol goed te kunnen vervullen. Afhankelijk van de complexiteit en de in kaart gebrachte skills en competenties, kan zo’n matrix verschillende praktische vormen aannemen.

De competentie of certificering van een werknemer kun je op verschillende manieren illustreren. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden.

  • Een vaardigheid is wel, niet of deels aanwezig bij een medewerker.
  • Een percentage of beheersingsgraad die het vaardigheidsniveau van een medewerker op een bepaald gebied uitdrukt. Hiervoor kun je cijfers, woordelijke kwalificaties (uitstekend, goed, redelijk, matig of slecht) of een taartdiagram met kwadranten gebruiken.

Bekijk hier enkele voorbeelden: 5x skills matrix templates in Excel en PDF

De skills matrix gebruiken bij overtolligheid

Maar hoe gebruik je een skills matrix nou concreet en fair als je te maken hebt met overtolligheid en dus afscheid moet nemen van een of meerdere medewerkers? De nu volgende guidelines zetten je op het juiste spoor.

 

1. Creëer een selectiepool

Selecteer eerst de mensen die in aanmerking komen voor ontslag. Een goede en zorgvuldig samengestelde selectiepool bestaat zowel uit medewerkers die dezelfde taak of baan hebben als werknemers die vergelijkbare competenties en vaardigheden delen, maar een andere functie binnen het bedrijf bekleden.

 

2. Gebruik objectieve selectiecriteria

Hanteer objectieve en faire selectiecriteria. Kijk dus naar zaken als vaardigheden, werkervaring, de kwaliteit van het werk dat iemand levert, betrokkenheid en gedrag op de werkvloer. Kies niet op basis van subjectieve en discriminerende criteria als gender, leeftijd, ras, relatiestatus, religie of levensbeschouwing en niet-werkgerelateerde interesses.

 

3. Kijk goed naar aanwezigheid

Het is natuurlijk verleidelijk om bij het maken van een selectie ook te kijken naar verzuim. Heeft iemand in het verleden lang thuisgezeten? Of is een bepaalde medewerker regelmatig een paar dagen ziek of absent? Dan is de verleiding groot om bij overtolligheid het eerst afscheid te nemen van deze mensen.

 

Hoewel er niets op tegen is om de factor presentie bij je beslissing te betrekken, is het ook geen variabele waar je je blind op moet staren. Kijk dus ook goed naar de reden waarom iemand een tijdje uit de running is geweest. Je kunt het mensen bijvoorbeeld moeilijk aanrekenen als ze het slachtoffer worden van een ernstige ziekte.

 

4. Ben duidelijk over het proces

Licht de beslissingen die je neemt duidelijk toe. Communiceer naar medewerkers hoe je tot een bepaald oordeel bent gekomen en op welke criteria je keuze is gebaseerd. Dit kan prima door de skills matrix erbij te pakken. Aan de hand van de matrix kun je bijvoorbeeld laten zien welke competenties en vaardigheden nu en in de toekomst het belangrijkst zijn voor de organisatie.

 

Door je keuzes toe te lichten met de feiten die de skills matrix levert, zullen medewerkers zich ook eerder en gemakkelijker neerleggen bij je beslissing. Ook is het slim om je criteria door te spreken met de ondernemingsraad of vakbond, zodat je kan bewijzen dat jouw werkwijze fair en objectief is.

Template voor een goede skills matrix

In deze skills matrix template kun je de bovengenoemde selectie mooi verwerken. Aan de linkerkant zet je verticaal de medewerkers die je opneemt in de selectiepool. Op de horizontale as zet je vervolgens de voor jouw organisatie bijzonder belangrijke vaardigheden en competenties die je wilt behouden. Vervolgens kun je per vaardigheid het bekwaamheidsniveau van elke medewerker weergeven.

 

Hoewel het nooit leuk is om medewerkers wegens overtolligheid te moeten ontslaan, kun je jouw beslissingen met een skills matrix wel beter beredeneren. Bovendien helpt de matrix je bij het maken van eerlijke keuzes die zijn gebaseerd op objectieve criteria.

 



Gerelateerde berichten