Müssen Sie Mitarbeiter entlassen? Dann treffen Sie transparente Entscheidungen mithilfe einer Qualifikationsmatrix.

Niemand kann die Zukunft mit absoluter Gewissheit vorhersagen. Obwohl Sie natürlich versuchen, Entlassungen zu verhindern, können unvorhergesehene wirtschaftliche Umstände (z.B. die Corona-Krise) dazu führen, dass Sie innerhalb Ihrer Organisation Mitarbeiter entlassen müssen. Dann müssen Sie oft drastische und unangenehme Entscheidungen treffen. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie dabei ehrliche und transparente Entscheidungen treffen können.

 

Gründe für Entlassungen

Bei zu vielen Angestellten sprechen wir von “überschüssigen Mitarbeitern”. Dafür kann es mehrere Ursachen geben, z.B. eine wirtschaftliche Flaute, die Ihr Einkommen reduziert und Sie als Organisation zwingt, die Personalkosten zu senken. Ein gutes Beispiel dafür sind die vielen Fluggesellschaften und die Veranstaltungsbranche, die von der Corona-Krise schwer getroffen wurden. Der starke Rückgang der Passagier- bzw. Besucherzahlen hat zu einem starken Gewinneinbruch geführt, so dass ein Personalabbau unumgänglich ist.

 

Überschüssige Mitarbeiter können auch eine Folge der Robotisierung sein. Denken Sie beispielsweise an Maschinen, die bestimmte Aufgaben in einer Produktionslinie übernehmen. Oder intelligente Chatbots, die einen Teil des Supports und der Kundenbetreuung übernehmen.

 

Möglicherweise strebt Ihre Organisation aber auch nach mehr Spezialisierung, weil Sie sehen, dass Spezialisten in Ihrer Branche besser abschneiden als Generalisten. Das kann bedeuten, dass Sie bestimmte Aktivitäten, Dienstleistungen oder Produkte aus Ihrem Angebot streichen und einige Mitarbeiter entlassen müssen.

 

Die Qualifikationsmatrix

Natürlich ist es ärgerlich, Mitarbeiter entlassen zu müssen, besonders wenn diese Mitarbeiter gute Arbeit leisten. Schließlich treffen Sie eine Entscheidung, die sich oft negativ auf das Leben eines Mitarbeiters auswirkt. Wenn Sie aber dazu gezwungen sind, dann ist es wichtig, dass Sie dabei auf eine ehrliche und transparente Weise vorgehen.

 

Eine Qualifikationsmatrix hilft Ihnen dabei. Dabei handelt es sich um eine Übersicht über die Kompetenzen, Kenntnisse, Fertigkeiten und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter in Form einer Matrix. Die eine Achse zeigt die verschiedenen Mitarbeiter. Die andere Achse zeigt die Fähigkeiten an, die benötigt werden, um eine bestimmte Funktion gut auszufüllen. In Abhängigkeit von der Komplexität und den identifizierten Fähigkeiten und Kompetenzen kann eine solche Matrix unterschiedliche praktische Formen annehmen.

Sie können die Kompetenz oder Zertifizierung eines Mitarbeiters auf verschiedene Weise veranschaulichen, z.B. mithilfe der nachfolgenden Beispiele.

  • Eine Fähigkeit ist bei einem Mitarbeiter vorhanden, nicht vorhanden oder teilweise vorhanden
  • und wird durch einen Prozentsatz oder Beherrschungsgrad dargestellt, der das Fähigkeitsniveau eines Mitarbeiters in einem bestimmten Bereich anzeigt. Sie können die Qualifikation durch Zahlen oder Begriffe (ausgezeichnet, gut, angemessen, mäßig oder schlecht) angeben oder ein Tortendiagramm mit Quadranten verwenden.

Sehen Sie sich hier einige Beispiele an: 5 Vorlagen für Qualifikationsmatrizen in Excel und PDF

Verwendung der Qualifikationsmatrix bei Entlassungen

Aber wie können Sie eine Qualifikationsmatrix konkret und fair einsetzen, wenn Sie einen Personalabbau zu bewältigen haben und sich deshalb von einem oder mehreren Mitarbeitern trennen müssen? Die nachfolgenden Richtlinien helfen Ihnen dabei.

 

1. Erstellen eines Auswahlpools

Wählen Sie zunächst die Personen aus, die für eine Entlassung in Frage kommen. Ein guter und sorgfältig zusammengestellter Auswahlpool besteht sowohl aus Mitarbeitern, die dieselbe Aufgabe oder Stelle haben, als auch aus Mitarbeitern, die vergleichbare Kompetenzen und Fertigkeiten besitzen, aber eine andere Funktion innerhalb des Unternehmens bekleiden.

 

2. Verwenden Sie objektive Auswahlkriterien

Wenden Sie objektive und faire Auswahlkriterien an. Achten Sie also auf Aspekte wie Fertigkeiten, Berufserfahrung, die Qualität der Arbeit, die jemand leistet, Engagement und Verhalten am Arbeitsplatz. Wählen Sie keine subjektiven und diskriminierenden Kriterien wie Geschlecht, Alter, Rasse, Beziehungsstatus, Religion oder Weltanschauung sowie private Interessen.

 

3. Sehen Sie sich auch die Anwesenheit genau an.

Es ist natürlich verlockend, bei der Auswahl auch auf die Fehlzeiten zu achten. War ein Mitarbeiter in der Vergangenheit schon einmal für längere Zeit zu Hause? Oder ist ein bestimmter Mitarbeiter regelmäßig mehrere Tage krank oder abwesend? Dann ist die Versuchung groß, sich im Falle anstehender Entlassungen zuerst von diesen Mitarbeitern zu trennen.

 

Es spricht nichts dagegen, den Faktor Anwesenheit in Ihre Entscheidung miteinzubeziehen. Sie sollten sich aber nicht blindlings auf diese Variable konzentrieren. Schauen Sie sich deshalb genau an, warum jemand eine Zeit lang nicht im Betrieb anwesend war. Man kann es Menschen z.B. kaum anrechnen, wenn sie Opfer einer schweren Krankheit werden.

 

4. Seien Sie transparent in Bezug auf den Prozess

Erläutern Sie klar und deutlich die Entscheidungen, die Sie treffen. Erklären Sie den Mitarbeitern, wie Sie zu einem bestimmten Urteil gekommen sind und auf welchen Kriterien Ihre Wahl beruht. Das geht hervorragend mit der Qualifikationsmatrix. Mithilfe der Matrix können Sie z.B. aufzeigen, welche Kompetenzen und Fertigkeiten jetzt und in Zukunft für die Organisation am wichtigsten sind.

 

Wenn Sie Ihre Entscheidungen mit den Fakten begründen, die die Qualifikationsmatrix liefert, werden die Mitarbeiter auch eher bereit sein, Ihre Entscheidung zu akzeptieren. Außerdem ist es ratsam, Ihre Kriterien mit dem Betriebsrat oder der Gewerkschaft zu besprechen, damit Sie beweisen können, dass Ihre Vorgehensweise fair und objektiv ist.

Vorlage für eine gute Qualifikationsmatrix

In dieser Qualifikationsmatrix-Vorlage können Sie die obige Auswahl sehr schön verarbeiten. Auf der linken Seite tragen Sie vertikal die Mitarbeiter ein, die Sie in den Auswahlpool aufnehmen. Auf der horizontalen Achse tragen Sie dann die Fertigkeiten und Kompetenzen ein, die für Ihre Organisation besonders wichtig sind und die Sie erhalten wollen. Als Nächstes können Sie für jede Fertigkeit das Qualifikationsniveau jedes Mitarbeiters angeben.

 

Obwohl es immer unangenehm ist, “überflüssige” Mitarbeiter entlassen zu müssen, können Sie Ihre Entscheidungen mithilfe einer Qualifikationsmatrix besser begründen. Außerdem hilft Ihnen die Matrix, eine ehrliche Auswahl auf Grundlage objektiver Kriterien zu treffen.

 



Zusammenhängende Posts