12 tips om nieuwe medewerkers goed en snel in te werken

Waarom een goede inwerkperiode belangrijk isCopied

Het goed inwerken (of onboarden) van een collega is een onderdeel van het recruitment- en opstarttraject dat nogal eens wordt onderschat. De effecten die een goede inwerkperiode op de lange termijn heeft, worden niet altijd op waarde geschat, terwijl de druk van dagelijkse werkzaamheden ook vaak leidt tot een gebrek aan tijd om een nieuwe medewerker intensief te begeleiden.

Toch levert goed onboarden vele voordelen op. Zoals:

• Goed ingewerkte nieuwelingen zijn sneller productief omdat ze zich al in een vroeg stadium de kennis en vaardigheden eigen maken die ze in hun nieuwe rol nodig hebben.
• Een goede inwerkperiode zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de heersende bedrijfscultuur sneller leren kennen.
• Er ontstaat sneller een klik met de rest van het team als je nieuwe mensen goed inwerkt.
• Een deel van de nieuwe medewerkers zijn snel weer weg als ze hun inwerkperiode als onduidelijk, onvolledig of onplezierig ervaren. Niet goed voor je personeelsverloop!
• Het aanbieden van een goede inwerkperiode is een goede vorm van mond-tot-mondreclame. Een nieuwe medewerker die positieve ervaringen opdoet tijdens zijn eerste weken in een nieuwe arbeidsomgeving, zal hier ook over spreken met vrienden, kennissen en collega-professionals. Het resultaat? Gratis positieve reclame die zich met een beetje geluk als een olievlek verspreidt.

Tips voor het inwerken van nieuwe medewerkersCopied

Hoe kun je je nieuwe medewerkers goed inwerken? Er zijn verschillende manieren om van een inwerkperiode een traject met meerwaarde voor de nieuwe medewerker en jouw organisatie te maken. Doe je voordeel met onderstaande tips.

1. Maak een goed inwerkplan

Begin met het maken van een goed inwerkplan voor nieuw personeel. Dat kan een algemene blauwdruk zijn, maar ook een naar persoonskenmerken of functie gespecificeerd schema.

In zo’n inwerkplan omschrijf je wat de belangrijkste doelstelling van de inwerkperiode is, hoe lang die duurt en hoe de inwerkperiode er concreet uit gaat zien. Geef ook aan wat je op enig moment van de nieuwe werknemer verwacht. Hoe lang en bij welke taken geef je hem extra begeleiding? Op welk moment schroef je de mate van begeleiding terug en gooi je de nieuwe kracht echt in het diepe? Een goed inwerkplan beantwoordt deze vragen.

2. Begin vroeg

Veel mensen denken dat onboarding begint op de eerste werkdag. Eigenlijk is dat te laat. Het is veel verstandiger om een nieuwe medewerker al tijdens de fase van preboarding nauw bij de organisatie te betrekken. Zo smeed je sneller een innige persoonlijke en professionele band.

Nodig de nieuwe medewerker bijvoorbeeld uit voor een teamuitje. Of stuur hem ruim voor zijn eerste werkdag een hartelijke welkomstbrief. Andersom kan natuurlijk ook: laat de nieuwe medewerker zich voorstellen in een zelfgeschreven e-mail die verstuurt wordt naar het hele bedrijf.

3. Zorg voor een vaste begeleider

Een vaste begeleider, ook wel bekend als een ‘buddy’, geeft een nieuwe medewerker houvast in zijn nieuwe werkomgeving. De ideale buddy heeft een functieprofiel dat nauw aansluit bij dat van de nieuwe kracht en is bekend met de taken die de nieuweling moet gaan uitvoeren. De vaste begeleider kan de novice ook inwijden in het informele karakter (bedrijfscultuur, de lunch en de gezamenlijke activiteiten buiten werktijd) van de organisatie.

4. Maak medewerkers bekend met de bedrijfscultuur

Let op dat het tijdens de inwerkperiode niet alleen gaat over taken, functie-eisen en productiviteit. Geef de nieuwe werknemer ook een gedegen uitleg over de organisatie en haar grondprincipes. Leg uit wat de normen en waarden binnen het bedrijf zijn, hoe je omgaat met klanten en relaties (formeel of informeel) en wat de huisregels zijn waar alle werknemers zich aan moeten houden.

5. Pas training on the job toe

Cursussen en trainingen vooraf zijn in het moderne werkklimaat steeds meer passé. Zeker bij het leren van praktische vaardigheden is training on the job (werkend leren) meestal effectiever. Training on the job is de beste manier om nieuwe medewerkers snel te laten instromen. Ze kunnen nieuw te leren skills direct inzetten in de dagelijkse werkpraktijk en nieuw verworven vaardigheden gelijk omzetten in succeservaringen.

6. Gebruik performance support

Performance support is de ondersteuning die ervoor zorgt dat medewerkers op de werkplek precies die informatie krijgen die ze op dát moment nodig hebben om hun werk optimaal uit te kunnen voeren. Je creëert dus leermomenten op de momenten dat daar behoefte aan is.

Performance support tools zoals infographics, (micro)video’s, mobiele apps, interactieve pdf’s, e-books en web- of podcasts maken leren leuker en gemakkelijker. Omdat ze informatie visualiseren en opdienen in goed behapbare brokken, zijn deze leermiddelen heel bruikbaar tijdens de inwerkperiode.

7. Kijk naar Training Within Industry

Training Within Industry (TWI) is een effectieve manier om nieuw personeel snel en goedkoop in te werken. De methode standaardiseert werkmethoden en stelt ervaren medewerkers in staat om hun kennis door te geven aan nieuwe of jonge collega’s. Het resultaat: procesverbeteringen en medewerkers die snel hun weg vinden in een nieuwe werkomgeving. Hier lees je meer over de bijzonderheden en voordelen van TWI.

8. Vertel een inspirerend verhaal

We houden al sinds mensenheugenis van goede verhalen. Een inspirerend en overtuigend verhaal over het ontstaan of de werkzaamheden van jouw bedrijf schept gelijk binding en geeft de nieuwe medewerker het gevoel dat hij in een bijzondere omgeving is beland.

De succesvolste bedrijven hebben een succesvol en inspirerend achtergrondverhaal dat hun merk koppelt aan een stukje beleving. Denk bijvoorbeeld aan de reis van Bill Gates, die de basis voor miljardenbedrijf Microsoft legde in zijn garage en uiteindelijk uitgroeide tot een van ’s werelds rijkste en gulste filantropen. Welk bijzondere verhaal kent jouw bedrijf?

9. Geef werk betekenis

Het moderne werken is meer dan alleen simpelweg je brood verdienen. De meeste professionals zijn ook op zoek naar betekenis en zingeving in hun werk. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 64% van de millennials liever leuk en betekenisvol werk doet tegen een salaris van 40.000 dollar per jaar dan saai en betekenisloos werk voor 100.000 dollar.

Focus je tijdens de inwerkperiode op het grote plaatje. Wat is de impact, zowel binnen als buiten de bedrijfsmuren, van het werk dat de nieuwe medewerker doet? En waarom ben juist jij die inspirerende werkgever waar ambitieuze professionals naar op zoek zijn?

10. Zorg voor een ingerichte werkplek

Zorg ervoor dat het bureau van de medewerker al helemaal werkklaar (de computer is uitgerust met alle belangrijke programma’s, de toegang tot het intranet is al geregeld) en ingericht is als hij voor zijn eerste werkdag op kantoor verschijnt. Dit lijkt een simpele geste, maar is wel een krachtige blijk van vertrouwen. Een volledig ingerichte werkplek zorgt er bovendien voor dat nieuw personeel een vliegende start kan maken.

11. Kweek teamspirit

De nieuwe medewerker wordt onderdeel van een team. Praat dus al in een vroeg stadium met de nieuweling over de rol die hij gaat spelen in jouw team en leg uit hoe dat team functioneert. Creëer een dialoog waarin je ook de nieuwe medewerker de ruimte geeft om zijn visie op teamwork en collegialiteit uiteen te zetten.

12. Hou de papierkraam beperkt

Het laatste dat een nieuwe medewerker wil is gelijk bedolven worden onder een berg papierwerk. Zorg er op zijn minst voor dat vanuit de werknemer alles al is ingevuld. Of nog beter: kies voor de papierloze opties (digitale formulieren, elektronische handtekening) die anno 2020 voorhanden zijn.

Maak de voortgang inzichtelijk met een skills matrixCopied

Wil je de voortgang volgen van een medewerker die zich in zijn inwerkperiode bevindt? Dan biedt een skills matrix uitkomst. Dit is een overzicht van medewerkers en hun vaardigheden in matrixvorm.

Voordelen van een skills matrixCopied

Een skills matrix heeft je organisatie veel te bieden, zeker ook als het aankomt op het inwerken van nieuwe krachten.

• Door het tonen van de matrix krijgt iedereen in één oogopslag te zien wat hij of zij kan. Zowel de medewerker zelf als het management profiteert hiervan.
• Een skills matrix geeft je meer inzicht in kritische vaardigheden en behoeften.
• Een vaardighedenmatrix vormt een sterke basis voor jouw opleidings-, trainings- en wervingsbeleid.
• Vervangers regelen en pieken in belasting opvangen gaat een stuk gemakkelijker als je helder voor ogen hebt wie precies wat kan.
• Je werkt met een flexibele tool die op organisatie-, afdelings- en teamniveau kan worden ingezet.
• Een goed bijgehouden matrix geeft zicht op de progressie die individuele medewerkers of teams maken. Zaken als ontwikkeling, productiviteit en de groei van het aantal vaardigheden worden namelijk inzichtelijk gemaakt.

Excel en AG5

Het maken van een skills matrix kan op diverse manieren. Je kan bijvoorbeeld kiezen voor een Excel skills matrix. Een goed begin, maar door de foutgevoeligheid, complexiteit en valkuilen op het gebied van versiebeheer niet ideaal voor de lange termijn. De skills management software van AG5 biedt meer mogelijkheden, zowel wat betreft het actualiseren als beheren van een skills matrix.

Maak van inwerken een prioriteitCopied

Zorg dragen voor een goede inwerkperiode heeft vele voordelen. Medewerkers voelen zich gelijk welkom, kunnen snel aan de slag en worden direct opgenomen in je team. Maak gebruik van de tips in dit artikel zodat je nieuwe medewerker een vliegende start maakt en met plezier aan zijn nieuwe baan begint!

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.