Zo maak je van capaciteitsmanagement een succes

Wat is capaciteitsmanagement?Copied

Capaciteitsmanagement is een essentieel onderdeel van workforce management. Met capaciteitsmanagement bedoelen we het structureel op elkaar afstemmen en beheersen van het werkaanbod en het personeel dat je tot je beschikking hebt. Met werkaanbod bedoelen hiermee de hoeveelheid werk die gedaan moet worden.

Capaciteitsmanagement gaat dus vooraf aan het maken van concrete week- of dagplanningen en het opstellen van roosters. Het richt zich niet alleen op de korte termijn, maar kijkt juist ook vooruit naar de toekomst.

Capaciteitsmanagement heeft idealiter zowel een kwantitatieve (het aantal beschikbare mensen) als kwalitatieve (de hoeveelheid gekwalificeerde medewerkers voor een bepaalde taak of functie) dimensie.

Op basis van historische data en structurele patronen maak je voorspellingen over aankomende workloads en de beschikbaarheid van het personeel. Deze getallen zijn namelijk voor veel organisaties niet het hele jaar hetzelfde.

• Door terugkerende runs op bepaalde producten in een bepaalde maand of bijvoorbeeld door meer ziektegevallen in de traditionele griepmaanden.
• Aan de personele kant kijk je bijvoorbeeld ook naar het aantal beschikbare fte’s, de dagen waarop medewerkers beschikbaar zijn, vakantieperiodes en het ziekteverzuim per afdeling.

Capaciteitsmanagement geeft dus antwoord op een belangrijke vraag: heeft mijn organisatie genoeg (kundige) medewerkers om te voldoen aan de klantvraag en alle interne processen naar volle tevredenheid te draaien? Nu, maar ook in piek- en dalperiodes. Een capaciteitsplanner is dan ook continu in de weer met het doorrekenen van allerlei scenario’s die invloed hebben op het werk- en personeelsaanbod. De meeste van zijn of haar vraagstukken beginnen met de woorden: “Wat gebeurt er als…?”

De voordelen van capaciteitsmanagementCopied

Het goed en consequent toepassen van capaciteitsmanagement heeft diverse voordelen. We benoemen kort de belangrijkste.

• Capaciteitsmanagement helpt je om zo efficiënt mogelijk in te spelen op toekomstige behoeften. Stel dat je voor een spoedklus een softwareontwikkelaar nodig hebt. Je weet dat je meerdere mensen in huis hebt die hiervoor geschikt zijn. Capaciteitsmanagement laat je zien wie op welk moment beschikbaar is. Is jouw junior developer prima in staat om de klus te klaren én is hij beschikbaar? Dan zet je hem of haar op het project en hou je meer ervaren krachten beschikbaar voor complexere klussen die de nodige jaartjes aan praktijkkennis vergen.
• Capaciteitsmanagement voorkomt dat je klanten teleurstelt of je medewerkers overbelast. Je weet namelijk precies hoeveel werk je op basis van het beschikbare personeelsbestand aankunt.
• Capaciteitsmanagement geeft je een helder overzicht van de competenties, vaardigheden en kwalificaties die je workforce bezit.
• Een logisch uitvloeisel van het bovengenoemde voordeel: je ziet sneller of er sprake is van eventuele skills gaps. Zo neem je voortaan geen project meer aan dat draait om big data terwijl er binnen je organisatie eigenlijk een tekort is aan goede data-analisten.
• Capaciteitsmanagement houdt rekening met een brede waaier aan factoren: personeelskosten, productieschema’s, productiefaciliteiten en voorraden worden allemaal meegenomen in het totaalplaatje. Het resultaat: het bijhouden en beheersen van kosten wordt een stuk eenvoudiger.
• Maak of verkoop je artikelen die in het teken staan van het actieve buitenleven? Dan groeit je klandizie waarschijnlijk flink naarmate het betere weer ons land nadert. Capaciteitsmanagement stelt je in staat om je personele bezetting al in een vroeg stadium af te stemmen op de aankomende piekperiode.

Capaciteitsmanagement in 4 stappenCopied

Hoe breng je capaciteitsmanagement concreet in de praktijk? We geven je een stappenplan dat een stevig fundament legt voor capaciteitsplanning.

1. De analysefase

Capaciteitsmanagement begint met het uitvoeren van een gedegen analyse. Kijk daarbij eerst naar de (verwachte) werklast en capaciteitsbehoefte. Die kun je op een aantal manieren voor het voetlicht brengen:

• Door productie-indicatoren (omzetcijfers, facturen, telefoonverkeer, vergaderingen) te vertalen naar het aantal werkuren, krijg je een beter beeld van de werkbelasting.
• Het verrichten van tijdsmetingen laat je zien hoe tijds- en arbeidsintensief bepaalde taken zijn.
• Je kunt taken normeren. Dit betekent dat je vastlegt hoeveel tijd een medewerker aan een bepaalde taak mag besteden. Door per medewerker alle verschillende activiteiten in beeld te brengen en te normeren, ontstaat een helder beeld van het werkaanbod.
• Benchmarking stelt je in staat om te leren van andere bedrijven binnen jouw branche. Welke patronen zie je bij hen op het gebied van werkaanbod?
• Wanneer moesten medewerkers overwerken omdat de werklast het personeelsaanbod oversteeg? Waar zitten de belangrijkste knelpunten? De zwakste schakels identificeren maakt het gemakkelijker om werklasten en je personeelsaanbod op één lijn te brengen.

Verdeel de werkvraag vervolgens in de drie typen werkzaamheden die in de dagelijkse praktijk terugkomen.

1. Allereerst zijn er natuurlijk de tijdgebonden, directe werkzaamheden, de reguliere taken en handelingen die steeds en meestal op dagelijkse basis terugkomen. Schrijf voor deze werkzaamheden van uur tot uur op hoeveel mensen je nodig hebt en aan welke kwalificaties die medewerkers moeten voldoen.
2. Vervolgens ga je over tot het categoriseren van de minder of helemaal niet tijdgebonden werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan zaken als archiveren en werkoverleg, activiteiten die je in principe op elk gewenst moment kunt inplannen.
3. Tot slot is er ook nog het onvoorspelbare werk. De inhoud van en benodigde bezetting voor dit type werk kun je vaak inschatten aan de hand van historische gegevens.

Om de beschikbare capaciteit te bepalen, reken je een bruto-nettoverhouding uit. Op basis van alle arbeidscontracten (full- en parttime) kun je per functie de brutocapaciteit uittellen.

Hier trek je vervolgens alle afwezigheden (verzuim, vakantie plus buitengewone verloven) en indirecte uren (scholing, opleiding, onderhoud) vanaf. Het cijfer dat overblijft is de nettocapaciteit die beschikbaar is voor de te plannen diensten en bekende afwezigheden.

De laatste stap in deze fase is het opvangen van de onvoorspelbaarheid. Hiervoor creëer je een noodzakelijke reservecapaciteit in de vorm van een externe of interne flexpool.

2. De afstemmingsfase

Heb je de grondige analyse van het verwachte werkaanbod en je personele capaciteit afgerond? Dan is het tijd om af te stemmen. De afstemmingsfase is gericht op het vinden van de best mogelijke balans tussen het werkaanbod en de werkvraag.

Hierbij staan twee vragen centraal:

• Is de capaciteit die ik in huis heb toereikend om al het werk gedaan te krijgen?
• Op welke manier plan ik de beschikbare capaciteit in?

Het is belangrijk om deze vragen vanuit een breed perspectief te benaderen. Kijk niet alleen naar kwantitatieve gegevens, maar houd ook rekening met zaken als bedrijfscultuur, kwaliteitsnormen en arbeidsvoorwaarden.

3. De planningsfase

In de planningsfase wordt het allemaal een stuk concreter. Je stelt een capaciteitsplan op en gaat daadwerkelijk vormgeven hoe je de personele capaciteit op je tijdlijn gaat organiseren.

Belangrijke vragen hierbij zijn: in hoeverre is er sprake van een (seizoensgebonden) variatie in capaciteitsbehoefte? En welke capaciteitsstrategieën ga je daadwerkelijk volgen?

Daarnaast plan je ook de invloed van onzekere factoren (verzuim, marktbewegingen, een groeiende behoefte aan flexwerkers) in.

4. De terugkoppelingsfase

Het opstellen van een capaciteitsplan is geen eenmalige activiteit. Een goed capaciteitsplan groeit mee met veranderende omstandigheden en moet je daarom continu blijven herzien en aanpassen.

Zeker in het digitale tijdperk verschuift de balans tussen de werkvraag en het werkaanbod vaak in een rap tempo en ontstaat er soms een kloof tussen de situatie op papier en de werkelijkheid. Neemt de werkvraag bijvoorbeeld toe? Dan is het belangrijk om te achterhalen of je te maken hebt met een eenmalige/tijdelijke toename of structurele groei.

Tip: gebruik skills management softwareCopied

Capaciteitsmanagement valt of staat met een goed overzicht van de vaardigheden die aanwezig zijn binnen je workforce. De beste en efficiëntste manier om dit inzicht te krijgen? Skills management software! Hiermee kun je alle informatie over de vaardigheden van je medewerkers bekijken en bijwerken in één centrale omgeving.

Medewerkers op basis van hun ervaring, harde en soft skills koppelen aan specifieke taken of projecten? Snel de juiste vervanger vinden als een vaste kracht tijdelijk ontbreekt of met pensioen gaat? Skills gaps dichten? Of een goede flexpool opbouwen? Met skills management software kan het allemaal en wordt capaciteitsmanagement op hoog niveau een eitje.

Bekijk hier hoe het werkt of vraag direct een live demo aan!

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.