Wie Sie aus Kapazitätsmanagement einen Erfolg machen

Was ist Kapazitätsmanagement?Copied

Kapazitätsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung. Unter Kapazitätsmanagement verstehen wir die strukturelle Abstimmung und Steuerung des Arbeitsangebots und des Personals, das Ihnen zur Verfügung steht. Unter dem Arbeitsangebot verstehen wir die Menge der zu verrichtenden Arbeit.

Kapazitätsmanagement erfolgt also vor der Erstellung von konkreten Wochen- oder Tagesplänen und Dienstplänen. Es ist nicht nur kurzfristig ausgerichtet, sondern auch zukunftsorientiert.

Kapazitätsmanagement hat im Idealfall sowohl eine quantitative (Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter) als auch eine qualitative (Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe oder Funktion) Ebene.

Sie treffen anhand bisheriger Daten und struktureller Muster Prognosen über die kommende Auslastung und Verfügbarkeit von Mitarbeitern. Bei vielen Organisationen schwanken diese Zahlen nämlich im Jahresverlauf

• durch einen wiederkehrenden Ansturm auf bestimmte Produkte in einem bestimmten Monat oder z.B. durch mehr Krankheitsfälle in den traditionellen Grippemonaten.
• Schauen Sie sich hinsichtlich des Personals beispielsweise auch die Anzahl der verfügbaren Vollzeitmitarbeiter, die Tage, an denen Mitarbeiter verfügbar sind, die Urlaubszeiten und die Fehlzeiten pro Abteilung an.

Das Kapazitätsmanagement ist folglich die Antwort auf eine wichtige Frage: hat meine Organisation genügend (qualifizierte) Mitarbeiter, um die Kundennachfrage zu befriedigen und alle internen Prozesse zur vollen Zufriedenheit ablaufen zu lassen? Und das nicht nur jetzt, sondern auch in Spitzen- und Nebenzeiten. Ein Kapazitätsplaner ist deshalb auch ständig damit beschäftigt, alle möglichen Szenarien zu berechnen, die das Arbeits- und Personalangebot beeinflussen. Die meisten seiner Fragen beginnen mit den Worten: „Was passiert, wenn…?“

Die Vorteile des KapazitätsmanagementsCopied

Die gute und konsequente Anwendung des Kapazitätsmanagements hat mehrere Vorteile. Wir werden die wichtigsten kurz erläutern.

• Kapazitätsmanagement hilft Ihnen dabei, auf zukünftige Anforderungen so effizient wie möglich zu reagieren. Stellen Sie sich vor, Sie bräuchten einen Software-Entwickler für einen Eilauftrag. Sie wissen, dass Sie mehrere Personen im Haus haben, die dafür qualifiziert sind. Mithilfe des Kapazitätsmanagements können Sie sehen, wer wann verfügbar ist. Ist Ihr Junior-Entwickler der Aufgabe gewachsen und verfügbar? Dann setzen Sie ihn auf das Projekt an und halten erfahrenere Mitarbeiter für komplexere Aufgaben bereit, die jahrelanges Praxiswissen erfordern.
• Durch Kapazitätsmanagement verhindern Sie, dass Sie Kunden enttäuschen oder Ihre Mitarbeiter überlasten. Sie wissen nämlich genau, wie viel Arbeit Sie mithilfe des verfügbaren Personals bewältigen können.
• Durch Kapazitätsmanagement erhalten Sie einen klaren Überblick über die Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen Ihrer Belegschaft.
• Eine logische Folge des oben genannten Vorteils: Sie sehen schneller, ob es möglicherweise Qualifikationslücken gibt. Folglich nehmen Sie fortan kein Projekt mehr an, das sich um Big Data dreht, wenn es in Ihrer Organisation an guten Datenanalysten mangelt.
• Das Kapazitätsmanagement berücksichtigt eine Vielzahl von Faktoren: Personalkosten, Produktionspläne, Produktionsanlagen und Lagerbestände werden in das Gesamtbild miteinbezogen. Dadurch werden Kostenverwaltung und -kontrolle wesentlich einfacher.
• Produzieren oder verkaufen Sie Artikel, die sich um Aktivitäten im Freien drehen? Dann wird Ihr Kundenkreis wahrscheinlich erheblich wachsen, wenn sich das Wetter in unserem Land wieder bessert. Durch Kapazitätsmanagement können Sie Ihre Personalbesetzung schon frühzeitig auf die kommende Spitzenzeit ausrichten.

Kapazitätsmanagement in 4 SchrittenCopied

Wie wird Kapazitätsmanagement konkret in der Praxis umgesetzt? Wir stellen Ihnen einen Stufenplan vor, der eine solide Basis für die Kapazitätsplanung bildet.

1. Die Analysephase

Kapazitätsmanagement beginnt mit der Durchführung einer gründlichen Analyse. Schauen Sie sich dabei zunächst die (erwartete) Arbeitslast und den Kapazitätsbedarf an. Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese beiden Punkte in den Mittelpunkt zu rücken:

• Wenn Sie Produktionsindikatoren (Umsatzzahlen, Rechnungen, Telefonate, Versammlungen) in die Anzahl der Arbeitsstunden umrechnen, erhalten Sie ein besseres Bild der Arbeitsbelastung.
• Anhand von Zeitmessungen können Sie erkennen, wie zeit- und arbeitsintensiv bestimmte Aufgaben sind.
• Sie können Aufgaben standardisieren. Dadurch legen Sie fest, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe aufwenden darf. Durch die Identifizierung und Standardisierung aller unterschiedlichen Tätigkeiten für jeden Mitarbeiter entsteht ein klares Bild über die Arbeitsbelastung.
• Leistungsvergleiche ermöglichen es Ihnen, von anderen Unternehmen Ihrer Branche zu lernen. Welche Muster erkennen Sie bei ihnen in Bezug auf das Arbeitsangebot?
• Wann mussten Mitarbeiter Überstunden machen, weil die Arbeitsbelastung das Personalangebot überstieg? Wo befinden sich die größten Engpässe? Die Identifizierung der schwächsten Glieder macht es einfacher, Arbeitsbelastung und Belegschaft aufeinander abzustimmen.

Teilen Sie dann die Arbeitsnachfrage in die drei Arten von Arbeiten ein, die in der täglichen Praxis immer wieder vorkommen.

1. Zunächst sind da natürlich die zeitgebundenen, direkten Arbeiten, die regelmäßigen, immer und meist täglich wiederkehrenden Aufgaben und Handlungen. Schreiben Sie sich für diese Tätigkeiten von Stunde zu Stunde auf, wie viele Personen Sie benötigen und welche Qualifikationen die Mitarbeiter haben müssen.
2. Kategorisieren Sie als nächstes die weniger oder gar nicht zeitgebundenen Aktivitäten. Dabei kann es sich um Dinge wie Archivierung und Arbeitsbesprechungen handeln – also Aktivitäten, die Sie jederzeit einplanen können.
3. Schließlich ist da auch noch die unvorhersehbare Arbeit. Der Inhalt von und die Belegung für diese Art von Arbeit können oft auf der Grundlage bereits vorliegender Daten eingeschätzt werden.

Um die verfügbare Kapazität zu ermitteln, berechnen Sie ein Brutto-/Nettoverhältnis. Auf Basis aller Arbeitsverträge (Voll- und Teilzeit) können Sie die Bruttokapazität für jede Funktion berechnen.

Anschließend subtrahieren Sie davon alle Fehlstunden (Abwesenheit, Urlaub plus Sonderurlaub) und indirekten Stunden (Ausbildung, Schulung, Wartung). Die sich ergebende Zahl gibt die Nettokapazität für die einzuplanenden Dienste und bekannten Abwesenheiten an.

Der letzte Schritt in dieser Phase ist der Umgang mit der Unvorhersehbarkeit. Schaffen Sie dafür eine notwendige Reservekapazität in Form eines externen oder internen Flexpools.

2. Die Abstimmungsphase

Wenn Sie die gründliche Analyse des erwarteten Arbeitsaufkommens und Ihrer Personalkapazität abgeschlossen haben, können Sie mit der Abstimmung beginnen. Mithilfe der Abstimmungsphase soll das bestmögliche Gleichgewicht zwischen dem Arbeitsangebot und der Arbeitsnachfrage gefunden werden.

Dabei stehen zwei Fragen im Mittelpunkt:

• Reicht die Kapazität, die ich im Haus habe, um alle Arbeiten zu erledigen?
• Wie plane ich die verfügbare Kapazität ein?

Es ist wichtig, diese Fragen von einer breiten Perspektive aus zu betrachten. Schauen Sie nicht nur auf quantitative Daten, sondern berücksichtigen Sie auch Dinge wie Unternehmenskultur, Qualitätsstandards und Arbeitsbedingungen.

3. Die Planungsphase

In der Planungsphase wird alles viel konkreter. Sie erstellen einen Kapazitätsplan und beginnen damit, die Personalkapazität auf Ihrer Zeitachse zu organisieren.

Dabei gibt es zwei wichtige Fragen. Inwieweit gibt es (saisonale) Schwankungen beim Kapazitätsbedarf? Und welche Kapazitätsstrategien verfolgen Sie tatsächlich?

Planen Sie ferner den Einfluss unsicherer Faktoren mit ein (Fehlzeiten, Marktbewegungen, einen wachsenden Bedarf an flexiblen Arbeitskräften).

4. Die Rückmeldephase

Die Erstellung eines Kapazitätsplans ist keine einmalige Angelegenheit. Ein guter Kapazitätsplan wächst mit den sich ändernden Gegebenheiten und sollte daher kontinuierlich überprüft und angepasst werden.

Besonders im digitalen Zeitalter verschiebt sich das Gleichgewicht zwischen der Arbeitsnachfrage und dem Arbeitsangebot oft in rasantem Tempo, wodurch manchmal eine Kluft zwischen der Situation auf dem Papier und der Realität entsteht. Wenn beispielsweise die Arbeitsnachfrage steigt, ist es wichtig herauszufinden, ob es sich um einen einmaligen/temporären Anstieg oder um strukturelles Wachstum handelt.

Tipp: verwenden Sie eine KompetenzverwaltungssoftwareCopied

Das Kapazitätsmanagement steht und fällt mit einem guten Überblick über die Fertigkeiten, die in Ihrer Belegschaft vorhanden sind. Die beste und effizienteste Möglichkeit, um sich diesen Überblick zu verschaffen, ist eine Kompetenzverwaltungssoftware! Mit ihrer Hilfe können Sie alle Informationen über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Umgebung einsehen und aktualisieren.

Möchten Sie Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrungen, ihrer fachlichen Fähigkeiten und ihrer Sozialkompetenz mit bestimmten Aufgaben oder Projekten verknüpfen? Möchten Sie schnell den richtigen Ersatz finden, wenn ein fester Mitarbeiter vorübergehend ausfällt oder in den Ruhestand geht? Möchten Sie Qualifikationslücken schließen oder einen guten Flexpool aufbauen? Mit einer Kompetenzverwaltungssoftware ist das alles möglich und wird Kapazitätsmanagement auf hohem Niveau zu einem Kinderspiel.

Schauen Sie sich hier an, wie das geht, oder fordern Sie gleich eine Live-Demo an!

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt ist CEO bei AG5 und führt das Unternehmen zum Erfolg. Man kann ihn häufig auf dem Fußballfeld beobachten, wo er talentierte, junge Fußballspieler trainiert.