7 tips voor een effectievere personeelsplanning

In de basis is een personeelsplanning simpelweg een overzicht van van wie wanneer werkt. Bij kleine ondernemingen heeft dat meestal niet zo veel om handen. Maar bij een grotere workforce is het de moeite waard om de personeelsplanning te optimaliseren en zo effectief mogelijk in te richten. In dit artikel delen we onze tips!

 

Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is het zo effectief mogelijk managen van personele capaciteit en werktijd. Het doel: werknemers met de meeste geschikte vaardigheden koppelen aan de juiste taken, zodat je er altijd van verzekerd bent dat de beste mensen op de juiste plek zitten. Het vinden van evenwicht tussen personeelsbehoefte en -beschikbaarheid is daarbij het belangrijkste aandachtspunt.

 

Soorten personeelsplanningen

We onderscheiden drie typen personeelsplanning.

 

1. Operationele personeelsplanning

Heeft betrekking op de korte termijn. Dit is de personeelsplanning waar iedereen wel bekend mee is en die zich richt op het plannen, maken, evalueren en bijsturen van concrete dienstroosters.

 

2. Strategische personeelsplanning

Het gericht sturen op de optimale bezetting van je organisatie richting de toekomst. Je brengt dus in kaart waar je over een bepaald aantal jaren wilt staan en aan welke (extra) skills je dan behoefte hebt. Op basis van dit onderzoek maak je strategische keuzes omtrent de in- en uitstroom van medewerkers, de inrichting van je afdelingen en de planningsmethodiek.

 

3. Tactische personeelsplanning

Vooral gericht op de middellange termijn. Je berekent de uitkomst van scenario’s en gebeurtenissen op basis van variabelen als verlof, (ziekte)verzuim, piek- en dalperioden, actuele vaardigheden en opleidingen. Hierdoor ontstaat een helder beeld van bezettingstekorten of -overschotten waar je jouw personeelsplanning op kunt afstemmen.

personeelsplanning

Tips voor een goede personeelsplanning

Een goede personeelsplanning maken heeft vaak wel wat weg van het leggen van een complexe puzzel. Met de volgende tips vallen de puzzelstukjes sneller op hun plaats.

 

1. Werk in de cloud

Werken in de cloud levert je veel voordelen op bij het maken en bijhouden van een personeelsplanning. Je planning is bijvoorbeeld altijd en onafhankelijk van plaats, tijd en apparaat toegankelijk. De directie, het management en de mensen op de werkvloer kunnen dus altijd de planning inzien (en eventueel aanpassen).

 

Daarnaast wordt versiebeheer een stuk eenvoudiger. Je kunt samenwerken aan documenten en hoeft dus niet meer na elke wijziging een los Excel-bestand rond te sturen. Zo weet je zeker dat iedereen altijd de actueelste versie van de planning op zijn scherm heeft.

 

2. Flexibele planning

Er kan altijd iets gebeuren dat de gemaakte planning verstoort. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die van dienst moeten wisselen of mensen die te laat zijn. Soms komt de onvoorspelbaarheid ook uit de hoek van de klant, bijvoorbeeld omdat klanten last-minute met een aanvraag komen of een aanvraag annuleren.

 

Houd bij het plannen rekening met deze onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld door reserves in te plannen en altijd een goede pool met vervangers achter de hand te hebben.

 

3. Plan op het juiste moment

Maak de planning ruim van tevoren. Hiermee voorkom je dat ingeroosterde medewerkers niet meer kunnen op de dagen waarop je ze hebt ingepland, bijvoorbeeld omdat er teveel tijd tussen de beschikbaarheidsopgave en de doorgestuurde planning zit. Zorg er ook voor dat je de planning op tijd met iedereen deelt. Te vroeg plannen is trouwens ook geen goed idee, aangezien dan nog niet alle beschikbaarheden binnen zijn.

 

4. Heldere communicatie

Leg duidelijk uit waarom je iemand voor een bepaalde dienst hebt ingeroosterd. Dat voorkomt boze gezichten en tegenwerking. Laat medewerkers ook zelf hun beschikbaarheid doorgeven en houd hier rekening mee bij het plannen. Heb je bijvoorbeeld studenten en mensen met kinderen in dienst? Leg dan vast wanneer ze college hebben of wanneer mensen hun kinderen moeten ophalen van school.

 

Houd je bij het maken van een personeelsplanning rekening met de professionele en persoonlijke voorkeuren van mensen? Dan krijg je daar meestal productieve en tevreden medewerkers voor terug.

 

5. Analyseer en optimaliseer

Begin je aan een nieuwe planning? Kijk dan ook eens terug naar de afgelopen maanden. Wat ging er fout? Welke mensen wilden vaak van dienst ruilen? Hadden ze hier goede en legitieme redenen voor? En gaat het om een incidenteel of structureel probleem? Achterhaal waar de pijnpunten zitten en anticipeer hierop voor de volgende maand. Een planningstool is een handig hulpmiddel om deze planningsproblematiek goed en overzichtelijk in kaart te brengen.

 

6. Gebruik een skills matrix

Een skills matrix is een enorm handige tool voor het perfectioneren van je personeelsplanning. Door de belangrijkste competenties en vaardigheden van je medewerkers schematisch in kaart te brengen, zie je snel wie wat kan.

 

De matrix is opgedeeld in een verticale en horizontale as. Op één as staan de verschillende medewerkers en op de andere as de vaardigheden die nodig zijn om een bepaalde rol goed te kunnen vervullen. Andersom kan ook. Zo’n visueel overzicht maakt het inroosteren van de juiste medewerker op de goede plek natuurlijk een stuk eenvoudiger!

 

Lees verder: Alles wat je moet weten over de skills matrix

 

7. Nog beter: gebruik skills management software!

Wil je jouw skills management en personeelsplanning naar een nog hoger niveau tillen? Gebruik dan speciale skills management software. Met deze tool breid je jouw spectrum aan mogelijkheden namelijk flink uit.

 

  • Je kunt alle informatie over de competenties en vaardigheden van je medewerkers opslaan en bekijken in een centrale cloudomgeving.
  • Je kunt matrixen in realtime en op de werkvloer bijwerken.
  • Meldt een medewerker zich op het laatste moment ziek? Geen probleem. Met skills management software vind je in een handomdraai een geschikte vervanger.
  • Komt er een drukke piekperiode aan? Dankzij de software vind je snel extra mensen die prima zijn toegerust op de aankomende taken.

 

Lees verder: Hoe de skills management software van AG5 werkt

 

Plannen wordt eenvoudig

Het maken van een goede personeelsplanning lijkt op het eerste gezicht soms een mammoettaak. Maar met een goed overzicht, heldere communicatie, een degelijk plan van aanpak en de juiste tools valt het allemaal reuze mee!

 

Benieuwd of de software van AG5 voor jouw organisatie van toegevoegde waarde is? Boek nu een vrijblijvende online demo in! We vertellen je graag meer.

 



Gerelateerde berichten