Hoe Base Logistics Group haar activiteiten opschaalde zonder de problemen mee op te schalen
Drie gefuseerde bedrijven, één uniform platform en direct inzicht in wie waarvoor gekwalificeerd is.
Een fusie die het oude systeem onmogelijk maakte
Toen Joyce Faustin-van de Ven bij HealthLink kwam (onderdeel van Base Logistics Group), werd de compliance-operatie draaiende gehouden door Excel-bestanden op afdelingsniveau. Werken in de medische markt betekent dat kwalificaties en trainingsbewijzen onderworpen zijn aan regelmatige audits, en de afzonderlijke lijsten die elke afdeling bijhield, maakten het onmogelijk om daar een duidelijk beeld van te krijgen.
Vervolgens fuseerde het bedrijf met twee andere, en schoot het aantal medewerkers omhoog.
“Blijven werken in Excel was simpelweg geen optie meer,” aldus Faustin-van de Ven.
Het probleem dat op een dinsdagochtend de kop opsteekt
Een van de meest concrete tests voor elk vaardigheidssysteem is niet de jaarlijkse audit, maar het moment waarop een manager direct moet weten wie een openstaande dienst kan opvangen.
“Denk aan de situatie waarin een medewerker vrij heeft, of langdurig ziek wordt, of op vakantie gaat,” zegt Faustin-van de Ven. “In dat geval willen we direct kunnen zien welke medewerker dezelfde kwalificaties heeft, en of deze persoon binnen die hal of binnen dat team kan worden ingezet.”
Met 600 medewerkers verspreid over gefuseerde entiteiten, elk met hun eigen trainingsgeschiedenis en functie-eisen, vereiste die vraag voorheen telefoontjes, zoekopdrachten in spreadsheets en giswerk. Nu is het een kwestie van opzoeken in een dashboard.
Als een medewerker uitvalt, kun je direct opzoeken welke andere medewerker dezelfde kwalificaties heeft en beschikbaar is.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
Adoptie was de echte uitdaging
Faustin-van de Ven is eerlijk over het feit dat het meekrijgen van iedereen lastiger was dan de implementatie van het nieuwe systeem zelf. De ene manager is misschien een enthousiaste early adopter, terwijl een ander zich nauwelijks herinnert dat Base Logistics nieuwe software in gebruik heeft genomen.
De sleutel was dan ook eenvoud – iets dat zo makkelijk te gebruiken is en zo naadloos geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden, dat het moeilijk werd om het níét te gebruiken.
“Ik was bang dat medewerkers zouden zeggen: ‘Nog een nieuwe tool die we moeten gebruiken, we hebben er al zoveel.’ Daarom moest het een eenvoudig systeem zijn dat tijd bespaart in plaats van tijd kost. Uiteindelijk zijn we geslaagd omdat AG5 zo gebruiksvriendelijk is,” aldus Faustin-van de Ven.
Audit-ready door ontwerp
Voor een bedrijf dat werkt onder ISO-certificeringsvereisten voor medische hulpmiddelen, heeft het bewijs van training een specifiek en ononderhandelbaar formaat: de eigen handtekening van de medewerker die bevestigt dat hij iets heeft geleerd, en niet alleen de aftekening van de trainer. De functie Digitale Handtekening in de AG5-app voldoet direct aan die eis.
Tijdens audits is het proces nu doodeenvoudig. Managers (of medewerkers zelf) roepen het dashboard op, laten zien waar elke medewerker staat qua vaardigheden en competenties, en daar is je bewijslast.
Het is gewoon een heel handig systeem. Het is geen hogere wiskunde – iedereen kan het gemakkelijk leren gebruiken en toepassen.
Joyce Faustin-van de Ven
Manager Talent Management, Base Logistics Group
De functie Persoonlijke Ontwikkeling van AG5 is ook geïntegreerd in het werkritme van Base Logistics, waarbij gestructureerde gesprekken over training en ontwikkeling tussen managers en medewerkers nu worden ondersteund door live data in plaats van handmatig samengestelde momentopnames.
“Vergeleken met een jaar geleden zijn we heel ver gekomen,” zegt Faustin-van de Ven.
