Alles wat je moet weten over audits

Een audit is een krachtige controletool. Audits helpen je om de kwaliteit van bedrijfsprocessen te toetsen, maar zijn ook een goede manier om aan te tonen dat je voldoet aan bepaalde branchestandaarden, kwaliteitsniveaus en wettelijke verplichtingen.

 

Wat is een audit?

Een audit is een systematische en periodieke controle die wordt uitgevoerd door een auditor. Op basis van vragenlijsten, checklists en gesprekken met medewerkers bepaalt een auditor of de gang van zaken binnen een bedrijf overeenkomt met de normen, standaarden of doelen die op papier staan. De uitkomsten van een audit worden vastgelegd in een auditrapport.

 

Audits kunnen zich richten op een complete organisatie, maar bijvoorbeeld ook op een specifiek proces binnen een onderneming. Een audit van een accountant richt zich bijvoorbeeld op het controleren van verantwoordingsstukken zoals jaarrekeningen, subsidieaanvragen of rapportages.

 

Doel

Audits dienen verschillende doelen. Meestal gaat het om een van onderstaande.

  • Het verschaffen van extra zekerheid aan opdrachtgevers of derde partijen.
  • Het onderzoeken van de opzet en werking van beheers- of veiligheidsmaatregelen.
  • Het controleren van de betrouwbaarheid van de verslaglegging. Dit derde doel heeft vooral betrekking op financiële audits.

 

Voordelen

Regelmatig een audit (laten) uitvoeren levert je organisatie veel voordelen op.

  • Je ziet bijvoorbeeld een stuk sneller waar zich knelpunten, problemen, risico’s of structurele fouten binnen een proces of kwaliteitsmanagementsysteem bevinden.
  • Dankzij deze inzichten wordt het ook gemakkelijker om gerichte verbeteringen door te voeren.
  • Voer je nieuwe maatregelen of werkzaamheden in? Dan toont een audit wat het effect hiervan is op je bedrijfsprestaties en doelstellingen.
  • Tot slot vertellen regelmatige audits je ook of je voldoet aan belangrijke branchestandaarden en wettelijke vereisten. Goed voor je reputatie, maar ook voor de bedrijfsfinanciën. Je ontvangt namelijk nooit meer een boete!

 

Soorten audits

Er zijn in de praktijk diverse soorten audits. Tijd om die eens nader te bekijken.

 

1. Interne audit

Een interne audit is een systematische en periodieke controle die geïnitieerd wordt door de organisatie zelf. De auditoren zijn dus mensen die werken voor de te auditen organisatie.

 

De interne audit is vooral een managementtool die wordt gebruikt om risico’s boven tafel te krijgen, knelpunten in kaart te brengen en verbeteringen door te voeren.

 

Een goed uitgevoerde interne audit levert veel waardevolle inzichten op.

  • Dankzij een extra stukje kwaliteitscontrole krijg je meer zicht op operationele en strategische verbeterpunten die jouw processen kwalitatief naar een hoger niveau tillen.
  • Een interne audit maakt je bewuster van besparingsmogelijkheden.
  • Door regelmatig interne audits te houden, laat je aan je eigen organisatie en de buitenwereld weten dat je serieus werk maakt van kwaliteitscontrole.

 

Lees verder: 10 tips voor succesvolle interne audit

 

2. Externe audit

Een externe audit is een systematische en periodieke controle die wordt uitgevoerd in opdracht van een externe organisatie. Meestal is dat een certificerende instelling of een klant, soms ook een branchevereniging of een bedrijf dat belangstelling heeft voor een overname.

 

Externe audits richten zich meestal op het onderzoeken van een complete organisatie (certificatie-audit) of op de delen en/of processen die betrokken zijn bij het totstandkomen van een bepaald product (leveranciersaudit).Ook een accreditatie is een voorbeeld van een externe audit.

 

Een externe audit is vooral een kwaliteitsmanagement tool die laat zien dat je een betrouwbare organisatie bent die kwaliteit levert.

 

Lees verder: Zo bereid je je voor op een externe audit

Hoe verloopt een audit?

We weten nu wat een audit is en waar het voor dient. Maar hoe verloopt een audit in de praktijk? Hoewel de exacte stappen per type audit kunnen verschillen, zijn er wel een aantal vaste fases die je doorloopt.

 

1. De voorbereiding

Een audit begint met een goede voorbereiding. Je bepaalt welke processen of bedrijfsonderdelen worden onderzocht en je stelt een tijdsplan en dagplanning op. Meestal blik je ook terug op de resultaten van vorige audits.

 

2. De uitvoering

Na de voorbereiding komt de daadwerkelijke uitvoering van de audit. Tijdens de auditprocedure controleert de interne of externe auditor of bedrijfs- en productieprocessen op een goede en veilige manier verlopen, of een bedrijf voldoet aan een bepaalde (certificerings)norm of dat financiële stukken op de juiste manier zijn opgesteld en verwerkt.

 

De auditor kan verschillende bronnen gebruiken om de benodigde informatie te verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan documenten, registratieformulieren, eigen waarnemingen en/of interviews met medewerkers.

 

Heeft de auditor een degelijk dossier opgebouwd? Dan gaat hij zijn gegevensset controleren en beoordelen. Kloppen de gedocumenteerde gegevens met de informatie die medewerkers aanleveren? En komt uit de verzamelde informatie duidelijk naar voren wat er goed en minder goed gaat binnen het onderzochte bedrijf?

 

3. De rapportage

De bevindingen die tijdens de audit aan het licht komen, worden gebundeld in een rapport. Het auditrapport beschrijft de besproken onderwerpen en gaat in op belangrijke aandachtspunten en eventuele verbetermogelijkheden. De auditor deelt en bespreekt de conclusies van het rapport met de belangrijkste leidinggevenden binnen de onderzochte organisatie.

 

4. De opvolging

Het auditproces wordt afgesloten met de opvolging. In deze laatste fase van de audit kijk je of voorgestelde verbeteringen zijn doorgevoerd en het gewenste effect hadden. Je kunt de opvolging schriftelijk afhandelen, maar ook kiezen voor een herhalingsaudit.

 

Tips voor een goede voorbereiding

Een audit wordt alleen een succes als je hem goed voorbereidt. Dat geldt zeker voor een externe audit, die vaak zorgt voor spannende momenten en de nodige zweetdruppels. Met onderstaande tips maak je van elke audit een succes!

 

1. Zorg voor de juiste mindset

Het succes van een audit hangt nauw samen met de mindset van een organisatie en haar medewerkers. Schuw vooral niet om kritisch te kijken naar je eigen processen en werkwijzen, maar kijk ook kritisch-constructief naar de bevindingen van de auditor. Je zult versteld staan van de productieve discussies en waardevolle inzichten die dan ontstaan. Een kritische mindset houdt ook in dat je de juiste vragen stelt en blijft doorvragen. Als je nooit vragen stelt, leer je namelijk ook niets.

 

2. Leg de verantwoordelijk bij afdelingen, teams en medewerkers

Afdelingen, teams en medewerkers zelf verantwoordelijk stellen voor het werk dat ze afleveren, is vaak de kortste weg naar het waarborgen van doorlopende kwaliteit. Het wordt dan een dagelijkse focus in plaats van iets dat van buitenaf wordt opgelegd.

 

3. Hou het simpel

Audits hoeven geen hogere wiskunde te zijn om bruikbare resultaten op te leveren. Dat geldt zeker voor interne audits. Veel interne tests voor kwaliteitsoptimalisatie kunnen prima door medewerkers zelf worden uitgevoerd. Op die manier behouden mensen de controle over hun eigen werk. Ingewikkelde labmetingen kun je bijvoorbeeld vaak vervangen door eenvoudigere en even effectieve meetmethoden die operators zelf voor hun rekening nemen.

 

4. Breng vaardigheden in kaart

Een overzicht van de competenties, vaardigheden en certificaten van medewerkers helpt je om beter voor de dag te komen tijdens een audit. Hier gebruik je een skills matrix voor. Door het bijhouden van zo’n schema weet en zie je altijd wat de medewerkers binnen jouw organisatie wel of niet kunnen. Belangrijk, want die informatie is essentieel voor het optimaliseren van je bedrijfsprocessen!

 

Lees verder: Alles wat je moet weten over de skills matrix

 

Nooit meer stressen dankzij AG5

Er komt best wel wat kijken bij een audit. En een externe audit is een spannend moment dat een grote impact kan hebben op de reputatie van je bedrijf! Gelukkig hebben wij de oplossing: met AG5 hoef je nooit meer te stressen! Alle informatie die je nodig hebt, staat voortaan in één centrale en overzichtelijke digitale omgeving. Met een paar muisklikken toon je de auditor alle informatie die hij nodig heeft!

 

Wil je kennismaken met AG5? Boek dan onze gratis demo. Wil je liever eerst nog wat experimenteren met de grondbeginselen van de skills matrix? Download dan onze Excel-template.

 



Gerelateerde berichten