Alles, was Sie über Audits wissen müssen

Ein Audit ist ein leistungsstarkes Kontrollinstrument. Audits helfen Ihnen, die Qualität von Geschäftsprozessen zu prüfen. Sie sind aber auch eine gute Möglichkeit zu zeigen, dass Sie bestimmte Industriestandards, Qualitätsniveaus und gesetzliche Verpflichtungen erfüllen.

 

Was ist ein Audit?

Ein Audit ist eine systematische und periodische Prüfung, die von einem Auditor durchgeführt wird. Mithilfe von Fragebögen, Prüflisten und Mitarbeitergesprächen stellt ein Auditor fest, ob der Ablauf in einem Unternehmen den auf Papier festgehaltenen Normen, Standards oder Zielen entspricht. Die Ergebnisse eines Audits werden in einem Auditbericht festgehalten.

 

Audits können sich auf eine ganze Organisation, aber auch beispielsweise auf einen bestimmten Prozess innerhalb eines Unternehmens konzentrieren. Ein Audit eines Buchhalters konzentriert sich z.B. auf die Prüfung von Buchhaltungsunterlagen wie Jahresabschlüssen, Subventionsanträgen oder Berichten.

 

Zweck

Audits können verschiedene Zwecke erfüllen. Meistens handelt es sich dabei um einen der nachfolgenden Zwecke.

  • Bereitstellung von zusätzlicher Sicherheit für Auftraggeber oder Dritte.
  • Prüfung des Entwurfs und der Wirkung von Management- oder Sicherheitsmaßnahmen.
  • Überprüfung der Zuverlässigkeit der Berichterstattung. Dieses dritte Ziel betrifft hauptsächlich Finanzprüfungen.

 

Vorteile

Die regelmäßige Durchführung von (internen oder externen) Audits bietet Ihrer Organisation viele Vorteile.

  • Sie können z.B. viel schneller erkennen, wo es Engpässe, Probleme, Risiken oder strukturelle Fehler innerhalb eines Prozesses oder des Qualitätsmanagementsystems gibt.
  • Diese Erkenntnisse erleichtern es auch, gezielte Verbesserungen vorzunehmen.
  • Wenn Sie neue Maßnahmen oder Aktivitäten einführen, wird durch ein Audit angezeigt, wie sich diese auf Ihre Unternehmensleistung und -ziele auswirken.
  • Und schließlich erfahren Sie durch regelmäßige Audits auch, ob Sie wichtige Industriestandards und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Das ist gut für Ihren Ruf, aber auch für die Unternehmensfinanzen. Sie werden nämlich nie wieder mit einer Geldstrafe belegt!

 

Arten von Audits

In der Praxis gibt es verschiedene Arten von Audits. Wir wollen diese nachfolgend näher betrachten.

 

1. Internes Audit

Ein internes Audit ist eine systematische und periodische Prüfung, die von der Organisation selbst durchgeführt wird. Die Auditoren sind also Personen, die für die zu prüfende Organisation arbeiten.

 

Das interne Audit ist in erster Linie ein Management-Instrument, das dazu dient, Risiken zu erkennen, Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.

 

Ein gut durchgeführtes internes Audit liefert viele wertvolle Erkenntnisse.

  • Dank einer zusätzlichen Qualitätskontrolle erhalten Sie mehr Einblick in operative und strategische Verbesserungspunkte, die Ihre Abläufe auf ein höheres Qualitätsniveau heben.
  • Ein internes Audit macht Sie auf Einsparmöglichkeiten aufmerksam.
  • Durch die regelmäßige Durchführung interner Audits zeigen Sie Ihrer eigenen Organisation und der Außenwelt, dass Sie es mit der Qualitätskontrolle ernst meinen.

 

Mehr lesen: 10 Tipps für erfolgreiche interne Audits

 

2. Externes Audit

Ein externes Audit ist eine systematische und periodische Prüfung, die im Auftrag einer externen Organisation durchgeführt wird. Dabei handelt es sich meistens um eine Zertifizierungsstelle oder einen Kunden, manchmal aber auch um einen Handelsverband oder ein Unternehmen, das an einer Übernahme interessiert ist.

 

Externe Audits konzentrieren sich in der Regel auf die Untersuchung einer gesamten Organisation (Zertifizierungsaudit) oder auf die Teile und/oder Prozesse, die an der Herstellung eines bestimmten Produkts beteiligt sind (Lieferantenaudit). Eine Akkreditierung ist ein weiteres Beispiel für ein externes Audit.

 

Ein externes Audit ist vor allem ein Qualitätsmanagement-Tool, das zeigt, dass Sie eine zuverlässige Organisation sind, die Qualität liefert.

 

Mehr lesen: So bereiten Sie sich auf eine externe Prüfung vor

Wie verläuft ein Audit?

Wir wissen jetzt, was ein Audit ist und wozu es dient. Aber wie verläuft ein Audit in der Praxis? Obwohl die genauen Schritte je nach Art des Audits unterschiedlich sein können, gibt es eine Reihe festgelegter Phasen, die durchlaufen werden.

 

1. Die Vorbereitung

Ein Audit beginnt mit einer guten Vorbereitung. Sie bestimmen, welche Prozesse oder Geschäftsbereiche untersucht werden und erstellen einen Zeit- und Tagesplan. Meistens blicken Sie auch auf die Ergebnisse früherer Prüfungen zurück.

 

2. Die Durchführung

Die eigentliche Prüfung erfolgt nach der Vorbereitungsphase. Während des Audits prüft der interne oder externe Auditor, ob die Geschäfts- und Produktionsprozesse ordnungsgemäß und sicher ablaufen, ob ein Unternehmen einen bestimmten (Zertifizierungs-)Standard einhält oder ob die Finanzunterlagen korrekt erstellt und verarbeitet wurden.

 

Der Auditor kann verschiedene Quellen nutzen, um die notwendigen Informationen zu sammeln. Dabei kann es sich beispielsweise um Dokumente, Anmeldeformulare, eigene Beobachtungen und/oder Gespräche mit Mitarbeitern handeln.

 

Wenn der Auditor ein solides Dossier angelegt hat, kontrolliert und beurteilt er seinen Datensatz. Stimmen die dokumentierten Daten mit den von den Mitarbeitern gemachten Angaben überein? Und geht aus den gesammelten Informationen klar hervor, was in dem untersuchten Unternehmen gut und was nicht gut läuft?

 

3. Berichte

Die Erkenntnisse, die bei der Prüfung zutage treten, werden in einem Bericht zusammengefasst. Der Audit-Bericht beschreibt die besprochenen Themen und erörtert wichtige Beobachtungspunkte und eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten. Der Prüfer teilt und bespricht die Schlussfolgerungen des Berichts mit den wichtigsten Führungskräften innerhalb der untersuchten Organisation.

 

4. Die Nachkontrolle

Der Audit-Prozess wird durch die Nachkontrolle abgeschlossen. In dieser letzten Phase des Audits prüfen Sie, ob die vorgeschlagenen Verbesserungen umgesetzt wurden und den gewünschten Effekt erzielt haben. Sie können die Nachkontrolle schriftlich abwickeln, aber sich auch für ein Wiederholungsaudit entscheiden.

 

Tipps für eine gute Vorbereitung

Ein Audit wird nur dann zum Erfolg, wenn Sie es gut vorbereiten. Das gilt vor allem für externe Prüfungen, die oft für Aufregung und Angstschweiß sorgen. Mit den nachfolgenden Tipps können Sie jedes Audit zu einem Erfolg machen!

 

1. Sorgen Sie für die richtige Einstellung

Der Erfolg eines Audits steht in engem Zusammenhang mit der Einstellung einer Organisation und ihrer Mitarbeiter. Scheuen Sie sich nicht, Ihre eigenen Prozesse und Arbeitsmethoden kritisch zu betrachten. Aber setzen Sie sich auch kritisch-konstruktiv mit den Ergebnissen des Auditors auseinander. Sie werden erstaunt sein über die produktiven Gespräche und wertvollen Einsichten, die sich daraus ergeben werden. Eine kritische Denkweise bedeutet auch, dass man die richtigen Fragen stellt und diese immer wieder stellt. Wenn man nie Fragen stellt, dann lernt man nämlich auch nichts.

 

2. Weisen Sie Abteilungen, Teams und Mitarbeitern Verantwortung zu

Wenn Sie Abteilungen, Teams und Mitarbeitern die Verantwortung für die von ihnen geleistete Arbeit geben, kann eine kontinuierliche Qualität häufig am schnellsten garantiert werden. Sie wird dann zu einem täglichen Beobachtungspunkt und nicht zu etwas, das von außen aufgezwungen wird.

 

3. Halten Sie es einfach

Audits müssen nicht unbedingt höhere Mathematik sein, um brauchbare Ergebnisse zu liefern. Das gilt vor allem für interne Audits. Viele interne Tests zur Qualitätsoptimierung können sehr gut von den Mitarbeitern selbst durchgeführt werden. Dadurch behalten sie die Kontrolle über ihre eigene Arbeit. Komplizierte Labormessungen können z.B. oft durch einfachere und ebenso effektive Messmethoden ersetzt werden, die von den Betreibern selbst durchgeführt werden.

 

4. Lassen Sie sich Qualifikationen anzeigen

Ein Überblick über die Kompetenzen, Fertigkeiten und Zertifikate der Mitarbeiter hilft Ihnen, bei einem Audit besser abzuschneiden. Dafür benötigen Sie eine Kompetenzmatrix. Wenn Sie mit einer derartige Übersicht arbeiten, wissen und sehen Sie immer, was die Mitarbeiter in Ihrer Organisation können und was sie nicht können. Das ist wichtig, denn diese Informationen sind für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse unerlässlich!

 

Mehr lesen: Alles, was Sie über die Kompetenzmatrix wissen müssen

 

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