Organisaties veranderen de manier waarop ze talent werven, banen definiëren en het werk vormgeven. Als gevolg daarvan moet ook personeelsplanning veranderingen ondergaan.
De WTW 2022 Reimagining Work and Rewards Survey laat een aanzienlijke stijging zien van het percentage werkgevers dat verwacht uitgebreide transformaties te ondergaan op de volgende strategische gebieden:
- Werk- en taakverdeling optimaliseren (+50%)
- Het compensatiemodel herzien (+80%)
- Carrièreprofielen definiëren (+90%)
Met zoveel veranderingen is het cruciaal om te plannen hoe jouw organisatie zich zal aanpassen. In dit artikel bespreek ik hoe je personeelsplanning gebruikt voor het vormgeven van de toekomst van je organisatie. Ook geef ik je tips mee om daar gelijk mee aan de slag te gaan.
Wat is personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning is langetermijnplanning waarbij de algemene bedrijfsdoelstellingen van een organisatie centraal staan.
Strategische personeelsplanning helpt je om de doelstellingen van je organisatie te behalen op de lange termijn. Dat begint bij het identificeren van het type en het aantal medewerkers dat nodig is deze doelen te behalen.
Operationele personeelsplanning daarentegen is kortetermijnplanning die zich richt op de dagelijkse of wekelijkse personeelsbehoeften van de organisatie. Organisaties gebruiken gewoonlijk beide soorten personeelsplanning omdat ze elkaar goed aanvullen.
Waarom is strategische personeelsplanning belangrijk?
Personeelsplanning is om verschillende redenen onmisbaar, waaronder de volgende:
- Personeelsplanning zorgt ervoor dat een organisatie over de juiste mix van medewerkers beschikt om aan de huidige en toekomstige behoeften te voldoen.
- Personeelsplanning helpt ook om skills gaps op te sporen binnen een organisatie en strategieën te ontwikkelen om deze vaardigheidskloof te overbruggen.
- Bovendien kan personeelsplanning helpen trends te identificeren die van invloed zijn op het personeelsbestand, zoals pensioenregelingen, innovatie in tech en marktgerelateerde veranderingen
- Het verhoogt de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers, omdat ze eerder successen behalen in rollen die aansluiten op hun vaardigheden en interesses.
Door deze factoren in overweging te nemen, zijn organisaties beter voorbereid op het effectief beheren van hun personeelsbestand.
Wat zijn de drie fases van de personeelsplanning?
De drie fases van personeelsbeheer zijn cruciaal voor het verzekeren van de groei van je onderneming. Door elke fase te begrijpen en te optimaliseren, kun je een strategie voor personeelsplanning opstellen die zorgt dat je bedrijf soepel en efficiënt functioneert. Laten we de fases nader bekijken:
- Dataverzameling
In de fase van het verzamelen van data, verkrijgen bedrijven informatie over hun huidige personeelsbestand, waaronder functiebeschrijvingen, prestatiebeoordelingen en demografische details. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om trends en skills gaps in het personeelsbestand te ontdekken.
- Analyses
In deze fase duiken organisaties dieper in de data om te bepalen welke veranderingen moeten worden doorgevoerd gerelateerd aan het personeelsbestand. Dit kan het creëren van nieuwe functierollen inhouden of het faciliteren van training voor bestaande werknemers om skills gaps te overbruggen.
- Actieplan
Tot slot maken bedrijven in de fase van de actieplanning een uitgebreid plan gebaseerd op (in de vorige fase) geïdentificeerde veranderingen. Dit plan omschrijft hoe de veranderingen zullen worden geïmplementeerd. Deze plannen omvatten het werven van nieuwe medewerkers en het bieden van training aan bestaande werknemers.
Wat zijn de vijf belangrijkste elementen van personeelsplanning?
Software voor personeelsplanning helpt je ervoor te zorgen dat binnen jouw organisatie altijd de juiste mensen de juiste rol bezetten.
Dit zijn de vijf belangrijkste elementen van personeelsplanning:
1. Aanpassing aan strategisch management
De eerste stap van personeelsplanning is het begrijpen van de cruciale missies en toekomstige doelstellingen die zijn vastgesteld door het leiderschap van de organisatie. Vervolgens moet je weten hoe het personeelsbestand moet worden afgestemd om deze doelen te bereiken.
Dit is essentieel omdat het ervoor zorgt dat alle betrokkenen begrijpen wat het planningsproces en personeelsbestand nodig hebben om de gewenste resultaten te bereiken.
2. Het in kaart brengen van kwalificaties
De lokale- en internationale behoeften zijn een belangrijk onderdeel van elke personeelsstrategie. Door vaardigheden en kwalificaties in kaart te brengen kunnen managers de ideale mix voor succes makkelijker vinden.
Software voor personeelsplanning vereenvoudigt dit proces met een centrale bibliotheek van vaardigheden en vereisten. Software voor personeelsplanning en evaluatie helpt bij het leidinggeven wat enorm waardevol is in complexe organisatiestructuren. Bovendien biedt het inzicht in de vereiste kwalificaties en certificeringen.
3. Het aanpakken van skills gaps
Je kunt skills gaps binnen je organisatie op verschillende manieren aanpakken. Bepaal eerst welke vaardigheden het hardst nodig zijn binnen de organisatie. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om trainings- en ontwikkelingsprogramma’s te ontwikkelen gericht op die specifieke vaardigheden.
Controleer daarnaast de prestaties van werknemers en identificeer gebieden waar ze te weinig presteren.
Software voor personeelsplanning maakt het makkelijker voor medewerkers om vaardigheden te leren die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Voor managers is het een manier om werknemers met hoog potentieel te identificeren. Beiden helpen je bij het overbruggen van skills gaps binnen je organisatie.
4. Ontwikkeling van een talent strategie
Het definiëren van de kernwaarden van het bedrijf is een van de eerste stappen in het opstellen van een personeelsplan. Deze waarden moeten worden weerspiegeld in alle aspecten van de werknemerservaring, van acquisitie tot behoud en exit-regelingen.
Als deze waarden eenmaal zijn vastgesteld, kun je ze gebruiken om kandidaten aan te trekken die geschikt zijn voor de organisatie. De volgende stap is het creëren van een proces voor het identificeren en ontwikkelen van talent.
Dit kan het implementeren van trainings- en ontwikkelingsprogramma’s of het samenwerken met hogescholen en universiteiten omvatten.
5. Uitvoering en analyse
Personeelsplanning versnelt de groei, maar je hebt de juiste processen en systemen nodig ter ondersteuning. Het communiceren van je doelen aan personeel en het verkrijgen van hun feedback is cruciaal.
Met een zorgvuldige planning en uitvoering kun je een succesvol personeelsbestand samenstellen dat afgestemd is op je bedrijfsdoelen Tevens zorgt het monitoren van de vooruitgang ervoor dat oplossingen daadwerkelijk de beoogde impact hebben.
Stel KPI’s (Key Performance Indicators) in, zodat je kunt bijhouden of de oplossingen effectief skills gaps helpen overbruggen. Het helpt je om je personeelsplan regelmatig te herzien om wijzigingen aan te brengen op basis van nieuwe ontwikkelingen en informatie.
Drie trends die personeelsplanning beïnvloeden
Bij personeelsplanning zijn er drie belangrijke pijlers om aan te denken:
De continu veranderende werkomgeving
De manier waarop we werken verandert steeds sneller. Dankzij de innovaties binnen de tech branche hebben we nu meer flexibiliteit met betrekking tot waar en hoe we werken. Maar omdat de grens tussen ons persoonlijke en professionele leven steeds meer vervaagt, is de traditionele werkweek met werkdagen van 9 tot 5 verouderd.
Nu organisaties verwachten dat 48% van hun personeel voornamelijk op afstand of hybride gaat werken, is strategische personeelsplanning noodzakelijk om risico’s in de komende drie jaar te vermijden.
Een wereldwijd tekort aan talent
De strijd om talent wordt alleen maar competitiever. Volgens een McKinsey Global Survey verwacht 44% van de organisaties de komende vijf jaar te kampen met skills gaps.
Als gevolg daarvan wenden veel bedrijven zich tot tijdelijke werknemers, of freelancers, om zo de skills gaps in hun personeelsbestand op te vullen. Hoewel dit een effectieve kortetermijnoplossing is, betreft het geen duurzame langetermijnstrategie.
Om toptalent aan te trekken en te behouden heb je een duidelijk plan nodig voor de ontwikkelingsmogelijkheden van werknemers en om hen kansen voor carrièregroei te kunnen bieden.
Het definiëren van carrières
Naarmate we werkplek verder ontwikkelen, zal de manier waarop we over carrières denken mee moeten bewegen. De dagen dat werknemers hun werkende leven bij één bedrijf doorbrachten, zijn voorbij. Jongere generaties willen de ladder van het succes niet op een lineaire manier beklimmen.
Vandaag de dag kiezen organisaties voor een flexibelere loopbaanaanpak, waarbij ze werknemers ondersteunen om zijwaarts en voorwaarts te bewegen in verschillende rollen. Dit helpt werknemers betrokken en gemotiveerd te blijven en stelt bedrijven in staat flexibeler te zijn bij veranderingen.
Uit een recente survey van Willis Towers Watson bleek dat 92% van de werkgevers gelooft dat het verbeteren van de werknemerservaring de komende drie jaar een prioriteit moet zijn. Deze verschuiving in het denken zal een aanzienlijke invloed hebben op de manier waarop we de komende jaren een carrière definiëren en nastreven.
Tips voor personeelsplanning in 2023
Personeelsplanning kan complex en uitdagend zijn, maar het is van belang voor het toekomstige succes van je organisatie.
Door onze vijf tips in te zetten, kun je een plan ontwikkelen om door veranderingen heen te navigeren en je concurrentie voor te blijven.
- Blijf op de hoogte van veranderingen en trends
- Begrijp de unieke behoeften van je organisatie
- Ontwikkel een concrete toekomstvisie
- Communiceer effectief en werk samen met je team
- Wees flexibel in je aanpak
AG5 software voor personeelsplanning
AG5 software helpt je bij personeelsplanning. Onze software biedt een gecentraliseerd platform voor het beheren van werknemersgegevens. Je kunt met onze tool het volgen van vaardigheden en kwalificaties vergemakkelijken. Deze functies helpen je bij het in kaart brengen van ontwikkelingsbehoeften.
We bieden ook een reeks hulpmiddelen om u te helpen uw werknemers te evalueren, zoals onze Job Description Builder en Competency Assessment Tool.
Plan vandaag nog een gratis demo in om meer te weten te komen over hoe de AG5-software je kan helpen bij het beren van je personeelsbestand.
