Planning van het personeelsbestand: De toekomst van je bedrijf opnieuw definieren

Wat is personeelsplanning?Copied

Strategische personeelsplanning is langetermijnplanning voor het werknemersbestand waarbij rekening gehouden wordt met de algemene bedrijfsdoelstellingen van een organisatie.

Het gaat hierbij over waar het bedrijf in de toekomst wil staan en identificeert het soort en het aantal werknemers dat nodig is om daar te komen.

Operationele personeelsplanning daarentegen is kortetermijnplanning van personeel die gericht is op de dagelijkse of wekelijkse personeelsbehoeften van de organisatie. Organisaties gebruiken meestal beide soorten personeelsplanning omdat ze elkaar goed aanvullen.

Waarom is strategische personeelsplanning belangrijk?Copied

De WTW 2022 Re-imagining Work and Rewards Survey (onderzoek m.b.t. nieuwe werk- en beloningsstructuren) toont een aanzienlijke toename in de percentages werkgevers die uitgebreide transformaties verwachten op de volgende strategische gebieden:

1. Optimaliseren van werk- en functieontwerp (+50%)
2. De Total Rewards-filosofie opnieuw instellen (+80%)
3. Loopbanen definiëren (+90%)

Personeelsplanning is om verschillende redenen van vitaal belang:

1. Het helpt ervoor te zorgen dat een organisatie de juiste mix van werknemers heeft om aan de huidige en toekomstige behoeften te voldoen.
2. Personeelsplanning helpt ook om de vaardigheidstekorten binnen een organisatie te identificeren en strategieën te ontwikkelen om deze aan te pakken.
3. Daarnaast kan personeelsplanning helpen bij het identificeren van trends die van invloed kunnen zijn op het personeelsbestand van een organisatie, zoals het aantal pensioneringen, technologische vooruitgang en veranderingen in de markt.
4. Het verhoogt de productiviteit en betrokkenheid van werknemers omdat ze meer kans hebben op succes in functies die aansluiten bij hun vaardigheden en interesses.

Door rekening te houden met deze factoren kunnen organisaties zich beter voorbereiden en hun personeelsbestand effectief managen.

Wat zijn de drie fasen van personeelsplanning?Copied

De drie fasen van personeelsbeheer zijn cruciaal voor het succes van je bedrijf. Als je elke fase begrijpt en optimaliseert, kun je een strategie voor personeelsplanning creëren die je bedrijf zal helpen soepel en efficiënt te draaien. Laten we ze eens van dichtbij bekijken:

• Gegevensverzameling

In de fase van gegevensverzameling verzamelen bedrijven informatie over hun huidige personeelsbestand, waaronder functiebeschrijvingen, prestatiebeoordelingen en demografische gegevens. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om trends en vaardigheidskloven in het personeelsbestand te identificeren.

• Analyse

In deze fase kijken organisaties in detail naar de gegevens om te bepalen welke veranderingen moeten worden aangebracht in het personeelsbestand. Dit kan leiden tot het creëren van nieuwe functies of het faciliteren van training voor bestaande werknemers om een vaardigheidstekort op te vullen.

• Actieplanning 

Tot slot maken bedrijven in de actieplanningsfase een plan voor het implementeren van de veranderingen die in de vorige fase zijn geïdentificeerd. Dit plan omvat meestal het werven van nieuwe werknemers en het opleiden van bestaande werknemers.

Wat zijn de vijf belangrijkste elementen van personeelsplanning?Copied

Software voor personeelsplanning helpt je ervoor te zorgen dat je bedrijf op het juiste moment de juiste mensen in de juiste functies heeft.

Dit zijn de vijf belangrijkste elementen van personeelsplanning:

1. Afstemmen op het strategisch management

De eerste stap in personeelsplanning is het begrijpen van de kritieke missiedoelen en toekomstige doelstellingen die door de leiding van de organisatie zijn vastgesteld, en het bepalen hoe het personeelsbestand moet worden afgestemd om deze doelen te bereiken.

Dat is essentieel omdat dit borgt dat iedereen die betrokken is bij het planningsproces van het personeelsbestand op één lijn zit wat betreft de richting van het bedrijf en wat er gedaan moet worden om de gewenste resultaten te behalen.

2. De kwalificaties in kaart brengen

De lokale en wereldwijde behoeften van de organisatie vormen een belangrijk onderdeel van elke personeelsstrategie. Door vaardigheden en kwalificaties in kaart te brengen, kunnen managers de juiste mix voor succes vinden.

Software voor personeelsplanning vereenvoudigt dit proces met een bibliotheekfunctie voor vaardigheden en vereisten. Dit soort software helpt bij het beheren van je personeelsbestand en is van onschatbare waarde in grote en complexe organisatiestructuren. Bovendien geeft het inzicht in de vereiste kwalificaties en certificeringen.

3. De vaardigheidstekorten aanpakken

Je kunt de vaardigheidstekorten in je organisatie op verschillende manieren aanpakken. Stel eerst vast welke vaardigheden het meest nodig zijn binnen de organisatie. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s te ontwikkelen die gericht zijn op die specifieke vaardigheden.

Controleer daarnaast de prestaties van werknemers en identificeer gebieden waarop ze ondermaats presteren.

Door software voor personeelsplanning te gebruiken om de vaardigheidstekorten in je organisatie aan te pakken, kun je ervoor zorgen dat je werknemers de vaardigheden hebben die ze nodig hebben voor succes in hun loopbaan, en kun je ook buitengewone prestaties vaststellen.

4. Een talentstrategie ontwikkelen

Het identificeren van de kernwaarden van het bedrijf is een van de eerste stappen in het maken van een personeelsplan. Deze waarden moeten worden weerspiegeld in alle aspecten van de werknemerservaring, van werving en selectie tot inwerken en retentie.

Zodra deze waarden zijn vastgesteld, kunnen ze worden gebruikt om kandidaten aan te trekken die goed bij de organisatie passen. De volgende stap is het opzetten van een proces voor het identificeren en ontwikkelen van talent.

Dit kan het implementeren van trainings- en ontwikkelingsprogramma’s inhouden of het samenwerken met hogescholen en universiteiten.

5. Je plan uitvoeren, vooruitgang meten en bewaken

Personeelsplanning versnelt groei, maar je hebt de processen en systemen nodig om dit te ondersteunen. Het is cruciaal om je doelen aan je werknemers te communiceren en hun betrokkenheid en feedback te krijgen.

Met zorgvuldige planning en uitvoering kun je een personeelsbestand ontwikkelen dat is afgestemd op je bedrijfsdoelen en klaar is voor succes. Bovendien zorgt het bewaken van de voortgang ervoor dat oplossingen de beoogde impact hebben.

Stel kernprestatie-indicatoren (KPI’s) in, zodat je kunt volgen of je oplossingen effectief kloven dichten en je organisatie helpen haar doelen te bereiken. Het helpt om je personeelsplan regelmatig opnieuw te bekijken om wijzigingen aan te brengen op basis van nieuwe ontwikkelingen of bijgewerkte informatie.

Drie trends die van invloed zijn op personeelsplanningCopied

Bij het plannen van je personeelsbestand moet je rekening houden met drie belangrijke pijlers:

De steeds veranderende wereld van werk

De manier waarop we werken verandert snel. Dankzij de technologische vooruitgang hebben we nu meer flexibiliteit met betrekking tot waar en hoe we werken. Maar omdat de grens tussen ons privé- en beroepsleven steeds kleiner wordt, zijn de traditionele werkdagen van 9 tot 5 niet meer van deze tijd.

Nu organisaties verwachten dat 48% van hun personeel op afstand of hybride zal werken, is strategische personeelsplanning noodzakelijk om nieuwe manieren van werken te plannen en risico’s in de komende drie jaar te vermijden.

Het wereldwijde tekort aan talent

De strijd om talent wordt alleen maar heviger. Volgens een wereldwijd onderzoek van McKinsey verwacht 44% van de organisaties de komende vijf jaar te maken te krijgen met een tekort aan vaardigheden.

Als gevolg daarvan wenden veel bedrijven zich tot uitzendkrachten of freelancers om de gaten in hun personeelsbestand op te vullen. Hoewel dit een effectieve kortetermijnoplossing kan zijn, is het geen duurzame langetermijnstrategie.

Om toptalent aan te trekken en te behouden, heb je een duidelijk plan nodig voor de ontwikkeling van werknemers en moet je hen kansen bieden om hun loopbaan te ontwikkelen.

Loopbanen definiëren

Naarmate de werkplek zich blijft ontwikkelen, moet ook de manier waarop we over loopbanen denken veranderen. De tijd is voorbij dat werknemers hun hele werkende leven bij één bedrijf doorbrachten en lineair de ladder naar succes beklommen.

Vandaag de dag kiezen organisaties voor een flexibelere loopbaanaanpak, waarbij werknemers worden ondersteund om lateraal en voorwaarts te bewegen in verschillende functies. Hierdoor blijven werknemers betrokken en gemotiveerd en kunnen bedrijven flexibeler reageren op veranderingen.

Uit een recent onderzoek van Willis Towers Watson blijkt dat 92% van de werkgevers van mening is dat het verbeteren van de werknemerservaring (EX) de komende drie jaar essentieel zal zijn. Deze verschuiving in denken zal de manier waarop we loopbanen definiëren en nastreven in de komende jaren aanzienlijk beïnvloeden.

Tips voor personeelsplanning in 2023 Copied

Personeelsplanning kan complex en uitdagend zijn, maar het kan het succes van je organisatie aanzienlijk beïnvloeden.

Door onze vijf tips in gedachten te houden, kun je een plan ontwikkelen om je te helpen door veranderingen te navigeren en je concurrentie voor te blijven.

1. Houd de veranderingen goed bij
2. Houd inzicht in de unieke behoeften van je bedrijf
3. Ontwikkel een duidelijke visie voor de toekomst
4. Communiceer en werk samen met je team
5. Wees flexibel en pas je aanpak aan

Centraliseer je werknemersgegevens met AG5 softwareCopied

AG5 software kan je helpen met je personeelsplanning. Onze software biedt een gecentraliseerd platform voor het beheren van werknemersgegevens, het bijhouden van vaardigheden en kwalificaties en het identificeren van opleidings- en ontwikkelingsbehoeften.

We bieden ook een reeks hulpmiddelen om je te helpen bij het beoordelen van je personeelsbestand, zoals onze Job Description Builder (functieomschrijvingen opstellen) en Competency Assessment Tool (competenties evalueren).

Prik vandaag nog een datum voor een gratis demo om te zien hoe de competentiematrixsoftware van AG5 je kan helpen bij het beheren van je personeelsbestand!

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is mede-oprichter en CEO van AG5, waar hij twee decennia ervaring in ondernemerschap en en het ontwikkelen van skills management software.

Read author profile