Skills gap analyse uitvoeren

skills gap analyse

Als je in je bedrijf regelmatig een skills gap analyse uitvoert, zorg je ervoor dat je team voortdurend topprestaties levert. Door je huidige vaardigheden te vergelijken met je bedrijfsplannen, kun je de verschillende stappen in het proces makkelijker doorlopen en doelen in recordtijd halen.

In dit artikel komt alles aan bod wat je moet weten over een skills gap analyse. Alles wat belangrijk is, wordt besproken en er wordt advies gegeven om skills gaps binnen je bedrijf te isoleren en te sluiten.

 

Wat is een skills gap analyse?

Een skills gap analyse is het proces waarin de vaardigheden binnen een bedrijf worden vergeleken met de vaardigheden die het bedrijf nodig heeft. Als de huidige vaardigheden niet overeenkomen met de vaardigheden die nodig zijn voor verdere groei en blijven succes, heb je te maken met een skills gap. Door een skills gap analyse uit te voeren, krijg je waardevol inzicht in waar je bedrijf zich in trainingen precies op moet richten.

Een skills gap analyse kan op organizatieniveau of individueel niveau worden uitgevoerd.

 

Er zijn twee soorten skills gap analyses:

  • een organisatorische skills gap analyse is gericht op macroniveau. Het is de analyse van de gezamenlijke vaardigheden van een team en/of een bedrijf om zo uit te zoeken of er aan de huidige en toekomstige behoeften wordt voldaan.
  • een individuele skills gap analyse is gericht op micro-niveau. Het is de analyse of een bepaalde werknemer over de benodigde vaardigheden beschikt om uit te blinken in zijn werk.

Er zijn externe adviseurs die een skills gap analyse voor het bedrijf kunnen uitvoeren, maar je kunt de analyse ook intern uitvoeren, wat zowel tijd als geld bespaart. Om dit te kunnen doen, moet je weten hoe je een effectieve skills assessment uitvoert.

Je kunt een skills assessment kort gezegd op verschillende manieren uitvoeren, bijvoorbeeld:

  • functioneringsgesprekken met werknemers geven je een verslag uit eerste hand voor rationele besluitvorming;
  • prestatiebeoordelingen geven duidelijke indicaties van het vaardigheidsniveau en de voortgang binnen een functie;
  • surveys en vragenlijsten met eerlijke antwoorden kunnen je een goed beeld geven, vooral als ze op anonieme basis zijn;
  • skills matrixen zijn een krachtig visueel hulpmiddel voor analyses op zowel macro- als microniveau.

Skills matrix

 

De zakelijke gevolgen van een skills gap in de organisatie

Een skills gap kan hoge kosten met zich meebrengen. Als je huidige vaardigheden niet overeenkomen met de benodigde vaardigheden, verlopen je bedrijfsactiviteiten niet optimaal en gaat er potentie verloren. Dit kan leiden tot hele hoge kosten en hele lage opbrengsten als hier niet snel wat aan wordt gedaan. Een casestudy naar de skills gap in de Amerikaanse maakindustrie bevestigt dit beeld. En dit zijn de gevolgen als het probleem niet meteen wordt aangepakt: 2,4 vacatures in de Verenigde Staten worden niet ingevuld, wat mogelijk kan leiden tot een economisch nadeel van 2,5 biljoen euro.

Je bedrijf loopt ook het risico dat het niet door audits komt. Als je personeel niet voldoende is gekwalificeerd en/of gecertificeerd voor het werk dat het moet uitvoeren, kan het zijn dat je bedrijf niet aan de algemene normen voldoet. En als een auditor hier achter komt, kan dit een duur grapje worden en ook de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen.

 

Verdere voordelen van een sterke skills gap analyse

Er zijn zelfs nog meer voordelen! Door een uitvoerige skills gap analyse uit te voeren, heb je ook:

  • Voortgangsrapporten – zo kun je steeds de ontwikkeling van de vaardigheden in het oog houden, zowel op organisatieniveau als individueel niveau.
  • Marktkennis – zo kun je een goed inzicht krijgen in welke vaardigheden relevant zijn voor de industrie van vandaag. Maar ook inzicht in de vaardigheden die je nodig hebt voor de toekomst.

 

Werkwijze voor het uitvoeren van een skills gap analyse

Je moet bepalen of de vaardigheden die je nodig hebt, je huidige vaardigheden beoordelen en vervolgens het gat tussen de twee sluiten, of je nu een skills gap analyse op organisatieniveau of individueel niveau wilt uitvoeren. Zo doe je dat:

 

1. Bepaal welke vaardigheden nodig zijn

De eerste stap is het beoordelen van de vaardigheden en competenties die je nodig hebt om je bedrijfsstrategieën uit te voeren. Je kunt dit op projectbasis doen, team per team, of door de organisatie als geheel te beoordelen. Welke vragen je moet stellen, hangt af van de vaardigheden waar het om gaat. Maar de belangrijkste vraag zal waarschijnlijk zijn: welke kwalificatie is nodig om dit werk uit te voeren of deze uitrusting te gebruiken. Als je een lijst met de gewenste vaardigheden hebt gemaakt, kun je doorgaan naar stap twee.

 

2. Beoordeel de huidige vaardigheden

De tweede stap is je huidige personeel te beoordelen. De vraag die je jezelf moet stellen is: heeft mijn personeel alle vaardigheden in huis die ik in de vorige stap heb bepaald? Om daar achter te komen, moet je een skills assessment uitvoeren met behulp van een van de bovengenoemde methodes. Dit zijn allemaal effectieve manieren om te meten welke vaardigheden een huidig team of een individu bezit, maar deze manieren zijn allemaal niet zo waterdicht als een skills matrix. Een skills matrix is een live document dat kan worden bijgewerkt en bewerkt als de skill sets veranderen en ontwikkelen. Zo wordt je bedrijf waterdicht zonder lekkages in vaardigheden!

 

3. Sluit de skills gaps

Dan de derde stap: de skills gaps sluiten. Als je de gebieden hebt geïsoleerd waar je vaardigheden niet toereikend zijn voor je bedrijfsdoelen, kun je beginnen met het sluiten van de gaten. Je kunt dit doen door nieuw talent te werven of, en dit heeft de voorkeur, door je huidige team zich verder te laten ontwikkelen door gerichte training. Nu je precies weet aan welke vaardigheden je moet werken, kun je je trainingen hieraan aanpassen om ze precies op je behoeften af te stemmen.

 

Waarom je een skills intelligence system nodig hebt

Er zijn verschillende manieren om een skills gap analyse uit te voeren en zwakke plekken in je organisatie te vinden. Er is natuurlijk de oude beproefde observatiemethode die al eeuwen, zelfs millennia, wordt gebruikt. Maar de bedrijven hanteren steeds hogere normen en gestandaardiseerde processen worden veelvuldig gebruikt. Het is dan ook niet langer slim om de weg vrij te houden menselijke fouten als het op het beheer van vaardigheden aankomt.

Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven spreadsheets om hun informatie over vaardigheden bij te houden, waardoor geen menselijke fouten meer kunnen worden gemaakt. Maar zelfs deze methoden zijn niet optimaal, want ze zijn minder effectief dan ze eerst waren. Daarom heb je ook een skills intelligence system nodig.

 

Excel voldoet gewoon niet langer meer

Misschien heb je Excel wel voor je hele skills management gebruikt en denk je nog steeds met weemoed terug aan zijn hoogtijdagen. Matrixen in Excel maken was een fluitje van een cent, tot de gegevens zich steeds verder ophoopten. Om je vaardigheden te beheren, moet je al het papierwerk dat erbij komt kijken verwerken: certificaten, werkinstructies, functie-omschrijvingen enzovoort.

En bijeengeraapte informatie bijhouden is op z’n zachtst gezegd geen pretje. Maar als je managers hebt die in je nek heigen en om verslagen vragen en je het zweet uitbreekt omdat de grote auditdag er binnenkort aankomt, kan de moed je door onoverzichtelijke matrixmakers in de schoenen zinken. Als je op je computer zoekt naar al je gegevens, kan stress al snel de overhand nemen. En dat is wel het laatste wat je kunt gebruiken! Een onoverzichtelijke spreadsheet zal tot meer teleurstelling en meer frustratie leiden, waardoor je je niet langer bezighouden met de taken waar je je aandacht eigenlijk op moet richten.

Maar zo hoeft het niet te gaan. Omdat wij de oplossing hebben om de skills gaps geheel automatisch te sluiten! Door AG5 te gebruiken, kunnen alle Excel spreadsheets die binnen de organisatie zijn gemaakt, worden vervangen door één gecentraliseerde, cloudgebaseerde plaats waar alle informatie over de vaardigheden van medewerkers makkelijk terug te vinden zijn. Slim zeg!

 

Een tool voor skills management

Met skills intelligence software kan je bedrijfspotentieel op twee manieren worden geoptimaliseerd en gemaximaliseerd:

  • het geeft je de hulpmiddelen die je nodig hebt om je team op basis van skills sets samen te stellen.
  • het biedt het inzicht in waar in trainingen de focus op moet liggen: dat is goed voor het behalen van de doelen en uitstekend om auditors op afstand te houden.

De beste manier om ervoor te zorgen dat de juiste mensen de juiste taken krijgen toegewezen, is door gegevens over vaardigheden centraal op één plek bij te houden. AG5 Skills Intelligence Software doet dit en meer. Ja, de gegevens worden op één plek samengebracht. Maar, en dit is nog handiger, je kunt je gegevens ook sorteren op afdeling, vestiging, team of iets anders om duidelijke en makkelijk te beheren skills matrixen te krijgen. Zo zorg je ervoor dat in elk deel van het bedrijf de juiste persoon het juiste werk uitvoert.

 

Al je trainingsgegevens in één centrale skills hub

Je wilt alles op één plek hebben, toch? Dan gebruik daar AG5 voor. Je kunt alle informatie uit je verschillende systemen voor opleiding, training en HR in één systeem integreren en toegankelijk maken. AG5 Skills Intelligence Software biedt een helder overzicht van wie welke training nodig heeft. Zo zie je meteen waar een mogelijke skills gap kan ontstaan. En je ontvangt ook meldingen als kwalificaties moeten worden vernieuwd, om er zeker van te zijn dat toekomstige audits vlekkeloos verlopen. Zo raak je niet in paniek als de geplande datum steeds dichterbij komt, omdat je weet dat iedereen voldoende is gekwalificeerd om zijn werk uit te voeren.

Vraag een live demo aan met een skills expert om te zien hoe AG5 Skills Intelligent Software je helpt je bedrijf te beschermen. Je kunt ook een van onze vier gratis skills matrix templates uitproberen.

 



Gerelateerde berichten