In dit artikel vertellen we hoe dit er in de praktijk uitziet door uit te leggen hoe self-assessment medewerkers kan helpen erkenning te krijgen en waarom het bijhouden van competenties en vaardigheden van personeel binnen een skills matrix managers kan helpen om op een transparante manier bedrijfsbesluiten te nemen.
Laten we beginnen met de definitie van self-assessment voor (nieuwe) medewerkers. Self-assessment is, zoals de naam al aangeeft, een methode die medewerkers helpt inzicht in hun huidige vaardigheden en competenties op het werk te krijgen en ook helpt om in kaart te brengen waar nog ruimte voor verbetering is. En bedrijven gebruiken self-assessment voor (nieuwe) medewerkers uiteindelijk om voort te bouwen op de resultaten die dit oplevert als een transparante skills management tool.
Maar voor het optimaal inrichten van bedrijfsprocessen of snel samenstellen van projectteams is het handig om een overzicht te hebben van de vaardigheden, competenties, kennis, certificaten en kwalificaties die de medewerkers van jouw organisatie bezitten.
Maar wat is een skills matrix?
Een skills matrix(ook wel vaardighedenmatrix) is een handige tool om de kerncompetenties, vaardigheden, kwalificaties en certificaten van de mensen binnen jouw organisatie op een duidelijke en overzichtelijke manier in kaart te brengen.
Een skills matrix is precies wat de naam doet vermoeden: een overzicht van medewerkers met hun vaardigheden en kwalificaties in matrixvorm.
Ze worden vooral gebruikt door hr-managers, directieleden en projectleiders. Matrixen zijn een geweldige toevoeging voor bedrijven die skill pool management hebben omarmd. Door een skills matrix te gebruiken, zie je namelijk in één oogopslag wat kwetsbare punten of vaardigheden zijn en wie de juiste certificaten en/of kwalificaties bezit om een taak uit te voeren.
Competenties versus vaardigheden – self-assessments voor (nieuwe) medewerkers
Om een goede self-assessment uit te kunnen voeren, moeten de medewerkers het verschil kennen tussen deze twee begrippen. Ze lijken wel op elkaar, maar betekenen in de praktijk echt iets anders. Vooral als het aankomt op loopbaanontwikkeling of aangenomen worden voor een nieuwe functie.
Wat zijn vaardigheden?
Vaardigheden zijn bepaalde aangeleerde technieken die nodig zijn om een bepaalde taak goed uit te voeren. De voorbeelden zijn afhankelijk van de betreffende functie en kunnen uiteenlopen van klantbeheer tot codering en van lassen tot aanbestedingen schrijven.
Maar er is een verschil tussen hard skills en soft skills. Een harde skill is een technische vaardigheid die een professional met bepaalde kwalificaties of werkervaring kan aantonen en een soft skills is een niet-technische skill die in bepaalde branches minder duidelijk is afgebakend.
Voorbeelden van vaardigheden: klantbeheer, aanbestedingen schrijven, computerprogrammering en vreemde talen.
Wat zijn competenties?
En competenties zijn daarentegen een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden, houding en/of persoonlijke kwaliteiten waarmee iemand zijn werk goed kan uitvoeren. Voorbeelden van competenties binnen een functie zijn het verbeteren van bedrijfsprocessen, strategische planning en op gegevens gebaseerde besluitvorming.
Voorbeelden van competenties: analytische kennis, onderhandelen, probleemoplossend vermogen, strategische planning en op gegevens gebaseerde besluitvorming.
Lees vooral verder, want we gaan dieper in op de skills matrix achter de self-assessment voor (nieuwe) medewerkers en leggen uit hoe ze managers kunnen helpen minder bedrijfsrisico te lopen door zicht te houden op de vaardigheden van hun personeel.
Wat heeft self-assessment van vaardigheden voor voordelen voor werkgevers?
Met een skills matrix kun je veel informatie achterhalen, voornamelijk of een medewerker geschikt is om een bepaalde taak of functie uit te voeren aan de hand van zijn individuele vaardigheden, competenties en kwalificaties.
Maar wat heeft dit voor voordelen voor werkgevers om werknemers te beoordelen? Door een systeem voor skill-assessment op te zetten, worden medewerkers gestimuleerd om harder te werken en hun vaardigheden aanzienlijk te verbeteren, waar een organisatie dan weer van profiteert door de geïnvesteerde tijd, vaardigheid en loyaliteit van werknemers richting het bedrijf.
Belangrijker nog: dit geeft managers een breder perspectief en een overzicht om goed te kunnen plannen en zo de productiecontinuïteit te garanderen.
Self-assessment – de basis van een skills matrix uitgelegd
Er zijn in principe twee manieren om de vaardigheden van je personeel te beoordelen. Managers en teamleiders houden de vaardigheden en competenties van hun personeel bij met trainingsplannen en audits. En sommige organisaties laten hun medewerkers liever zelf self-assessments uitvoeren.
Kortom, een skills matrix wordt voornamelijk gebruikt om alle belangrijke informatie over vaardigheden, kennis en kwalificaties van alle medewerkers overzichtelijk en op één plek bij te houden. Deze database blijkt van onschatbare waarde als een operationeel proces of project intern wordt gepland.
Zo kun je achterhalen of de medewerkers over voldoende vaardigheden beschikken en zien wie bepaalde kwalificaties of voldoende kennis heeft om een bepaalde taak uit te voeren.
Waar moet een skills matrix uit bestaan?
Een skills matrix bestaat uit een tabel van gedefinieerde vaardigheden en kennis waarmee in kaart wordt gebracht of medewerkers geschikt zijn om bepaalde taken of projecten uit te voeren.
Zo kunnen hr-managers, directieleden en projectleiders makkelijker een self-assessment binnen het bedrijf uitvoeren.
Om op de vraag terug te komen: een skills matrix moet uit het volgende bestaan:
- Boven één kolom moet de naam van de medewerker staan met in de kolom ernaast zijn functie binnen het bedrijf.
- Er moet een kolom zijn met alle mogelijke niveaus.
- En een kolom met het totale percentage.
- Als laatste moet er ook een kolom zijn voor de totaalscore.
Goede tip: bekijk de gratis matrix template voor meer voorbeelden en om een idee te krijgen van hoe zo’n template eruit moet zien.
Wat voor besluiten kunnen op basis van een self-assessment voor (nieuwe) medewerkers worden genomen?
Stel je voor dat je organisatie als voorbereiding op een audit cruciale taken en vereisten moet identificeren. Misschien krijg je wel te maken met zieke medewerkers of piekperioden. Dan is het belangrijk om tijdig vervangers of experts binnen je organisaties te vinden. In zo’n geval is het belangrijk om snel bij te kunnen sturen om de productiviteit en bedrijfscontinuïteit op orde te houden.
Met voortdurende self-assessment, waarbij medewerkers informatie over hun vaardigheden en kwalificaties invoeren, toont de skills matrix essentiële informatie over de precieze vaardigheden die nodig zijn om bepaalde taken uit te voeren.
Een skills matrix kan verder ook voordelen voor je bedrijf hebben als er besluiten worden genomen door naar de voortgang van een groep of van een individu te kijken. De afdelingen hr en training en ontwikkeling krijgen meteen beknopte informatie en inzichten om mee te werken en te verbeteren.
Aan de slag!
Self-assessment is een geweldige manier om meer inzicht te krijgen in de kwaliteiten van je medewerkers en werkgerelateerde persoonlijkheidskenmerken. Je leert waar hun interesses liggen en wat hun sterkte en zwakke punten zijn, waar zowel de medewerker als je organisatie van profiteren.
Wil je meer te weten komen over hoe self-assessment voor (nieuwe) medewerkers een bedrijf kan helpen om projecten efficiënter uit te voeren met skills management?Leer dan meer over skills management met de AG5 software en til je self-assessment voor (nieuwe) medewerkers naar een hoger niveau.
