8 tips om de interne samenwerking tussen afdelingen te verbeteren

Je creatieve team heeft een fantastisch concept bedacht, maar krijgt vervolgens van de marketingafdeling te horen dat dit niet past bij de gekozen commerciële strategie. Een typisch geval van afdelingen die langs elkaar heen werken. In dit blogartikel geven we je een aantal handige tips om de interne samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren.

 

Samenwerking tussen afdelingen

Eerder deelden we al een aantal tips met je die gericht zijn op het verbeteren van de samenwerking tussen teams. Maar met alleen een goede samenwerking tussen teams kom je er niet. Als je streeft naar kwaliteit, efficiëntie en productiviteit is het ook belangrijk om verschillende afdelingen op één lijn te krijgen.

 

Maar het verbeteren van de samenwerking tussen afdelingen is een vak apart. Afdelingen bestaan doorgaans uit mensen die vergelijkbaar werk doen, medewerkers die dezelfde regio bedienen of werknemers die op dezelfde klantgroepen zijn gericht. Op zich prima, want het maakt de afstand tussen mensen binnen een afdeling kleiner.

 

De keerzijde is dat afdelingen na verloop van tijd kunnen uitgroeien tot eilandjes binnen de organisatie. Het resultaat is dat er vaak een specifieke afdelingscultuur ontstaat die in de loop der jaren steeds eenkenniger wordt. Dit kan de samenwerking met andere afdelingen belemmeren.

 

Nadelen van eilandvorming binnen bedrijven

Deze eilandvorming binnen organisaties heeft verschillende nadelige gevolgen.

  • Het gevaar bestaat dan dat elke afdeling zich meer gaat focussen op de eigen doelstellingen dan op het doel van de organisatie.
  • Er is weinig tot geen verbinding meer met de rest van de organisatie en de markt, waardoor informatie over nieuwe ontwikkelingen en veranderingen wordt gemist.
  • Een afdeling bepaalt eenzijdig de voorwaarden voor het samenwerken met andere afdelingen.
  • Problemen worden doorgeschoven en belanden op het bord van iemand anders. Zo ontstaat een ‘afschuifcultuur’ die de schuld bij voorkeur neerlegt bij anderen.

Tips om de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren

Wil je de hierboven geschetste eilandjescultuur doorbreken en de samenwerking tussen afdelingen stroomlijnen? Doe dan je voordeel met de onderstaande tips.

 

1. Definieer een gezamenlijke missie

Uiteindelijk zijn de verschillende afdelingen binnen een organisatie van elkaar afhankelijk en hebben ze een gemeenschappelijk doel. Maar het kan voor teams en medewerkers lastig zijn om zich betrokken te voelen bij andere afdelingen als het bredere plaatje ontbreekt.

 

Wijs afdelingen daarom geregeld op de gezamenlijke missie, zodat ze zich weer bewust worden van het grote geheel. Communiceer duidelijk over de organisatiedoelstellingen en de mate waarin de ene afdeling afhankelijk is van de andere.

 

Dat doe je door medewerkers geregeld bij te praten over de rode draad en afdelingen op de hoogte te houden van elkaars voortgang en werkzaamheden.

 

2. Stimuleer interactie

Praten afdelingen nooit met elkaar? Dan blijft de communicatie stug verlopen en is effectieve samenwerking een utopie. Dit probleem los je op door teamleden van verschillende afdelingen geregeld met elkaar te laten praten.

 

Zorg bijvoorbeeld voor een wekelijkse meeting, eventueel met behulp van moderne communicatietools als Slack, Zoom of Microsoft Teams.

 

Zulke ontmoetingsmomenten zijn goede gelegenheden om de voortgang van projecten te bespreken en elkaar bij te praten over de vorderingen en werkzaamheden van afdelingen, maar bijvoorbeeld ook om feedback en complimenten te delen.

 

3. Zorg voor open communicatie

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Regelmatig praten met medewerkers geeft je meer inzicht in hun drijfveren, denkwijzen en kijk op organisationele vraagstukken.

 

Bovendien is het ook goed voor de motivatie. Medewerkers die zich gehoord voelen zijn vaak erg betrokken bij je organisatie.

 

Helder communiceren is ook een goed medicijn tegen conflicten op de werkvloer. Een niet te onderschatten aandachtspunt, want zelfs kleine geschillen kunnen al een grote invloed hebben op je bedrijfsprocessen en belangrijke workflows onderbreken.

 

Elkaar aanspreken op gedrag is een onderdeel van het communicatiepakket dat zorgt voor een degelijke feedbackcultuur. Het voordeel van zo’n mindset? Fouten worden eerder herkend en gebruikt als belangrijke leermomenten.

 

4. Wees transparant

Een moderne organisatie verzamelt veel data. Toch leidt dat niet automatisch tot een organisatiebrede kennisboost. Integendeel. Omdat veel belangrijke informatie ontoegankelijk, ongestructureerd en versnipperd is, ontstaan er juist geregeld informatietekorten.

 

Zorg voor transparantie door documenten en kennis te delen. Een goed intranet zorgt er bijvoorbeeld voor dat medewerkers kennis ook kunnen delen met collega’s op andere afdelingen.

 

Door informatie, successen en fails te delen, versterk je ook de gemeenschappelijke band en betrek je alle afdelingen bij de bredere organisationele doelstellingen. Moderne samenwerkingstools als Trello en Monday helpen je om taken en planningen duidelijk te communiceren naar alle medewerkers binnen de organisatie.

 

5. Zoek de verbinding

Effectief samenwerken begint met het zoeken naar verbinding. Samen dingen doen is een goede manier om een sterkere band tussen verschillende afdelingen te creëren.

 

Laat medewerkers van verschillende afdelingen bijvoorbeeld samen content produceren. Zo krijg je input vanuit verschillende invalshoeken en kan elke medewerker een stukje van zijn eigen persoonlijkheid en professionele DNA aan de organisatie toevoegen.

 

6. Voorkom fysieke eilandvorming

Het werken in sterk afgebakende hokjes werkt eilandvorming in de hand. Vaste kantoren per afdeling zijn gemakkelijk vanuit het oogpunt van snelle communicatie, maar creëren vaak ook een typisch wij/zij-gevoel binnen de organisatie.

 

Open workspaces (kantoortuinen, flexibele werkplekken), die ervoor zorgen dat medewerkers van verschillende afdelingen elkaar vaker te zien krijgen, versterken het gevoel van organisatiebrede eenheid en verkleinen de kans dat je marketingman problemen over de schutting gooit bij de IT-afdeling of vice versa.

 

7. Maak vaardigheden inzichtelijk

Binnen de eigen afdeling weten mensen vaak wel wie ze aan de mouw moeten trekken als ze een vraag of probleem hebben. Moeten ze daarentegen bij iemand van een andere afdeling zijn? Dan verloopt de zoektocht naar de aangewezen persoon vaak een stuk lastiger.

 

Met een skills matrix is het altijd voor iedereen inzichtelijk wie voor welke taak het beste ingeschakeld kan worden. De matrix toont namelijk op overzichtelijke wijze wie welke competenties, vaardigheden en certificaten bezit.

 

 

8. De organisatie veranderen

Bij het verbeteren van de samenwerking tussen verschillende afdelingen ontkom je ook niet aan een aantal organisationele wijzigingen.

 

Leg vooral de nadruk op het scheppen van optimale condities voor beter communiceren en het onderhouden van een vitaal relatienetwerk. Dat kan bijvoorbeeld door medewerkers voldoende ruimte te bieden om de digitale communicatietools te gebruiken waar ze zich zelf het prettigst bij voelen.

 

Zijn er teams die door hun houding en/of samenstelling de samenwerking tussen afdelingen belemmeren? Neem die dan kritisch onder de loep en durf ook maatregelen te nemen die deze negatieve en improductieve houding doorbreken.

 

Begin met verbeteren!

Doe je voordeel met de bovenstaande tips. Ze helpen om eilandvorming tegen te gaan en verschillende afdelingen binnen je organisatie op dezelfde golflengte te krijgen. Je zult zien dat een betere samenwerking tussen afdelingen een positief effect heeft op de bedrijfsresultaten en de sfeer op de werkvloer aanzienlijk verbetert.

 



Gerelateerde berichten