7 Tipps für eine effektivere Personalplanung

Im Grunde ist eine Personalplanung nur eine Übersicht darüber, wer wann arbeitet. Bei kleinen Unternehmen ist das in der Regel keine so große Sache. Bei einer größeren Belegschaft lohnt es sich aber, die Personalplanung zu optimieren und so effektiv wie möglich zu gestalten. In diesem Artikel teilen wir unsere Tipps!

 

Was ist Personalplanung?

Personalplanung ist die effektivste Verwaltung von Personalkapazität und Arbeitszeit. Das Ziel besteht darin, Mitarbeitern mit den am besten geeigneten Fertigkeiten die richtigen Aufgaben zuzuordnen. Dann können Sie immer sicher sein, dass die besten Leute am richtigen Platz sind. Die Herstellung der richtigen Balance zwischen Personalbedarf und Verfügbarkeit ist der wichtigste Punkt, auf den man achten muss.

 

Verschiedene Personalplanungen

Wir unterscheiden drei Arten der Personalplanung.

 

1. Betriebliche Personalplanung

Betrifft die kurzfristige Planung. Das ist die Personalplanung, die jeder kennt und bei der es um die Planung, Erstellung, Auswertung und Anpassung konkreter Dienstpläne geht.

 

2. Strategische Personalplanung

Die gezielte und zukunftsorientierte Besetzung Ihrer Organisation. Sie planen also, wo Sie in einer bestimmten Anzahl von Jahren stehen möchten und welche (zusätzlichen) Fertigkeiten Sie dann benötigen. Auf Grundlage dieser Planung treffen Sie strategische Entscheidungen über den Zugang und Abgang von Mitarbeitern, die Organisation Ihrer Abteilungen und die Planungsmethodik.

 

3. Taktische Personalplanung

Überwiegend mittelfristige Ausrichtung. Sie berechnen das Ergebnis von Szenarien und Ereignissen auf der Grundlage von Variablen wie Urlaub, (krankheitsbedingter) Abwesenheit, Spitzen- und Nebenzeiten, aktuellen Fähigkeiten und Schulungen. Dadurch entsteht ein klares Bild über Belegungsengpässe oder -überschüsse, das Sie zur Anpassung Ihrer Personalplanung nutzen können.

Personalplanung

Tipps für eine gute Personalplanung

Eine gute Personalplanung erinnert oft an das Zusammensetzen eines komplexen Puzzles. Mithilfe der nachfolgenden Tipps gelangen die Puzzlestücke schneller an ihren Platz.

 

1. Arbeiten in der Cloud

Das Arbeiten in der Cloud bietet Ihnen viele Vorteile bei der Erstellung und Pflege Ihrer Personalplanung. So können Sie beispielsweise immer und unabhängig von Zeit, Ort und Gerät auf Ihre Planung zugreifen. Vorstand, Management und Mitarbeiter vor Ort können die Planung also jederzeit einsehen (und ggf. anpassen).

 

Außerdem wird die Versionsverwaltung wesentlich einfacher. Sie können gemeinsam an Dokumenten arbeiten und müssen folglich nicht mehr nach jeder Änderung eine separate Excel-Datei versenden. So können Sie sicher sein, dass jeder immer die aktuellste Version der Planung auf dem Bildschirm sieht.

 

2. Flexible Planung

Es kann immer etwas passieren, das die getroffene Planung stört. Dabei kann es sich um Mitarbeiter, die ihre Schicht wechseln müssen oder um Personen handeln, die zu spät kommen. Manchmal kommt die Unvorhersehbarkeit auch von den Kunden, z.B. weil sie in letzter Minute einen Wunsch äußern oder eine Anfrage stornieren.

 

Berücksichtigen Sie diese unvorhersehbaren Umstände bei Ihrer Planung, indem Sie z.B. Reserven einplanen und immer eine ausreichende Anzahl an Ersatzleuten bereithalten.

 

3. Rechtzeitig planen

Planen Sie rechtzeitig im Voraus. Dadurch wird verhindert, dass eingeplante Mitarbeiter an den von Ihnen eingeplanten Tagen nicht mehr arbeiten können, weil z.B. zu viel Zeit zwischen der Verfügbarkeitsangabe und der weitergeleiteten Planung vergangen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Zeitplan rechtzeitig an alle weitergeben. Eine zu frühe Planung ist übrigens auch keine gute Idee, da dann noch nicht alle Mitarbeiter wissen, ob sie verfügbar sind.

 

4. Deutliche Kommunikation

Erklären Sie deutlich, warum Sie jemanden für eine bestimmte Schicht eingeplant haben. um Verärgerung und Widerstand zu verhindern. Lassen Sie auch die Mitarbeiter selbst ihre Verfügbarkeit angeben, und berücksichtigen Sie diese bei der Planung. Beschäftigen Sie zum Beispiel Studenten und Mitarbeiter mit Kindern? Dann halten Sie fest, wann diese zur Uni müssen oder wann die Eltern ihre Kinder von der Schule abholen müssen.

 

Wenn Sie bei der Erstellung Ihrer Personalplanung die beruflichen und persönlichen Vorlieben der Mitarbeiter berücksichtigen, können Sie sich für gewöhnlich über produktive und zufriedene Mitarbeiter freuen.

 

5. Analysieren und optimieren

Sind Sie mit einer neuen Planung beschäftigt? Dann blicken Sie auch einmal zurück auf die vergangenen Monate. Was ist falsch gelaufen? Welche Mitarbeiter wollten oft die Schicht tauschen? Hatten sie dafür gute und legitime Gründe? Und handelte es sich um ein akutes oder um ein wiederkehrendes Problem? Finden Sie heraus, wo die Problempunkte liegen, und planen Sie diese für den nächsten Monat mit ein. Ein Planungswerkzeug ist ein nützliches Hilfsmittel, um diese Planungsproblematik klar und übersichtlich darzustellen.

 

6. Verwenden Sie eine Kompetenzmatrix

Eine Kompetenzmatrix ist ein sehr nützliches Instrument zur Perfektionierung Ihrer Personalplanung. Indem Sie die wichtigsten Kompetenzen und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter schematisch aufzeigen, können Sie schnell erkennen, wer welche Fähigkeiten besitzt.

 

Die Matrix ist in eine vertikale und horizontale Achse unterteilt. Auf einer Achse stehen die verschiedenen Mitarbeiter und auf der anderen Achse die Fertigkeiten, die erforderlich sind, um eine bestimmte Rolle gut zu erfüllen. Umgekehrt ist ebenfalls möglich. Solch eine visuelle Übersicht erleichtert die Einplanung des richtigen Mitarbeiters am richtigen Ort natürlich ungemein!

 

Mehr lesen: Alles, was Sie über die Kompetenzmatrix wissen müssen

 

7. Noch besser: verwenden Sie eine Kompetenzverwaltungssoftware!

Möchten Sie Ihre Kompetenzverwaltung und Ihre Personalplanung auf ein noch höheres Niveau bringen? Dann benutzen Sie unsere spezielle Kompetenzverwaltungssoftware. Mit diesem Werkzeug können Sie Ihre Möglichkeiten nämlich kräftig erweitern.

 

  • Sie können alle Informationen über die Kompetenzen und Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Cloud-Umgebung speichern und einsehen.
  • Sie können Matrizen in Echtzeit und am Arbeitsplatz aktualisieren.
  • Meldet sich ein Mitarbeiter im letzten Moment krank? Kein Problem. Mit einer Kompetenzverwaltungssoftware finden Sie im Handumdrehen einen passenden Ersatz.
  • Steht eine geschäftige Stoßzeit bevor? Mithilfe der Software finden Sie schnell zusätzliche Mitarbeiter, die für die anstehenden Aufgaben bestens gerüstet sind.

 

Mehr lesen: So funktioniert die Kompetenzverwaltungssoftware von AG5

 

Planen wird einfach

Manchmal scheint die Erstellung einer guten Personalplanung auf den ersten Blick eine Mammutaufgabe zu sein. Aber mit einer guten Übersicht und klaren Kommunikation, einem soliden Aktionsplan und den richtigen Werkzeugen ist es gar nicht so schlimm!

 

Wüssten Sie gern, ob die AG5-Software einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet? Dann buchen Sie jetzt eine unverbindliche Online-Demo! Wir erzählen Ihnen gern mehr.

 



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