Wie verläuft ein externes Audit, und wie bereiten Sie sich vor?

Audits können in externe und interne Audits unterteilt werden – zwei verschiedene Instrumente, die ihre eigenen Ziele und Regeln haben. In diesem Blog-Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf das externe Audit. Was ist ein externes Audit? Welchen Zweck erfüllt es? Und wie bereiten Sie sich als Organisation optimal auf diese wichtige Prüfung vor?

 

Was ist ein externes Audit?

Möchten Sie als Organisation ein ISO- oder NEN-Zertifikat erhalten oder verlängern? Dann kommen Sie an einem externen Audit nicht vorbei. Der Unterschied zur internen Variante besteht darin, dass externe Audits von unabhängigen externen Parteien durchgeführt werden. In vielen Fällen handelt es sich dabei um Zertifizierungsstellen. Manchmal werden externe Audits auch unangekündigt durchgeführt.

Ein externer Auditor gibt keine Ratschläge, sondern stellt objektiv fest, ob Ihre Organisation die Anforderungen erfüllt. Dabei kann es sich z.B. um rechtliche Anforderungen, Anforderungen bzgl. Gesetzgebung und Vorschriften (Arbeitsschutz, Umweltvorschriften) oder Normen im Bereich der Sicherheits- und Industriestandards (NEN, ISO) handeln.

Externe Audits werden für gewöhnlich regelmäßig wiederholt, oft auf jährlicher Basis.

Externe Audits finden meist in einem engeren Rahmen statt als interne Audits. Normalerweise befasst sich der Auditor ausschließlich mit den Anforderungen für eine bestimmte Norm oder Zertifizierung.

 

Welchen Zweck erfüllt ein externes Audit?

Das wichtigste Ziel eines externen Audits ist die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften. Es ist also ein Qualitätsmanagement-Instrument, das objektiv misst, ob eine Organisation die (gesetzlichen) Normen, Anforderungen und Bedingungen für eine bestimmte Zertifizierung erfüllt.

Falls ja, stellt der Auditor ein Zertifikat aus, mit dem Sie als Unternehmen Ihren Ruf als zuverlässiger Betrieb und Geschäftspartner objektiv belegen können.

 

Wie läuft ein externes Audit ab?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein externes Audit in der Praxis aussehen kann. Die genaue Arbeitsmethode hängt daher zum Teil auch vom genauen Zweck des Audits und der zu prüfenden spezifischen Norm oder Zertifizierung ab. Ein externes Audit besteht aber aus einer Reihe fester Komponenten, die immer wiederkehren.

 

1. Voruntersuchung

Ein externes Audit beginnt mit Durchführung einer gründlichen Voruntersuchung. In dieser ersten Phase wird die notwendige Dokumentation begutachtet. Sind alle obligatorischen (Geschäftsführungs-)Dokumente vorhanden und verfügbar?

 

2. Vorbereitung

Nach der Voruntersuchung folgt die konkrete Vorbereitung des Audits. In der Vorbereitungsphase wird der Tagesablauf konkretisiert. Welche Geschäftseinheiten und/oder Qualitätssysteme werden wann geprüft? Außerdem werden in der Regel die Ergebnisse früherer Audits noch einmal sorgfältig überprüft.

 

3. Durchführung / Die Zertifizierungsprüfung

Auf die Vorbereitung folgt die eigentliche Durchführung des Audits. Bei einem externen Audit handelt es sich oft um eine Zertifizierungsuntersuchung.

Während des Audits wird mithilfe von Nachweisen untersucht, ob der betreffende Betrieb einen bestimmten (Zertifizierungs-)Standard erfüllt. Der Prüfer sammelt konkrete Informationen anhand von Firmenunterlagen, Registrierungsformularen, eigenen Beobachtungen und Gesprächen mit Mitarbeitern.

Anschließend werden alle gesammelten Daten überprüft und ausgewertet. Stimmen die dokumentierten Daten mit den von den Mitarbeitern gemachten Angaben überein? Tut der Betrieb, was er sagt?

 

4. Bericht

Nach Durchführung des Audits werden alle Daten und Befunde in einem Audit-Bericht festgehalten. Dieses Dokument beschreibt die besprochenen Themen und nennt wichtige beachtenswerte Punkte sowie etwaige Mängel.

Die Ergebnisse des Berichts werden mit den wichtigsten Führungskräften innerhalb des untersuchten Betriebs ausgetauscht und besprochen. Wenn alles in Ordnung ist, wird die untersuchte Organisation offiziell zertifiziert.

 

5. Nachkontrolle

Der Audit-Prozess wird durch die Nachkontrolle abgeschlossen. Wenn auf Basis der Ratschläge des Auditors konkrete Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt wurden, wird bei der Nachkontrolle geprüft, ob diese Maßnahmen die beabsichtigte Wirkung erzielt haben.

Das kann schriftlich, aber auch durch ein Folge-Audit passieren. Die beste Vorgehensweise hängt von den festgestellten Anomalien und den eingeleiteten Korrekturmaßnahmen ab.

Wie bereiten Sie sich auf ein externes Audit vor?

Ein externes Audit kann ziemlich aufregend sein. Die Qualität Ihrer Organisation wird von einem unabhängigen Prüfer überprüft. Eine gute Vorbereitung ist daher von großer Bedeutung, wenn Sie ein externes Audit erfolgreich und stressfrei bestehen wollen. Nutzen Sie die folgenden Tipps und machen Sie Ihr nächstes externes Audit zu einem Erfolg!

 

1. Seien Sie ehrlich

Ehrlich währt am längsten – insbesondere im Falle eines externen Audits. Seien Sie also immer offen zu dem Auditor und versuchen Sie nicht, Dinge zu verbergen. Mangelnde Kooperation und Unehrlichkeit während einer Prüfung sind also nicht nur ungehörig, sondern sorgen auch dafür, dass Sie sich nicht verbessern.

 

2. Stellen Sie Fragen

Zögern Sie nicht, Fragen an den Auditor zu richten. Es ist nicht selbstverständlich, dass Sie auf jede Frage des Auditors sofort eine passende Antwort parat haben. Wenn Sie ein Audit nur passiv über sich ergehen lassen, verpassen Sie außerdem Chancen.

Die Kombination aus aktiven Fragen an den Prüfer und weiterführenden Fragen stellt sicher, dass Sie aus einer derartigen Prüfung viel mehr herausholen können. Wenn man keine Fragen stellt, lernt man auch nichts.

Indem Sie Fragen stellen, fordern Sie auch den Auditor heraus. Daraus ergeben sich fruchtbare Diskussionen, die oft interessante Einsichten liefern.

 

3. Vertrauen Sie den betroffenen Mitarbeitern

Vertrauen Sie den Aussagen der Mitarbeiter, die an dem Prozess beteiligt sind, auf den sich das Audit konzentriert. Diese Mitarbeiter sind direkt am Prozess beteiligt und wissen besser als jeder andere, wie die Arbeit in der Praxis abläuft. Dadurch verringert sich auch das Risiko von Missverständnissen oder falschen Antworten gegenüber dem Prüfer.

 

4. Beratung im Vorfeld

Bereiten Sie das Audit mit den betroffenen Mitarbeitern gut vor. Deshalb sollten Sie vor dem Audit ein Beratungsgespräch planen, in dem Sie erläutern, welchen Zweck das Audit hat, wie die Prüfungsakte zu den verschiedenen Themen zusammengestellt wird und was von jedem Mitarbeiter erwartet wird.

 

5. Verstehen, was getestet wird

Ein externes Audit basiert in der Regel auf einem klar definierten Standard, insbesondere wenn es um die Prüfung einer Zertifizierungsnorm geht. Wenn Sie die Zertifizierungsanforderungen im Voraus gründlich studieren, wissen Sie, was von Ihnen erwartet wird, und können die vom Auditor gestellten Fragen leichter vorhersehen.

 

6. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Daten haben

Überlegen Sie im Voraus, welche Daten Sie für das Audit benötigen, und stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen sofort zur Hand haben.

Die Kompetenzverwaltungssoftware von AG5 hilft Ihnen dabei. Mit unserem praktischen Tool führen Sie nämlich alle relevanten Daten zu Fertigkeiten, Kompetenzen und Zertifikaten in einer zentralen Umgebung zusammen. Weil Ihre Informationen mit AG5 immer geordnet sind, müssen Sie sich nie wieder Sorgen über eine unangekündigte Prüfung machen!

7. Antworten Sie kurz und spontan

Beantworten Sie die vom Auditor gestellten Fragen kurz und spontan. Unnötig lange Antworten lenken vom Wesentlichen ab und werfen wahrscheinlich neue Fragen auf, die keinen Mehrwert für die Prüfung haben.

 

Bereit zur Prüfung!

Externe Audits sind unumgänglich, wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter immer die richtigen Zertifizierungen haben und Ihr Unternehmen alle Industriestandards einhält. Aber mit der richtigen Vorbereitung und der richtigen Denkweise muss ein externes Audit nicht länger Stress verursachen. Nutzen Sie die obigen Tipps, damit jede künftige Prüfung zu einem entspannten Lernmoment wird.

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