Operational Excellence meetbaar maken in 5 stappen

Personeelstekorten, dure materialen en problemen in de supply chain zetten druk op organisaties. Een uitmuntende dienstverlening is daarom belangrijker dan ooit. Om die reden streven meer organisaties naar Operational Excellence. Maar hoe maak je dit ambitieuze doel meetbaar? In dit artikel delen we een stappenplan.

Wat is Operational Excellence?

Bedrijven die Operational Excellence nastreven, willen excelleren in hun dienstverlening. Om concurrentievoordeel te behalen, willen ze de hoogst mogelijke klanttevredenheid en betrouwbaarheid bereiken. Dat betekent in de praktijk dat alles op tijd geleverd wordt, klantprocessen foutloos verlopen en het product of dienst tegen de beste prijs aangeboden wordt.

Lees verder: Wat je moet weten over Operational Excellence

Meten is weten

Om Operational Excellence te bereiken is het belangrijk om processen meetbaar te maken. Het draait namelijk om continu verbeteren totdat de meest optimale werkwijze bereikt is. Door metingen te doen, zie je waar je nu staat, op welke gebieden je progressie boekt en welke aanpassingen zinvol waren. Daar leer je weer van tijdens volgende verbetertrajecten.

Operational Excellence meetbaar maken in 5 stappen

Welke optimalisaties relevant zijn om Operational Excellence te bereiken, zijn altijd afhankelijk van het soort product en dienstverlening. Daarom delen we een algemeen stappenplan voor elk type organisatie.

1) Overkoepelende bedrijfsdoelen opstellen

Wat is het doel? Welke overkoepelende voordelen wil je bereiken door Operational Excellence na te streven? Voorbeelden zijn: winst verhogen, marktaandeel vergroten of toekomstbestendig worden.

Om doelen meetbaar te maken, helpt het om ze SMART op te stellen: Specifiek, acceptabel, meetbaar, realistisch en tijdgebonden. Dus niet: Volgende week wil ik meer winst. Dat is te vaag en niet realistisch. Het is beter om het doel als volgt te formuleren: In 2024 willen we 15% meer winst behalen ten opzichte van 2021.

2) Operationele doelen opstellen

Binnen de operatie zijn er veel processen die bij kunnen dragen aan het doel om bijvoorbeeld meer winst te behalen. Zoals een hogere productiviteit, downtime minimaliseren, minder verspilling, hogere klanttevredenheid, lagere kostprijs en winkelprijs, meer efficiëntie in het verzendproces of een betere capaciteitsbenutting.

Breek het overkoepelende doel daarom op in kleinere operationele doelen. Welke processen kunnen geoptimaliseerd worden om de bedrijfsdoelstelling te behalen? Maak ook deze doelen SMART.

3) KPI’s opstellen 

Wat is een betere capaciteitsbenutting? En hoe maak je een hogere klanttevredenheid meetbaar? De derde stap om Operational Excellence meetbaar te maken, is door KPI’s te koppelen aan je opgestelde doel(en) in stap twee. KPI staat voor Key performance indicators. Hiermee bedoelen we variabelen om prestaties binnen een organisatie meetbaar te maken.

Voorbeelden:

• Productiviteit moet over 2 jaar 10% hoger zijn. Mogelijke KPI’s zijn dan: aantal producten gemaakt, percentage declarabele uren of downtime.
• Bestellingen moeten gemiddeld binnen 48 uur (van order tot levering) bij de klant zijn. Mogelijke KPI’s zijn: de gemiddelde tijd voor orderverwerking, orderpicking of levering.
• Over 1 jaar hebben we een 10% hogere klanttevredenheid. Mogelijke KPI’s zijn dan: de Net Promotor Score (NPS), de Customer Satisfaction Score (CSAT) of de Customer Effort Score (CES).

4) Nulmeting

Om progressie meetbaar te maken, moet je eerst weten waar je begint. Nu je KPI’s hebt opgesteld voor je operationele doelen, is het daarom tijd om te kijken hoe je er nu voor staat op deze gebieden. Dat doe je met een nulmeting van je KPI’s.

• Sommige (onderdelen van) KPI’s hou je misschien al bij in een systeem. Zoals winst, omzet, kosten, aantal medewerkers en declarabele uren.
• Voor andere KPI’s kun je dashboards maken. Zoals de tijd tussen het binnenkomen van een order en het moment dat een bestelling verstuurd wordt.
• En voor andere KPI’s heb je misschien nog helemaal geen data. Deze zal je moeten gaan verzamelen.

5) Benchmarking

Bedrijven opereren niet in een vacuüm. Concurrenten staan niet stil en ontwikkelen zich ook. Om de groei van je organisatie écht meetbaar te maken, is daarom ook belangrijk om de concurrentie in de gaten te houden.

Want meer winst realiseren is mooi, maar je vergroot pas echt marktaandeel als je een grotere groei maakt dan concurrenten. En soms zit de markt gewoon mee en groeit iedereen, ongeacht de veranderingen die je maakt binnen je operatie.

Kijk daarom niet alleen naar je eigen organisatie, maar voer ook een nulmeting uit bij concurrenten. In zoverre dat kan natuurlijk. En voer ook metingen uit na verloop van tijd.

Succes is mensenwerk

Operational Excellence richt zich vooral op het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Maar vergeet niet dat operationele processen voor het grootste deel mensenwerk zijn. Mensen met specifieke set aan vaardigheden om deze processen goed uit te voeren.

Wist je dat je  vaardigheden ook meetbaar kan maken? Dat doe je met skills management software van AG5. Lees er hier alles over of vraag meteen een vrijblijvende demo aan.

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.