Optimale Betriebsabläufe in 5 Schritten messbar machen

Personalmangel, teure Materialien und Probleme in der Lieferkette setzen Unternehmen unter Druck. Ein hervorragender Service ist deshalb wichtiger denn je. Aus diesem Grund streben immer mehr Unternehmen nach optimalen Betriebsabläufen. Aber wie kann man dieses ehrgeizige Ziel messbar machen? In diesem Artikel erklären wir es Ihnen anhand eines Stufenplans.

Was sind optimale Betriebsabläufe?

Unternehmen, die optimale Betriebsabläufe anstreben, wollen sich in ihren Dienstleistungen auszeichnen. Um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, möchten sie ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit und Zuverlässigkeit erreichen. In der Praxis bedeutet dies, dass alles pünktlich geliefert wird, dass Kundenprozesse reibungslos ablaufen und dass Produkte oder Dienstleistungen zum besten Preis angeboten werden.

Weiterlesen: Was Sie über optimale Betriebsabläufe wissen müssen

Messen ist wissen

Um optimale Betriebsabläufe zu erreichen, ist es wichtig, Prozesse messbar zu machen. Es geht nämlich um kontinuierliche Verbesserungen, bis die bestmögliche Arbeitsmethode erreicht ist. Mithilfe von Messungen können Sie erkennen, wo Sie gerade stehen, in welchen Bereichen Sie Fortschritte machen und welche Anpassungen sinnvoll waren. Daraus lernen Sie wieder bei späteren Verbesserungsprozessen.

Optimale Betriebsabläufe in 5 Schritten messbar machen

Welche Optimierungen für das Erreichen optimaler Betriebsabläufe relevant sind, hängt immer von der Art des Produkts und der Dienstleistung ab. Deshalb stellen wir einen allgemeinen Stufenplan für jede Art von Organisation vor.

1) Festlegung übergreifender Unternehmensziele

Welchem Zweck dient das? Welchen übergreifenden Nutzen möchten Sie mit optimalen Betriebsabläufen erreichen? Beispiele sind Gewinnsteigerung, Erhöhung des Marktanteils oder Zukunftssicherheit.

Um Ziele messbar zu machen, hilft es, sie SMART zu erstellen: spezifisch, akzeptabel, messbar, realistisch und termingebunden (zeitig). Also nicht: nächste Woche möchte ich mehr Gewinn sehen. Das ist zu vage und unrealistisch. Es ist besser, das Ziel wie folgt zu formulieren: bis 2024 wollen wir 15 % mehr Gewinn erzielen als 2021.

2) Betriebliche Ziele ausarbeiten

Innerhalb des Betriebes gibt es viele Prozesse, die zum Beispiel dazu beitragen können, mehr Gewinn zu erzielen. Dazu gehören eine höhere Produktivität, die Minimierung von Ausfallzeiten, die Verringerung von Abfällen, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Senkung von Kosten und Ladenpreisen, die Steigerung der Effizienz im Versandprozess oder die Verbesserung der Kapazitätsauslastung.

Unterteilen Sie das übergeordnete Ziel deshalb in kleinere betriebliche Ziele. Welche Prozesse können optimiert werden, um das Unternehmensziel zu erreichen? Machen Sie auch diese Ziele SMART.

3) KPIs erstellen

Was ist eine bessere Kapazitätsauslastung? Und wie kann man eine höhere Kundenzufriedenheit messbar machen? Der dritte Schritt, um optimale Arbeitsabläufe messbar zu machen, besteht darin, die KPIs mit den in Schritt zwei festgelegten Zielen zu verknüpfen. KPIs steht für Key Performance Indicators (Leistungskennzahlen). Darunter verstehen wir Variablen, die die Leistungen innerhalb einer Organisation messbar machen.

Beispiele:

• Die Produktivität muss in 2 Jahren 10 % höher sein. Mögliche KPIs sind: Anzahl der hergestellten Produkte, Prozentsatz der abrechenbaren Stunden oder Ausfallzeiten.
• Bestellungen müssen im Schnitt innerhalb von 48 Stunden (von der Bestellung bis zur Lieferung) beim Kunden eintreffen. Mögliche KPIs sind: die durchschnittliche Zeit für Auftragsbearbeitung, Kommissionierung oder Lieferung.
• In einem Jahr haben wir eine um 10 % höhere Kundenzufriedenheit. Mögliche KPIs sind dann: der Net Promoter Score (NPS), der Customer Satisfaction Score (CSAT) oder der Customer Effort Score (CES).

4) Nullmessung

Um Fortschritte messbar zu machen, müssen Sie zunächst wissen, wo Sie anfangen. Nachdem Sie jetzt KPIs für Ihre betrieblichen Ziele festgelegt haben, ist es Zeit zu prüfen, wie Sie in diesen Bereichen abschneiden. Führen Sie dazu eine Nullmessung Ihrer KPIs durch.

• Vielleicht verfolgen Sie bereits einige (Teile der) KPIs in einem System, z.B. Gewinn, Umsatz, Kosten, Mitarbeiterzahl und abrechenbare Stunden.
• Für andere KPIs können Sie Übersichten erstellen, beispielsweise für die Zeit zwischen dem Eingang einer Bestellung und dem Zeitpunkt des Versandes.
• Und für andere KPIs haben Sie vielleicht noch gar keine Daten. Diese müssen Sie dann noch sammeln.

5) Leistungsvergleich

Unternehmen arbeiten nicht in einem Vakuum. Die Wettbewerber stehen nicht still und entwickeln sich auch weiter. Um das Wachstum Ihres Unternehmens wirklich messbar zu machen, ist es daher auch wichtig, die Konkurrenz im Auge zu behalten.

Mehr Gewinn zu erzielen ist schön und gut. Aber Sie können Ihren Marktanteil nur dann wirklich erhöhen, wenn Sie stärker wachsen als Ihre Wettbewerber. Und manchmal ist der Markt einfach da und alle wachsen – unabhängig von den Veränderungen, die Sie in Ihrem Betrieb vornehmen.

Schauen Sie deshalb nicht nur auf Ihr eigenes Unternehmen, sondern führen Sie auch eine Nullmessung bei Wettbewerbern durch. Natürlich nur soweit das möglich ist. Und nehmen Sie nach einiger Zeit weitere Messungen vor.

Erfolg ist menschengemacht

Er hängt vor allem von der Optimierung von Arbeitsabläufen ab. Vergessen Sie aber nicht, dass betriebliche Prozesse zum größten Teil menschengemacht sind – von Menschen mit spezifischen Fähigkeiten, die diese Prozesse ordnungsgemäß ausführen.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt ist CEO bei AG5 und führt das Unternehmen zum Erfolg. Man kann ihn häufig auf dem Fußballfeld beobachten, wo er talentierte, junge Fußballspieler trainiert.