Hoe KLM Cargo 35% tijd bespaart met directe skills-data over alle compliance-functies
Zicht op vaardigheden voor 3.000 werknemers, 35% tijdsbesparing, vier regelgevende instanties beheerd en nul tekortkomingen in de naleving.
Een personeelsnummer, en verder niets
KLM Cargo vervoert vracht over de hele wereld. Op elk willekeurig moment moeten ongeveer 3.000 werknemers en contractanten aantoonbaar en zonder uitzondering correct zijn opgeleid, gecertificeerd en compliant zijn.
Gert Mijnders, Knowledge Center Compliance Manager bij KLM Cargo, is verantwoordelijk voor het aantonen daarvan. Lange tijd werkte hij met systemen die die taak veel moeilijker maakten dan nodig was.
“Ons oude systeem gaf simpelweg een personeelsnummer uit SAP en dat was het,” aldus Mijnders. “Ik moest vervolgens in onze verschillende systemen gaan graven om antwoorden te vinden op al mijn vragen. Wie zijn ze? Wat is hun afdelingscode? Wat is hun kostenplaatscode? Welke functie gaan ze vervullen?”
En welke trainingsprogramma’s moet ik voor hen regelen?”
Bovendien volgen medewerkers cursussen buiten het bedrijf en op de werkplek, waarvan er geen enkele automatisch in een centraal dossier terechtkwam. Excel-spreadsheets vulden het gat, maar gebrekkig.
“We waren voortdurend bezig met het invoeren van gegevens, het maken van vergelijkingen en het genereren van rapportages, om nog maar te zwijgen van het corrigeren van alle fouten,” aldus Mijnders.
Elke maand geaudit
De belangen waren groot. KLM Cargo wordt maandelijks geaudit door de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD), Delta Air Lines en IATA. Elk van hen eist volledige en nauwkeurige trainingsdossiers.
“Ik moet feilloos kunnen aantonen dat elke medewerker of uitzendkracht van KLM Cargo volledig is opgeleid voor elk aspect van hun werk, en dat dit volledig is gedocumenteerd,” aldus Mijnders.
Die eis – feilloos, elke maand, voor 3.000 mensen – maakte een op spreadsheets gebaseerde aanpak van skills management onhoudbaar. Mijnders had behoefte aan een uniform dashboard dat compliance en leren combineerde, geïntegreerd met SAP, Moodle en Cornerstone, met vervalwaarschuwingen en krachtige zoekfuncties voor het gehele wereldwijde personeelsbestand.
Mijn medewerkers hadden de software van AG5 heel snel onder de knie omdat deze zeer intuïtief is. Het is simpelweg klikken en slepen.
Gert Mijnders
Knowledge Center Compliance Manager, KLM Cargo
De datahub als middelpunt van alles
AG5 werd de centrale hub voor vaardigheidsgegevens die de bestaande systemen van KLM Cargo verbond in plaats van ze te vervangen. Handmatige gegevensinvoer werd geëlimineerd en kwalificatiedossiers zijn nu actueel, doorzoekbaar en betrouwbaar.
“Nu we de software van AG5 gebruiken, weet ik dat alles klopt. Ik kan filteren op medewerker om direct te zien wiens kwalificaties over drie maanden, zes maanden of twee jaar verlopen,” aldus Mijnders.
Het plannen van trainingen voor commercieel personeel in Azië vereist bijvoorbeeld geen gesprek meer met regionale managers. Het antwoord staat al in het systeem.
Vroeger was ik weken bezig met de voorbereiding van een compliance-audit van onze trainingsdossiers. Nu open ik gewoon AG5 en al onze skills-data staat er al.
Gert Mijnders
Knowledge Center Compliance Manager, KLM Cargo
Hoe 35% tijdsbesparing er werkelijk uitziet
Binnen de gehele organisatie is meer dan een derde van de tijd die voorheen aan compliance-werk werd besteed, teruggewonnen op handmatige invoer, foutcorrectie, rapportage en voorbereiding op audits. Dit was werk dat geen inzicht opleverde, alleen onderhoud, wat resulteerde in veel verspilde moeite.
Nu die last is verdwenen, biedt compliance bij KLM Cargo efficiënter een helder en betrouwbaar beeld van een wereldwijd personeelsbestand van 3.000 personen, op aanvraag beschikbaar en nauwkeurig genoeg om zonder aarzelen aan een toezichthouder te overhandigen.
Voor een operatie die 12 keer per jaar door vier verschillende instanties wordt geaudit, is dat wat er nodig is om te blijven vliegen.
