Hoe TKF structuur aanbracht in een personeelsbestand dat sneller groeide dan het trainingssysteem kon bijhouden
Snelle groei, gefragmenteerde dossiers en een auditproces dat voorheen vertrouwde op een voornaam die op een formulier was gekrabbeld
Een voornaam op een formulier
TKF is een kabelfabrikant die een snelle groei heeft doorgemaakt en in slechts enkele jaren honderden medewerkers heeft toegevoegd. Die groei legde een tekortkoming bloot in de vaardigheidsregistratie, die nooit was gebouwd om op te schalen. Informatie was verspreid over Excel-sheets, Word-documenten en het geheugen van ploegleiders.
“We vonden soms een evaluatieformulier waarop alleen een voornaam stond geschreven: Piet,” aldus Jan Willem ten Barge, Training Coordinator bij TKF. “Hoe konden we weten over welke Piet dit ging?”
Tijdens audits betekende het aantonen dat een machineoperator gekwalificeerd was voor zijn functie dat er bewijsmateriaal moest worden verzameld van meerdere locaties binnen de organisatie; een proces dat veel meer tijd van supervisors en trainers in beslag nam dan nodig was.
Van meester-gezel naar gestructureerd
Het eerdere trainingsmodel van TKF was gebaseerd op ervaring. De beste operator op een machine trainde de nieuwe medewerkers, en wanneer de mentor vond dat ze er klaar voor waren, werkten ze zelfstandig. Dit was functioneel op kleine schaal, maar werd steeds kwetsbaarder naarmate het aantal medewerkers steeg.
“Onze snelle groei vroeg om een meer gestructureerde aanpak. Hoe gaan we de grote groep nieuwe medewerkers structureel opleiden en begeleiden? Waar leggen we vaardigheidsgerelateerde informatie vast en welke standaarden moeten we hanteren?” aldus Ten Barge.
Een auditor vraagt ons te bewijzen dat de persoon die een machine bedient daar mag staan. We moeten laten zien welke training ze hebben gehad, door wie ze zijn opgeleid en over welke vaardigheden en kennis ze beschikken.
Jan Willem ten Barge
Training Coordinator, TKF
Een systeem dat de medewerker volgt
Een integratie tussen AG5 en TKF’s HR-systeem Cobra loste een specifiek en hardnekkig probleem op: het bijhouden van mensen wanneer ze tussen afdelingen wisselen. Wanneer een medewerker tijdelijk wordt overgeplaatst, wordt de wijziging vastgelegd in Cobra en de volgende dag verschijnen ze in de matrix van hun nieuwe ploegleider, met hun volledige vaardighedenset nog steeds gekoppeld.
“Wanneer we een expert nodig hebben, kunnen we die in een mum van tijd vinden,” aldus Ten Barge.
De pilot-uitrol begon bij één afdeling, waarbij tijd was ingeruimd om eventuele problemen te identificeren alvorens uit te breiden.
“Andere afdelingen stonden te popelen om AG5 ook te gaan gebruiken, omdat ze de voordelen ervan inzagen. We hebben de implementatie op onze andere afdelingen kunnen versnellen,” aldus Ten Barge.
Wanneer u een nieuw systeem adopteert, moet u altijd afwachten of u daadwerkelijk de ondersteuning krijgt die is beloofd. Het hele proces verliep soepel en AG5 is haar beloften nagekomen.
Jan Willem ten Barge
Training Coordinator, TKF
