21 nützliche Werkzeuge und Softwarelösungen für Personalleiter

Das vielseitige Aufgabenspektrum von PersonalleiternCopied

Neulich habe ich mit einem Personalleiter darüber gesprochen, welche Aufgaben er genau hat. Es stellte sich schon bald heraus, dass Personalverwaltung und Personalangelegenheiten (P&O) Begriffe sind, die oft als identisch angesehen werden. Aber es gibt nicht nur Gemeinsamkeiten, sondern auch Unterschiede. Während Personalangelegenheiten in der Regel exekutiver Natur sind, befasst sich die Personalverwaltung viel mehr mit der strategischen Seite der Personalpolitik und des Ressourcen-Managements.

Die Personalverwaltung ist in der Regel auch strategisch in der Organisation verankert und konzentriert sich – teilweise in Abhängigkeit von der Unternehmenspolitik – hauptsächlich auf die Beratung bei der zu verfolgenden Personalstrategie. Personalleiter übernehmen auch die Rolle des Brückenbauers zwischen den strategischen Plänen des Managements und der betrieblichen Personalpolitik am Arbeitsplatz.

In der Praxis bedeutet dies, dass sich Personalleiter hauptsächlich auf folgende Aufgaben und Fragen konzentrieren:

• Was bedeutet eine geplante Veränderung für die Größe und Struktur der Belegschaft?
• Welche Konsequenzen hat die Digitalisierung für die Aufgaben und Kompetenzen meiner Mitarbeiter?
• Ist die Verlagerung unserer Produktion ins Ausland wünschenswert und/oder sozialverträglich?
• Wie erhalte ich mehr Einblick in wichtige Geschäftsprozesse?
• Wie gehe ich mit Arbeitsbedingungen, Vorschriften und (befristeten, unbefristeten und flexiblen) Arbeitsverträgen um?

Es handelt sich also um einen sehr vielseitigen Beruf! Glücklicherweise gibt es heutzutage viele Werkzeuge, die Sie dabei unterstützen.

Personalverwaltungssoftware und -werkzeugeCopied

Um die Aufgaben des modernen Personalleiters zu rationalisieren und eine intelligente Personalbesetzung zu ermöglichen, sind gute Softwarepakete und Werkzeuge für die Personalverwaltung unverzichtbar. Sie helfen Personalleitern bei vielen unterschiedlichen Aufgaben.

Vorteile bei der Verwendung von Personalverwaltungssoftware und -werkzeugen:

• Mit der richtigen Software wird es einfacher, Kompetenzen, Fertigkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitern besser und schneller zu überblicken.
• Personalverwaltungssoftware kann Menschen von sich wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben entlasten. Dadurch haben die entsprechenden Mitarbeiter Zeit, sich auf anspruchsvollere Kernaufgaben zu konzentrieren, die einen echten Mehrwert für die Organisation darstellen.
• Auf taktischer Ebene kann Personalverwaltungssoftware zur Förderung der Mobilität und Mitarbeiterentwicklung eingesetzt werden. Dadurch wird es leichter für den Mitarbeiter, seine eigene Entwicklung in die Hand zu nehmen.
• Der Zugang zu wichtigen Informationen erfolgt einfacher und schneller. Dabei handelt es sich z.B. um wichtige Daten wie Personalkennzahlen im Bereich des Zustroms, des Durchstroms und der Abwanderung von Mitarbeitern, die tatsächlich realisierten Lohnkosten im Verhältnis zum Budget und den Einblick in die Mitarbeiterzufriedenheit.

In der Praxis können Personalverwaltungswerkzeuge in vier Typen eingeteilt werden:

• Personalverwaltungssoftware-Pakete
• Leistungsverwaltungswerkzeuge
• Analysesoftware
• Sonstige Werkzeuge und Software

Personalverwaltungssoftware-PaketeCopied

Personalverwaltungssoftware-Pakete werden verwendet, weil sie eine breite Palette von Funktionalitäten und Lösungen bieten. Der Erwerb und die Nutzung eines umfassenden Pakets mit einer Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionalitäten ist in Bezug auf Preis, Kompatibilität und Übersichtlichkeit oft vorteilhafter als der Kauf von Teillösungen verschiedener Anbieter.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die besten und beliebtesten Personalverwaltungssoftware-Pakete, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.

1. BambooHR

BambooHR ist ein modernes Personalverwaltungssoftware-Paket, das vor allem für kleine und mittelgroße Betriebe entwickelt wurde. Das moderne Paket ist schlank und bietet Benutzern eine zugängliche Plattform, auf der sie Informationen aus komplizierten Tabellenkalkulationen in ein modernes HRIS-System übertragen können, das ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

BambooHR vereinfacht Kernaufgaben bei der Personalverwaltung, z.B. Einstellung und Mitarbeiterverwaltung. Außerdem verfügt es über ein Nachverfolgungssystem für Bewerber und zeigt offene Stellen in einer separaten Tabelle an.

Ferner enthält das System ein hochwertiges Planungssystem und fortgeschrittene Funktionen wie:

• Ziel- und Entlassungsverwaltung
• Datenimport und -export
• SSL-Schutz
• Mehrsprachigkeit
• G-Suite

BambooHR hat mehrere Preispläne und kann auf mehreren Plattformen eingesetzt werden.

2. PeopleHR

PeopleHR ist ein modernes, schlankes und recht benutzerfreundliches Softwarepaket für die Personalverwaltung. Das System ermöglicht Ihnen u.a. die schnelle und einfache Erstellung und Verwaltung umfassender Managementberichte, aber auch die Analyse von Trends innerhalb Ihrer Organisation und des Marktes.

Ferner ist es dank des Employee/Manager Self Service möglich, dass sich die Mitarbeiter selbst am Prozess beteiligen können. Dadurch minimieren Sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Dateneingabe und begrenzen die Anzahl der Fragen der Mitarbeiter an die Personalabteilung.

Weitere Vorteile: PeopleHR kann beliebig konfiguriert werden, ist hoch skalierbar und kann sowohl in der Cloud als auch vor Ort verwaltet werden.

3. Gusto

Gusto ist ein vielseitiges Softwarepaket für die Personalverwaltung, das die Lohnverwaltung mit einer Vielzahl von Personalverwaltungsfunktionen kombiniert.

Zu den Funktionen gehören u.a.:

• Überblick über Arbeitszeiten
• Verwaltung von Urlaubsanträgen
• Erstellen eines visuellen Überblicks über Ihr Team und Ihre Abteilungen
• Software zum Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs, mit dem Sie ein vollständiges Mitarbeiterprofil mit den zugehörigen Kompetenzen, Fertigkeiten und Qualifikationen erstellen können.

4. Zenefits

Zenefits ist ein schnell wachsender Anbieter von Personalverwaltungssoftware-Paketen. Zenefits ist vor allem auf die Wünsche und Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Unternehmen zugeschnitten und strebt danach, „den Stress und die Komplexität der Personalverwaltung für die Unternehmen und ihre Mitarbeiter durch ein benutzerfreundliches Personal-Ökosystem zu beseitigen“.

Das Personalverwaltungssoftware-Paket umfasst Funktionen wie

• BI (Business Intelligence)
• Mitarbeiterverzeichnis
• Dokumenten-App, mit der Formulare und Kompetenzmatrizen automatisch ausgefüllt und vervollständigt werden können.
• Erweiterte Lohnverwaltung und Synchronisierung der Lohnabrechnung

5. Workday HCM

Workday HCM ist ein nicht allzu komplexes, aber dennoch recht vielseitiges und bedarfsorientiertes Softwarepaket für die Personalverwaltung.

Das Paket bietet wichtige Personaldienstleistungen und -funktionalitäten wie

• Personalanalytik
• Verwaltung von Konformitätsfragen, Prüfungsversuchen und Sicherheitskontrollen
• Personaleinsatzplanung
• Rekrutierung und Talentmanagement
• Lohn- und Gehaltsabrechnung

6. ADP Workforce

ADP Workforce ist eine webbasierte Personalverwaltungslösung, die für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Die Lösung sammelt und automatisiert alle Personalverwaltungsaufgaben Ihres Unternehmens in einer zentralen Übersichtsseite.

Mit diesem Softwarepaket für die Personalverwaltung können Sie auch zusätzliche Benutzerrechte für Ihre Mitarbeiter schaffen, damit sie wichtige Personalverwaltungsfunktionen selber koordinieren und verwalten können.

7. Kronos Workforce

Kronos Workforce ist eine leistungsstarke, Cloud-basierte Personalverwaltungslösung und bietet ein vollständiges Paket an sehr skalierbaren Funktionen. Die Funktionalitäten sind speziell darauf ausgerichtet, alle Personalverwaltungsprozesse innerhalb Ihrer Organisation zu automatisieren.

Die plattformunabhängige Software bietet deshalb auch vollständige HCM-Fähigkeiten, die von der Verwaltung der Anwesenheit und Kompetenzen der Mitarbeiter bis hin zur Organisation der Gehaltsabrechnung reichen. Und das Beste ist: alle Funktionen werden von nur einer einzigen Software gesteuert.

8. Zoho HR

Zoho HR ist eine 360-Grad-Lösung, die verschiedene Funktionalitäten für die Personalverwaltung bietet.

Dazu gehören beispielsweise:

• Die Suche nach Mitarbeitern und die Betrachtung von Organisationsstrukturen von nur einem zentralen Ort aus
• Die automatische Erstellung von Arbeitszeitblättern
• Automatische Anpassung von Urlaubsarten und -stunden
• Sammeln von Rückmeldungen zu den Kompetenzen/Fertigkeiten der Mitarbeiter und Initiieren automatischer Feldaktualisierungen

Ferner ermöglicht ein spezielles Fallmanagement-Tool die Erstellung von Kategorien für verschiedene Arten von Fragen und die Zuordnung von Mitarbeitern in diese Kategorien. Anschließend können Sie den Fall organisieren und mithilfe von Kommentaren diskutieren.

9. Namely

Namely ist eine All-in-one-Plattform, die moderne Personalverwaltungsfunktionen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung kombiniert. Das Softwarepaket umfasst u.a. eine zentrale Datenbank für die Verwaltung und Aktualisierung aller Mitarbeiterdaten, einen Kalender, eine Funktionalität, die die Erstellung benutzerdefinierter Profile erleichtert, einen Social News Feed, eine Analysefunktion und eine App zur Verwaltung und Planung von Urlauben und Urlaubsanträgen.

10. SAP SuccesFactors

Dies ist ein großes, aber leider etwas komplexes System, das aus den folgenden zehn Modulen besteht.

• Employee Central: Ein Portal für Manager und Mitarbeiter, das ein persönliches Profil jedes Mitarbeiters enthält und administrative Aufgaben wie Urlaubsanträge vereinfacht.
• Recruiting: Dieses Modul rationalisiert den Rekrutierungs- und Auswahlprozess durch Talentmanagement und erweiterte Suchen.
• Onboarding beschleunigt und erleichtert die Integration neuer Mitarbeiter.
• Learning verschafft Mitarbeitern Zugang zu Lehr- und Schulungsmaterialien.
• Performance & Goals gibt Managern die Möglichkeit, Ziele zu definieren und die Leistung der Mitarbeiter zu messen.
• Compensation baut auf dem vorigen Modul auf und ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter für ihre Leistungen zu belohnen.
• Succession & Development hilft bei der Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten für Führungspositionen.
• Workforce Analytics ist ein Analyse-Tool, das in Echtzeit funktioniert.
• Workforce Planning erleichtert die Planung, indem die Anzahl der Mitarbeiter und Arbeitsplätze analysiert wird.
• SAP JAM fungiert als soziales Unternehmensnetzwerk zur Verbesserung der beruflichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern.

11. Oracle PeopleSoft

Wie SAP SuccessFactors ist auch Oracle PeopleSoft ein großes und umfangreiches Softwarepaket für die Personalverwaltung, das Funktionen wie Planung, Kompetenzverwaltung, Analyse, Rekrutierung, Auswahl und Beziehungsmanagement bietet.

Obwohl die vielen Funktionalitäten so gut wie alle Teilbereiche der Personalverwaltung abdecken, machen die Größe und Komplexität PeopleSoft auch zu einem schwerfälligen System mit einer ziemlich steilen Lernkurve.

Werkzeuge für die LeistungsverwaltungCopied

Neben vielseitigen Softwarepaketen für die Personalverwaltung gibt es auch speziell auf die Leistung ausgerichtete Personalverwaltungswerkzeuge. Diese Verwaltungswerkzeuge stellen den Arbeitnehmer in den Mittelpunkt und erleichtern dadurch die Verwaltung.

Deshalb möchten wir einen Blick auf die wichtigsten Werkzeuge und Programme werfen, die Ihr Leistungsmanagement auf ein höheres Niveau bringen!

12. 15Five

15Five ist eine Plattform, die die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften erleichtert und rationalisiert. Mitarbeiter arbeiten nur fünfzehn Minuten pro Woche mit dem System, um Fragen zu beantworten. Und Manager benötigen noch weniger Zeit, um die Antworten zu lesen und zu verarbeiten.

15Five verfügt auch über Werkzeuge, die dabei helfen, alle Rückmeldungen schnell an die richtige Stelle zu bringen und über die verschiedenen Ebenen der Unternehmensorganisation zu verbreiten.

13. Trakstar

Trakstar ist eine einfache – aber leistungsstarke! – Lösung für die Mitarbeiterbewertung, die Personalleitern hilft, Rückmeldungen, Ziele und Bewertungen zu verwalten.

Mithilfe dieser Lösung können Sie benutzerdefinierte Formulare erstellen, organisatorische Ziele setzen und flexible Workflows erstellen. So wird es einfacher, den Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht zu werden.

Trakstar kombiniert verschiedene Werkzeuge für die Mitarbeiterregistrierung und detaillierte Berichte, die einen klaren Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum bieten.

14. Eloomi

Eloomi ist eine sehr vielseitige Plattform mit Modulen, die es unter anderem ermöglichen, Lernprozesse für Mitarbeiter einzurichten, zu gestalten, zu planen und auszuwerten.

Es gibt auch Zertifikate, Badges und Punkte, um Mitarbeiter zu ermutigen oder zu belohnen. Außerdem ist es möglich, betriebliche Prüflisten und (visuelle) Berichte zu erstellen.

Personalanalyse-SoftwareCopied

Auch das Analysieren und Interpretieren ist eine Kernaufgabe, die zu den beruflichen Fähigkeiten eines Personalexperten gehört. Personalanalyse-Software ist ein gutes Werkzeug, um diese Aufgabe zu rationalisieren und zu erleichtern.

Bei der Auswahl der richtigen Software können Sie u.a. aus den nachfolgenden Optionen wählen.

15. Zoho Analytics

Zoho Analytics ist eine Selbstbedienungssoftware, mit der Sie Rohdaten organisieren und transparent machen. Sie können Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu funktionsübergreifenden Berichten und übersichtlichen Übersichtsseiten bündeln.

Mit speziellen Visualisierungstools können Sie die Daten dann auf verschiedene Weise präsentieren.

Ein intelligenter Assistent (Zia), der KI (künstliche Intelligenz), ML (maschinelles Lernen) und NLP (natürliche Sprachverarbeitung) einsetzt, liefert Antworten auf alle Ihre Fragen in Form von Berichten und KPI-Widgets.

Zoho Analytics bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Berichte zu veröffentlichen und sie auf bequeme Weise mit Kollegen zu teilen.

16. Sisense

Sisense ist eine Cloud-basierte Business Intelligence-Lösung. Sisense-Software ist endbenutzerfreundlich und kann eine ganze Reihe von Ressourcen freischalten. Die Installation der Lösung ist aufgrund des Cloud-Ansatzes sehr einfach und wird von Sisense durch bequeme „Onboarding“-Sitzungen unterstützt.

Sisense liefert auch relativ neue Funktionen wie die Datenverwendung über Amazon’s Echo. Mithilfe von Sprache können Sie Daten abrufen und die Ergebnisse in gesprochener Sprache anzeigen.

17. ClicData

ClicData bietet eine leicht zugängliche Analysesoftware, die es Ihnen ermöglicht, über 250 Datenbanken, Systeme und Dateien mit nur wenigen Klicks miteinander zu verbinden.

Automatisierte Datenverarbeitung und individuell zu gestaltende Übersichtsseiten (auf Basis von über 50 verfügbaren Widgets) sorgen dafür, dass wichtige Unternehmensdaten schnell angezeigt werden. ClicData ermöglicht es Ihnen auch, diese Informationen schnell und einfach mit Kollegen zu teilen – sowohl über das Web als auch über mobile Geräte.

18. Domo

Domo zeichnet sich vor allem in Bezug auf Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität aus. Eine schnelle Inbetriebnahme wird mit einem hohen Maß an Skalierbarkeit und Integration in andere Systeme oder Softwarelösungen kombiniert. Außerdem garantiert Domo ein hohes Sicherheitsniveau durch seine Konzentration auf mehrschichtige Sicherheit.

19. Tableau

Tableau wird vom Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner als eines der Spitzenunternehmen bei der Entwicklung von Analysesoftware angesehen. Mithilfe dieses Tools können Sie die Beziehung zwischen Produktivitätszahlen, Stunden und Aufgaben visualisieren, um Zeitpläne und Ressourcen optimal verwalten zu können. Tableau verwendet dabei eine intelligente und übersichtliche visuelle Schnittstelle.

Sonstige PersonalverwaltungswerkzeugeCopied

Neben den Softwarepaketen für die Personalverwaltung, den Analysewerkzeugen und der Software für das Leistungsmanagement gibt es auch noch andere, auf ein bestimmtes Ziel oder eine Teilaufgabe ausgerichtete Personalverwaltungswerkzeuge.

20. Rydoo

Wussten Sie, dass das Spesenmanagement in den meisten Unternehmen einer der wichtigsten Kostenposten ist? Häufig geht es dabei sogar um 10 Prozent des Gesamtbudgets! Wäre es nicht schön, wenn Sie Ihr Verständnis der Geschäftskosten verbessern und das Spesenmanagement effektiver und preiswerter gestalten könnten?
Rydoo ist ein Personalverwaltungswerkzeug, das genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

Rydoo integriert Ihr Spesenmanagement, damit Sie nicht mehr alle Belege selbst überprüfen müssen.

Außerdem bietet Rydoo variable Werkzeuge für verschiedene Arten von Reisekosten- und Spesenvergütungen. Dabei kann es sich z.B. um komplexe Tagegelder, spezifische Kilometergelder oder bestimmte Zertifikate handeln.

Ferner bietet Ihnen das System einen Echtzeit-Überblick, der das kollektive und individuelle Ausgabeverhalten von Mitarbeitern innerhalb Ihrer Organisation aufzeigt.

21. Kompetenzverwaltungssoftware von AG5

Für Sie als Personalleiter sind Kompetenzmatrizen wichtige Instrumente, um die Kompetenzen, Fertigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anzuzeigen. Wahrscheinlich tun Sie dies immer noch mithilfe von Excel-Tabellen. Das ist auch nicht verwunderlich, da Excel ein beliebtes und bekanntes Programm ist, mit dem unendlich viele Matrizen erstellt und verwaltet werden können. Außerdem können Sie Kompetenzmatrizen in Excel zu jedem beliebigen Zeitpunkt bearbeiten, ändern und aktualisieren.

Aber während Ihre Excel-Matrizen anfangs einmal einfach waren, haben sich inzwischen Aufgaben, Zertifikate, Arbeitsplatzanweisungen und Arbeitsanforderungen angehäuft. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass mehrere Mitarbeiter innerhalb der Organisation dieselben Matrizen verwenden. Nimmt Ihr Kollege irgendwelche Änderungen vor? Oder sind mehrere Versionen im Umlauf? Dann kann schnell Unklarheit darüber entstehen, wer jetzt eigentlich die letzte aktualisierte Version besitzt.

Mit Kompetenzverwaltungssoftware können Sie die Beschränkungen und die Komplexität von Excel umgehen und:

• Änderungen und Schulungsergebnisse direkt am Arbeitsplatz bearbeiten;
• die Arbeitskräfte für ein bestimmtes Projekt direkt mit Fachwissen und Erfahrung verbinden;
• Benachrichtigungen festlegen – sowohl pro Mitarbeiter oder Zielgruppen als auch pro Zertifikat;
• bei der Umrüstung einer Produktionslinie den richtigen Mitarbeiter einsetzen;
• mithilfe der Suchfunktion den besten Ersatz für einen kranken Mitarbeiter finden;
• sich anzeigen lassen, welche Kenntnisse und Fertigkeiten in anderen Zweigstellen/Standorten vorhanden sind;
• mithilfe eines Drag-and-Drop-Menüs jede Organisationsstruktur imitieren und alle möglichen Verbindungen zwischen Menschen und den Qualifikationen herstellen, die sie erfüllen müssen.

Sind Sie neugierig über die Vorteile und Besonderheiten der AG5-Software? Dann fordern Sie eine kostenlose Demo an, in der wir die wichtigsten Vorteile und Funktionen anzeigen.

Machen Sie es sich selber einfach!

Wie Sie gesehen haben, gibt es verschiedene Softwarepakete und Werkzeuge, die Ihr Leben als Personalleiter viel angenehmer und einfacher machen. Das Erstellen und Aktualisieren von Kompetenzmatrizen, die Handhabung und Planung von Urlaubszeiten, das effiziente Verfolgen von Aufwandsentschädigungen oder die Durchführung eingehender Analysen – für jede wichtige Personalverwaltungsaufgabe gibt es ein Werkzeug, das Ihnen viel Arbeit abnimmt.

Möchten Sie mehr über intelligente Werkzeuge und Software für die Personalverwaltung wissen? Dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf, oder fordern Sie weitere Informationen an.

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Rick van Echtelt

Rick van Echtelt ist CEO bei AG5 und führt das Unternehmen zum Erfolg. Man kann ihn häufig auf dem Fußballfeld beobachten, wo er talentierte, junge Fußballspieler trainiert.