Wie Renewi die Compliance-Rate von 22 % auf 71 % steigerte und 40.000 Schulungszertifikate zentralisierte
Audit-Vorbereitung auf Abruf für 120 Standorte und eine Compliance-Rate, die sich stetig verbessert.
Zertifikate in einer Schublade
Renewi ist ein Waste-to-Product-Unternehmen, das in den Niederlanden, Belgien, Frankreich und Portugal tätig ist. Es sammelt Abfälle und führt sie der Gesellschaft als nutzbare Produkte zurück. Mit über 6.000 Mitarbeitenden an rund 120 Standorten und fast 900 Rollen war die Verwaltung von obligatorischen Schulungen und Zertifizierungen zu einem ernsthaften Problem geworden. Die Daten existierten zwar, aber niemand wusste, wo sie waren.
„Alle Zertifizierungen unserer Mitarbeitenden waren überall verstreut. Einige lagen auf einem Desktop, andere in einem HR-System, manche einfach in der Schublade eines Bedieners“, sagte Alex Baggerman, Group Director of Talent & Learning bei Renewi.
Jeder Standort verfolgte Schulungen anders nach. Das bedeutete Dutzende von Excel-Dateien, fragmentierte Daten, keinen konsistenten Überblick darüber, wer wofür qualifiziert war, und keine verlässliche Möglichkeit, dies herauszufinden, bevor ein Auditor danach fragte.
Eine Compliance-Rate, die das Problem unübersehbar machte
Vor AG5 lag die Compliance-Rate der Belegschaft von Renewi bei 22 %. Dies war ein grundlegendes Versagen, das echte regulatorische Risiken barg.
Ein Auditbericht machte es schließlich offiziell und deckte Lücken bei den erforderlichen Schulungen für gewerbliche Mitarbeitende an mehreren Standorten auf. Dieser Befund löste das Projekt aus, das Renewi „License to Operate“ nannte – eine unternehmensweite Initiative zur Zentralisierung und Standardisierung aller Schulungsdaten.
„Wir hatten keine Kontrolle darüber, welche Art von Zertifikat abgelaufen war, welche Art von Zertifikat benötigt wurde oder wo vielleicht zu viel geschult wurde“, sagte Baggerman. „Ich mag es, wenn Dinge langweilig und vorhersehbar sind, und in diesem Moment war es weder langweilig noch vorhersehbar, was viel Stress bedeutete.“
Wir haben bei einem Compliance-Level von 22 % angefangen. Nach der Implementierung liegen wir bei 71 %, und die Zahl steigt weiter.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Eine Sache, die sehr gut gemacht wird
Renewi bewertete seine Optionen und entschied sich für AG5 aufgrund der Praktikabilität, der Benutzerfreundlichkeit, der Zugänglichkeit via mobiler App sowie Desktop und weil es genau für dieses Problem entwickelt wurde.
„AG5 erfüllt einfach seinen Zweck. Sie machen eine Sache sehr gut“, sagte Baggerman.
Das Renewi-Team begann mit einem strukturierten Rollout. Zuerst sammelten und validierten sie Daten von allen 120 Standorten. Dabei entdeckten sie 40.000 Zertifikate, die in Altsystemen gespeichert waren, und 354 Lernobjekte, die über die Abteilungen verstreut waren – all das wurde von einem schlanken Team von nur 1,5 Vollzeitäquivalenten (FTE) verwaltet. Sie glichen die Qualifikationsanforderungen abteilungsübergreifend ab, bezogen die Manager nach jeder Implementierungsrunde in Feedbackschleifen ein und übertrugen die Verantwortung bewusst dem operativen Geschäft statt der IT.
„Wir hatten mehr Erfolg, wenn HR den Prozess moderierte, aber das operative Geschäft die Verantwortung für die Compliance übernahm“, sagte Baggerman.
Langweilig und vorhersehbar, auf die bestmögliche Weise
Die Compliance-Rate ist der deutlichste Beleg für den Erfolg von „License to Operate“: Die Quoten sprangen drastisch von 22 % auf 71 %. Diese Zahlen steigen immer noch. Auch der Arbeitsalltag bei Renewi hat sich ebenso signifikant verändert. Die Audit-Vorbereitung, einst ein wochenlanges Zusammensuchen und Zusammenstellen von Nachweisen, erledigt das Team heute auf Abruf.
„Normalerweise muss man für ein Audit viel vorbereiten, und jetzt kann man einfach zum Audit gehen. Das spart also auch viel Zeit bei der Vorbereitung“, sagte Baggerman.
Heute ist Compliance sichtbar und verlässlich. Wir können uns auf die Verbesserung von Fähigkeiten konzentrieren, anstatt Zertifikaten hinterherzulaufen.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Renewi weitet das System nun auf Schulungsanbieter und externe Mitarbeitende aus. Das Ziel ist dasselbe, das das Projekt von Anfang an vorangetrieben hat: ein Compliance-Bild zu schaffen, das konsistent und nachweisbar ist und keinen Raum für Überraschungen lässt.
„AG5 hat uns ein Fundament gegeben. Wir haben jetzt Kontrolle, Transparenz und ein Modell, auf dem wir aufbauen können“, sagte Baggerman.
