So machen Sie die strategische Personalplanung zum Erfolg

Als Unternehmen können Sie neue Mitarbeiter suchen, wenn Sie sie brauchen. Wir bezeichnen das als reaktive Rekrutierung. Sie können aber auch vorausschauend handeln, indem Sie eine strategische Personalplanung vornehmen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie das funktioniert.

 

Was ist strategische Personalplanung?

Bei der strategischen Personalplanung geht es um die Vorhersage des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen. Aber nicht nur, um den alljährlichen saisonalen Ansturm zu bewältigen, sondern auch langfristig.

Durch die Analyse von Daten aus Ihrem Unternehmen und dem Markt können Sie strategische Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter (und deren Kompetenzen) mit Ihren Geschäftsabläufen in Einklang stehen. So schaffen Sie eine optimale Auslastung, jetzt und in Zukunft.

 

Warum strategische Personalplanung?

Als Organisation ist es klug, nach vorn zu schauen – auch in Bezug auf das Personal. Das sind die wichtigsten Vorteile von strategischer Personalplanung.

  • Halten Sie mit den Marktveränderungen Schritt. Berufe und Arbeitsfelder verändern sich nämlich schnell. Robotisierung, Automatisierung und Digitalisierung führen dazu, dass es manche Arbeitsplätze von vor 10 Jahren heute nicht mehr gibt. Mithilfe der strategischen Personalplanung bleiben Sie auf dem Laufenden und können Veränderungen vorhersehen.
  • Bessere Ausrichtung auf strategische Ziele – wird sich Ihr Unternehmen in Zukunft auf andere Aktivitäten konzentrieren? Mit einer strategischen Personalplanung stellen Sie sicher, dass Ihr Personal (und seine Kompetenzen und Fähigkeiten) mit Ihren Geschäftsabläufen in Einklang stehen. Außerdem können Sie rechtzeitig mit der Einstellung neuer Mitarbeiter beginnen.
  • Erkennen von Überschüssen und Engpässen – Mithilfe der strategischen Personalplanung können Sie nicht nur feststellen, welche Abteilungen heute, sondern auch künftig zu viel oder zu wenig Personal haben. So können Sie die Produktivität maximieren und die Arbeitskosten auf ein Minimum reduzieren.
  • Überblick über Kompetenzen und Fertigkeiten – was wird benötigt, um Arbeiten künftig durchzuführen? Die strategische Personalplanung hilft bei der Ermittlung der benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten. So erhalten Sie Instrumente für eine gezielte Ausbildung und Rekrutierung.
  • Weniger Fluktuation – Mit einer langfristigen Strategie können Sie Mitarbeiter gezielt ausbilden und umschulen. So arbeiten Sie an einer nachhaltigen Beschäftigungsfähigkeit und verringern die Fluktuation. Außerdem bleiben Ihrem Unternehmen Fachkenntnisse erhalten, und Ihre Mitarbeiter bleiben zufrieden.

 

Strategische Personalplanung in 4 Schritten erstellen

1) Erfassung des derzeitigen Personalbestands

Bevor wir einen Blick in die Zukunft werfen, schauen wir uns zunächst die aktuelle Situation an. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Beschäftigten in Ihrem Unternehmen, und beantworten Sie dabei die folgenden Fragen.

  • Wie viele Mitarbeiter sind bei Ihnen angestellt?
  • Welche Funktionen erfüllen sie?
  • In welchen Teams und Abteilungen arbeiten sie?
  • Welche Kompetenzen, Fähigkeiten und Zertifikate besitzen sie und/oder werden benötigt?
  • Welches Alter haben sie? Steht das Rentenalter bevor?
  • Wer sind die leistungsstarken und wer die leistungsschwachen Mitarbeiter?
  • Welche Funktionen sind derzeit noch unbesetzt? Und welche Kompetenzen und Qualitäten werden für diese Funktionen benötigt?

 

2) Personalbedarf übersichtlich machen

Viele Organisationen schauen nur darauf, wen sie gerade brauchen. Wir nennen das eine reaktive Personalpolitik. Bei der strategischen Personalplanung schauen wir jedoch weiter voraus. Um dies effektiv zu tun, sind mehrere Dinge wichtig.

  • Festlegung der langfristigen Unternehmensziele
    • Aktueller Umsatz und Prognosen für die kommenden Jahre
    • Erwartete Fusionen und Übernahmen
    • Erweiterung des Dienstleistungsangebots oder neue Produkte
    • Expansion durch (oder Verlagerung an) neue Standorte
  • Trendanalyse des Personalbestands in den letzten Jahren
    • Personalfluktuation
    • Pensionierung
    • Kompetenzen, Qualitäten und Zertifikate
    • Durchschnittliche Beschäftigungsjahre
    • Beförderungen
    • Demografische Daten
  • Veränderungen bei der Marktanalyse
    • Wirtschaftliche Veränderungen
    • Technologische Innovationen
    • Prozentsatz Arbeitslosigkeit
    • Konkurrenz

Die Erfassung dieser Daten wird Ihnen dabei helfen, nicht mehr im Dunkeln zu tappen und einen gezielten Plan zu erstellen. Sie haben eine bessere Vorstellung davon, welche Mitarbeiter Sie brauchen und welche Fähigkeiten wichtig sind.

 

3) Vergleich des derzeitigen Personalbestands mit dem künftigen Bedarf

Indem Sie Ihren derzeitigen Personalbestand mit dem künftigen Personalbedarf vergleichen, wissen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie in den kommenden Jahren benötigen und welche Qualifikationen wichtig sind. Wir bezeichnen das auch als Lückenanalyse.

 

4) Personalplan erstellen

Mit diesem Wissen können Sie eine gezielte Planung für die kommenden Jahre vornehmen. In diesem Plan beantworten Sie Fragen wie:

  • Welche Funktionen müssen besetzt werden?
  • Welche Funktionen fallen weg?
  • Können wir unser derzeitiges Personal ausbilden oder umschulen?
  • Welche Qualitäten und Kompetenzen fehlen uns?
  • Wie gehen wir mit Ruhestand und Beförderungen um?

 

Tipps und Hinweise

1) Entscheiden Sie sich für eine dynamische Vorgehensweise

Bei der strategischen Personalplanung ist alles miteinander verbunden – sowohl intern als auch extern. Und Sie haben bei weitem nicht alles im Griff. Betrachten Sie daher die strategische Personalplanung nicht als einen Plan, den Sie einmal erstellen und dann Schritt für Schritt umsetzen, sondern als einen Plan, der sich ständig weiterentwickelt. Verwenden Sie ihn deshalb als Orientierungshilfe, nicht als in Stein gemeißelte Richtlinie.

 

2) Verwenden Sie Ihren Plan bei Einstellungen

Durch eine strategische Personalplanung entwickeln Sie eine Vision für die Zukunft. Ein Unternehmen mit einer Vision ist für potenzielle neue Mitarbeiter attraktiv. Es weiß, was es will und wie es seine Ziele erreichen kann. Vermitteln Sie diese Vision daher auch bei der Einstellung von Mitarbeitern. So wissen Sie nicht nur, wen Sie haben möchten, sondern können Bewerber auch leichter davon überzeugen, für Sie zu arbeiten.

 

3) Verwenden Sie eine Kompetenzmatrix

Kompetenzen und Qualitäten sind ein wichtiger Bestandteil der strategischen Personalplanung. Mithilfe einer Kompetenzmatrix können Sie sie erkennbar machen. Dabei handelt es sich um eine schematische Übersicht über alle Mitarbeiter (innerhalb eines Teams) und ihre entsprechenden Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen.

Das Führen einer solchen Matrix bietet mehrere Vorteile für Ihre strategische Personalplanung.

  • Sie können mit einem Blick erkennen, über welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Zertifikate Ihre derzeitigen Mitarbeiter verfügen.
  • Sie sehen, welche Qualifikationen in der Organisation fehlen oder knapp sind. Mithilfe dieser Daten können Sie dann eine gezielte Ausbildungspolitik formulieren.

 

Mit einer speziellenKompetenzverwaltungssoftware können Sie die Fähigkeiten, Kompetenzen und Zertifikate Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit einsehen und anpassen. Wüssten Sie gern, wie das funktioniert? Fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an!

 



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