Was ist Pool-Management, und wie kann man es erfolgreich anwenden?

Im digitalen Zeitalter ist es schwieriger denn je, kontinuierlich mit neuen technologischen Innovationen, Marktentwicklungen und Kundenbedürfnissen Schritt zu halten. Pool-Management ist eine Arbeitsmethode, die Ihnen dabei helfen kann. Doch was genau ist Pool-Management? Und wie wird die Methode erfolgreich angewendet?

 

Was ist Pool-Management?

Mithilfe von Pool-Management können Sie Ihre Belegschaft so organisieren, dass sich die Mitarbeiter problemlos an neue Marktentwicklungen und Schwankungen in der Kundennachfrage anpassen können.

 

Charakteristisch für das Pool-Management ist seine umfassende Perspektive. Die Methode konzentriert sich nicht nur auf alltägliche Probleme, sondern auch auf künftige Szenarien. So denken Sie z.B. auch darüber nach, wie der Mitarbeiter der Zukunft idealerweise aussehen sollte.

 

Pool-Management besitzt folglich eine starke strategische Komponente. Das Konzept wird z.B. häufig von Zeitarbeitsfirmen genutzt, um eine große Anzahl von Mitarbeitern zu verwalten, die an unterschiedlichen Arbeitstagen oder zu unterschiedlichen Zeiten eingesetzt werden.

 

Wie funktioniert Pool-Management?

Pool-Management beginnt mit der Erstellung einer Liste von Mitarbeitern, die für bestimmte Positionen, Aufgaben oder Arbeiten geeignet sind. Eine Organisation entscheidet selbst, wer in diese Liste aufgenommen wird und wer nicht. Dann wird die Liste der Kandidaten in einen „Pool“ gelegt, der bestimmt, welche Personen zu welchen Zeiten für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden.

 

Bei der Implementierung des Pool-Managements können Sie zwischen der Einstellung von Aushilfskräften oder dem flexiblen Einsatz Ihrer eigenen Arbeitskräfte wählen.

  • Aushilfskräfte: Diese Arbeitsmethode ist eine gute Lösung, wenn bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten fehlen, die für eine Aufgabe oder ein zeitlich begrenztes Projekt unerlässlich sind. Sie können dann wählen, ob Sie die Hilfe eines Freiberuflers oder eines freien Mitarbeiters in Anspruch nehmen wollen.
  • Einsatz eigener Arbeitskräfte: Vielleicht haben Sie ja eine breit einsetzbare Belegschaft, die mehrere Aufgaben innerhalb einer Organisation übernehmen kann. In einem solchen Fall ist die zweite Option (aus finanzieller und organisatorischer Sicht) oft sinnvoller.
  • Eine Kombination ist natürlich auch möglich.

 

Die Vorteile des Pool-Managements für Organisationen

Wenn Sie die Methode richtig einrichten und anwenden, bringt das Pool-Management viele Vorteile. Wir werden die wichtigsten für Sie auflisten.

  • Sie haben immer fachkundige Leute, die sofort produktiv sind.
  • Sie können die individuellen QualitätenIhrer Mitarbeiter und eventueller Flexarbeiter stärker berücksichtigen. Sie machen die Arbeit, die sie gut können. Und ihre Zeitpläne erlauben es ihnen, einen guten Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Dadurch werden auch Engagement und Zufriedenheit erzeugt, was wiederum zu weniger Personalfluktuation führt.
  • Pool-Management wird in der Regel von einem übersichtlichen und transparenten digitalen Registrierungssystem begleitet. Daraus ergeben sich administrative Vorteile.
  • Sie sind besser auf einen sich verändernden Arbeitsmarkt vorbereitet. Durch die Vergreisung ist (oder wird) die Suche nach Spitzentalenten in vielen Sektoren zu einer großen Herausforderung. Mithilfe einer guten Kandidatenverwaltung können die größten Fische im Talent-Pool einfacher an Land gezogen werden.
  • Es ist leichter zu erkennen, ob in der eigenen Organisation genügend Fachwissen, Talent und Erfahrung vorhanden ist, um ein bestimmtes Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Ist das nicht der Fall, oder drohen Lücken innerhalb eines bestimmten Wissensnetzwerks aufgrund von natürlicher Fluktuation oder unerwarteten Ausfällen? Mit einer guten Sozialkompetenzverwaltung können Sie alle Probleme rechtzeitig erkennen und schnell reagieren, indem Sie zum Beispiel Mitarbeiter innerhalb der Organisation umschulen oder neue Mitarbeiter suchen.
  • Sie erhalten mehr Einblick in die Sozialkompetenz der Mitarbeiter. Das ist wichtig, da Sozialkompetenz auf dem modernen Arbeitsmarkt immer wertvoller wird.

Tipps für die erfolgreiche Anwendung von Pool-Management

Wenn Sie mit dem Pool-Management beginnen und die Methode erfolgreich in Ihre täglichen Betriebsabläufe integrieren möchten, sollten Sie die nachfolgenden Tipps berücksichtigen.

 

1. Führen Sie eine Beurteilung der Fertigkeiten durch.

Pool-Management beginnt mit der Durchführung einer Kompetenzbewertung. Über welche Kompetenzen und Fertigkeiten verfügen die Mitarbeiter in meiner Organisation? Und wie gut sind sie für bestimmte Aufgaben und Funktionen geeignet?

 

Im Idealfall wissen Sie nach einer Kompetenzbeurteilung genau, welche Qualifikationen in Ihrem Betrieb vorhanden sind. Und Sie können erkennen, ob es eine Lücke zwischen den Stellenanforderungen und der vorhandenen Erfahrung und Kompetenz gibt.

 

Eine Kompetenzbeurteilung kann in verschiedenen praktischen Formen durchgeführt werden. Möglich sind Tests, Simulationen oder Umfragen, aber auch die Beobachtung von Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit. Führen Sie die Beurteilung aber objektiv und gemäß anerkannter Normen durch. Dann können Sie sicher sein, dass Sie zuverlässige und nützliche Ergebnisse erhalten.

 

2. Verwenden Sie intelligente Werkzeuge.

Effektives Pool-Management steht und fällt mit der Verwendung der richtigen Werkzeuge. Mithilfe einer Kompetenzmatrix oder einer speziellen Kompetenzverwaltungssoftware können Sie sich die Kompetenzen, Fertigkeiten und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter schnell, einfach und übersichtlich anzeigen lassen.

 

Sie tragen die Namen der Mitarbeiter und ihre Kompetenzen und/oder Qualifikationen in ein schönes und übersichtliches Diagramm ein und geben anschließend an, wer welche Fertigkeiten besitzt. Mit einer guten Software können Sie die Informationen in einer Matrix auch in Echtzeit und direkt am Arbeitsplatz bearbeiten und aktualisieren. Mithilfe der so entstehenden Übersicht können Sie schneller und einfacher Pools von geeigneten Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben oder Projekte erstellen.

 

Hier finden Sie verschiedene Vorlagen für Kompetenzmatrizen, die Sie auch herunterladen können. Entdecken Sie hier die Möglichkeiten der Software.

 

3. Investieren Sie in einen guten Flexpool.

Immer mehr Unternehmen arbeiten mit einer größeren Flexibilität. Ein gut geführter Flexpool ist folglich kein überflüssiger Luxus. Bei der Investition in Ihren Flexpool sollten Sie vor allem die nachfolgenden Punkte beachten.

  • Verlangen Sie Engagement von Ihren Flexkräften und auch von den festen Mitarbeitern, die mit ihnen zusammenarbeiten.
  • Treffen Sie feste Vereinbarungen über die Aufgaben der Flexkräfte und der Schichten, in denen sie arbeiten.
  • Erstellen Sie Prognosen bzgl. der Nutzung des Flexpools. In welchen Situationen setzen Sie Flexkräfte ein? Und wie häufig erwarten Sie, dass diese Situationen eintreffen werden?
  • Binden Sie Flexkräfte an Ihr Unternehmen. Freiberufler und freie Mitarbeiter, die sich stark mit Ihrer Organisation verbunden fühlen, arbeiten meist besonders engagiert und hingebungsvoll.
  • Prüfen Sie regelmäßig, ob der Flexpool Ihre Ansprüche erfüllt. Sorgt eine flexible Vorgehensweise für die gewünschten Ergebnisse? Und sind die Ergebnisse die Investitionen wert?

 

Finden wir es heraus!

Pool-Management ist eine tolle Möglichkeit, mehr aus Ihrer Belegschaft herauszuholen und eine perfekte Übereinstimmung zwischen Mitarbeitern, Fertigkeiten und organisatorischen Anforderungen zu erreichen. Und mit den richtigen Werkzeugen muss das gar nicht schwierig sein….

 



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