Alles wat je moet weten over standard operating procedures (SOP)

Standaardisatie wordt soms beschouwd als tegenhanger van creativiteit. Toch kan het veel goeds brengen. Standaardiseren helpt je bijvoorbeeld om taken en processen structureel op de best mogelijke manier uit te voeren. De standard operating procedure is een belangrijke en veelgebruikte standaardisatietool.

 

Wat is een SOP?

Een standard operating procedure (SOP) is een middel dat medewerkers helpt om hun werk op de best mogelijke manier uit te voeren. Het is een schriftelijke werkinstructie die uitgebreid uitlegt hoe een bepaalde handeling of serie handelingen uitgevoerd dient te worden.

 

Het doel? Uniformiteit creëren in de uitvoering en het eindresultaat.

 

Dankzij een SOP weet je welke stappen je moet nemen om tot het gewenste resultaat te komen. SOP’s nemen ruis op de lijn en discussies over een proces weg. Een fijn middel dus om mensen snel in te werken en processen te uniformeren.

 

Voor welke bedrijven?

SOP’s worden veel gebruikt in sectoren waar de herhaalbaarheid en controleerbaarheid van procedures en processen een belangrijke rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan de farmaceutische industrie, klinische studies en de maakindustrie.

 

Voorbeelden

Voorbeelden van SOP’s uit de dagelijkse praktijk zijn:

  • Voorwaarden die zijn verbonden aan ISO-standaarden.
  • Voorschriften en regels voor klinische studies bijvoorbeeld.
  • Controlelijsten die piloten volgen voordat ze beginnen aan een vlucht.

 

Voordelen van standard operating procedures

Het werken met SOP’s levert organisaties diverse voordelen op. Dit zijn de belangrijkste benefits:

  • Je kunt trainingsprogramma’s standaardiseren. Hierdoor kun je nieuwe medewerkers sneller inwerken. Een op papier gestelde set aan instructies en aandachtspunten zorgt ervoor dat iedereen dezelfde basis meekrijgt.
  • Door gebruik te maken van SOP’s is het gemakkelijker om een specifieke merkidentiteit en een duidelijk bedrijfs-DNA te creëren. Denk bijvoorbeeld aan het werken met vaste kleurstellingen in logo’s en uitingen, herkenbare productkenmerken en vaste afspraken voor alle schriftelijke communicatie en posts op sociale media.
  • Standard operating procedures zorgt dat er minder fouten gemaakt worden. Ze geven namelijk duidelijke richtlijnen voor het inrichten en uitvoeren van taken en processen.
  • SOP’s maken het gemakkelijker om te voldoen aan wettelijke standaarden. Denk bijvoorbeeld aan veiligheidseisen of kwaliteitsnormen.
  • Het is belangrijk dat iedereen binnen je organisatie inzicht heeft in de leiderschapsstructuur, zeker als producten door verschillende keuringsfases gaan. SOP’s helpen je hierbij.
  • Vallen er medewerkers weg, bijvoorbeeld door ziekte of pensionering? Duidelijke SOP’s maken het gemakkelijker om hun taken door iemand anders uit te laten voeren. De duidelijke richtlijnen zorgen ervoor dat een vervanger precies weet wat wordt verwacht, zonder dat je die persoon uitgebreid hoeft te begeleiden.

Stappenplan voor implementatie

Hoe geef je standard operating procedures in de praktijk vorm? Hoe implementeer je ze op de best mogelijke manier? Het onderstaande stappenplan helpt je op weg.

 

Stap 1: prioriteer je SOP’s

De kans is groot dat je niet de tijd en resources hebt om in een keer vele tientallen of honderden SOP’s te creëren en updaten. Denk dus goed na over welke SOP’s prioriteit moeten genieten. Je kunt je bijvoorbeeld richten op (een van) de onderstaande aandachtsgebieden.

 

  1. Veiligheid en kwaliteit – Deze SOP’s zorgen ervoor dat medewerkers interne en wettelijk voorgeschreven veiligheidsvoorschriften en kwaliteitsstandaarden volgen.
  2. Het functioneren van een specifieke productielijn. Het doel: procedures vastleggen voor het opstellen van efficiënte productielijnen, het oplossen van problemen vergemakkelijken en verschillende lijnen beter op elkaar laten aansluiten.
  3. Instructie en training – Presteren teams of individuele medewerkers niet optimaal? Dan is het verstandig om SOP’s te prioriteren die de nadruk leggen op instructie en training.

 

Stap 2: ontwerp een SOP

Nu je de prioriteiten duidelijk op het netvlies hebt, is het zaak om concrete SOP’s te ontwerpen. Begin met het samenstellen van het juiste SOP-ontwerpteam. Meestal is dat een mix van operators, onderhoudstechnici en procesingenieurs. TWI-principes vormen een goede blauwdruk voor het opstellen van duidelijke trainingsinstructies.

 

Zorg ervoor dat trainingen en instructies compact en makkelijk behapbaar zijn. Een wollige handleiding met lange lappen tekst werkt bijvoorbeeld niet. Kies liever voor microlessen die per stuk een paar minuten in beslag nemen en gebruik maken van visuele informatie als video’s en infographics. Dat verwerken mensen namelijk een stuk sneller dan tekstuele informatie.

 

Stap 3: SOP’s publiceren en promoten

Het is natuurlijk wel belangrijk dat je medewerkers ook echt aan de slag gaan met de SOP’s die je opstelt. Een tips is om ze inzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk te maken in overzichtelijke dashboards. Gebruik hier een gebruiksvriendelijk portaal voor. Benadruk ook het belang en het hoe en waarom van de gekozen SOP’s in vergaderingen en werkbesprekingen.

 

Stap 4: medewerkers trainen en testen

Ga vervolgens na of medewerkers de opgestelde SOP’s consequent naleven. Het succesvol afronden van een training betekent immers niet automatisch dat medewerkers alle onderdelen van de SOP structureel toepassen in de dagelijkse werkpraktijk.

 

De methode die bekendstaat als ‘Tell me – Show me – Let me try’ is hiervoor een goede manier:

  1. Je legt medewerkers uit welke stappen ze moeten doorlopen om een taak of procedure succesvol uit te voeren.
  2. Je doet het voor, zodat medewerkers alle stappen herkennen.
  3. Je laat medewerkers zelf alle stappen doorlopen. Zo wordt het hoe, wat en waarom van een SOP duidelijk. Bovendien krijg je meer inzicht in mogelijke verbeterpunten.

 

Stap 5: operationaliseren en onderhouden

Een SOP in gebruik nemen en je medewerkers trainen is pas het begin. Je wilt ook weten of de gekozen SOP’s goed worden toegepast en effectief zijn. Maak ze tot een vast onderdeel van de organisationele routine en informeer bij het dagelijkse rondje op de werkvloer of medewerkers uit de voeten kunnen met de nieuwe procedure(s).

 

Worden de SOP(’s) dagelijks toegepast? Wijken medewerkers incidenteel af van bepaalde stappen? En zo ja: waarom? Ervaren ze problemen met (onderdelen van) een bepaalde SOP? En hebben mensen concrete verbetersuggesties? Neem alle suggesties ter harte en optimaliseer.

 

Maak het visueel!

Standard operating procedures zijn tools om bedrijfsprocessen naar een hoger niveau te tillen. Zeker als je ze stapsgewijs, goed doordacht en met beleid introduceert. We hebben al gezien dat SOP’s vooral waardevol zijn als je de inhoud en achterliggende gedachte ervan visualiseert.

 

Vanuit dat oogpunt is ook de skills matrix een handig instrument. In een schematisch overzicht maak je inzichtelijk welke kennis en vaardigheden medewerkers binnen je organisatie bezitten. Handig bij het ontwerpen en implementeren van SOP’s, aangezien een skills matrix laat zien wie op welke plek thuishoort!

 

Gespecialiseerde skills management software stelt je in staat om deze werkwijze naar een enorm hoog niveau te tillen en de kennis en vaardigheden van je workforce snel en plaatsonafhankelijk in te zien of bij te werken. Het resultaat? Standard operating processes die van jouw fabriek een effectieve productieomgeving en prettige werkplek maken!

 

Benieuwd hoe deze software werkt en wat je er allemaal mee kunt? Lees hier meer of boek meteen vrijblijvende online demo!



Gerelateerde berichten