Alles, was Sie über Standard Operating Procedures (SOP) wissen müssen

Standardisierung wird manchmal als Gegenstück zur Kreativität gesehen. Sie kann aber auch viel Gutes bewirken. Die Standardisierung hilft Ihnen beispielsweise dabei, Aufgaben und Prozesse strukturell optimal durchzuführen. Das Standard Operating Procedure ist ein wichtiges und weit verbreitetes Standardisierungsinstrument.

 

Aber was genau ist ein SOP?

Ein Standard Operating Procedure (SOP) ist ein Instrument, das den Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit bestmöglich auszuführen. Es handelt sich um eine schriftliche Arbeitsanweisung, in der detailliert erklärt wird, wie eine bestimmte Handung oder eine Reihe von Handlungen durchgeführt werden soll.

 

Das Ziel besteht darin, Einheitlichkeit in der Ausführung und im Endergebnis zu erzeugen.

 

Mithilfe einer SOP wissen Sie, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Das SOP sorgt für eine bessere Kommunikation und weniger Diskussionen über einen Prozess. Es ist eine großartige Möglichkeit, um Menschen schnell einzuarbeiten und Prozesse zu vereinheitlichen.

 

Um welche Betriebe geht es?

SOPs werden häufig in Branchen eingesetzt, in denen die Wiederholbarkeit und Überprüfbarkeit von Verfahren und Prozessen eine wichtige Rolle spielen. Dabei kann es sich z.B. um die pharmazeutische Industrie, klinische Studien und die Fertigungsindustrie handeln.

 

Beispiele

Beispiele für SOPs aus der täglichen Praxis sind:

  • An ISO-Normen geknüpfte Bedingungen.
  • Regeln und Vorschriften. z.B. für klinische Studien.
  • Prüflisten, die Piloten vor Antritt eines Fluges durchgehen.

 

Vorteile von Standard Operating Procedures

Die Arbeit mit SOPs bietet Organisationen verschiedene Vorteile. Dies sind die wichtigsten Vorteile:

  • Sie können Schulungsprogramme standardisieren. So können Sie neue Mitarbeiter schneller einarbeiten. Schriftlich festgehaltene Anweisungen und Beobachtungspunkte stellen sicher, dass alle auf derselben Grundlage arbeiten.
  • Mithilfe von SOPs ist es einfacher, eine spezifische Markenidentität und eine klare Unternehmens-DNS zu schaffen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Arbeit mit festen Farbschemata in Logos und Ausdrücken, erkennbare Produktmerkmale und feste Vereinbarungen für alle schriftliche Kommunikation und Beiträge in sozialen Medien handeln.
  • Standard Operating Procedures sorgen dafür, dass weniger Fehler gemacht werden. Sie geben nämlich klare Richtlinien für die Gestaltung und Ausführung von Aufgaben und Prozessen.
  • SOPs erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Normen, beispielsweise Sicherheitsvorschriften oder Qualitätsnormen.
  • Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation Einblick in die Führungsstruktur haben – insbesondere wenn Produkte verschiedene Inspektionsphasen durchlaufen. SOPs helfen Ihnen dabei.
  • Scheiden Mitarbeiter aus, z.B. wegen Krankheit oder Ruhestand? Verständliche SOPs erleichtern es anderen Mitarbeitern, ihre Aufgaben zu übernehmen. Die klaren Richtlinien stellen sicher, dass Ersatzmitarbeiter genau wissen, was erwartet wird, ohne dass eine ausführliche Anleitung erforderlich ist.

Stufenplan für die Implementierung

Wie können Standard Operating Procedures in die Praxis umgesetzt werden? Wie setzt man sie am besten um? Der nachfolgende Stufenplan hilft Ihnen dabei.

 

Stufe 1: Priorisierung Ihrer SOPs

Höchstwahrscheinlich haben Sie weder die Zeit noch die Mittel, um Dutzende oder Hunderte von SOPs auf einmal zu erstellen und zu aktualisieren. Überlegen Sie also sorgfältig, welche SOPs Priorität haben müssen. Sie können sich z.B. auf einen oder mehrere der folgenden Beobachtungspunkte konzentrieren.

 

  1. Sicherheit und Qualität – Diese SOPs stellen sicher, dass die Mitarbeiter interne und gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsvorschriften und Qualitätsstandards einhalten.
  2. Das Funktionieren einer bestimmten Produktionslinie. Das Ziel besteht darin, Verfahren für die Einrichtung effizienter Produktionslinien zu entwickeln und die Problemlösung zu erleichtern, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Linien besser miteinander verbunden sind.
  3. Anleitung und Schulung – wenn Teams oder einzelne Mitarbeiter keine optimale Leistung bringen, ist es ratsam, SOPs zu priorisieren, die den Schwerpunkt auf Anleitung und Schulung legen.

 

Stufe 2: Entwurf eines SOPs

Nach einer klaren Ordnung der Prioritäten ist es wichtig, konkrete SOPs zu entwerfen. Stellen Sie zunächst das richtige SOP-Entwurfsteam zusammen. Für gewöhnlich handelt es sich dabei um eine Mischung aus Bedienern, Wartungstechnikern und Prozessingenieuren. Die TWI-Grundsätze sind ein guter Entwurf für die Erstellung klarer Ausbildungsanweisungen.

 

Achten Sie darauf, dass die Schulungen und Anweisungen kompakt und leicht verständlich sind. Eine unübersichtliche Anleitung mit langen Textpassagen funktioniert beispielsweise nicht. Wählen Sie lieber Mikrolektionen, die jeweils einige Minuten dauern und visuelle Informationen wie Videos und Infografiken enthalten. Diese werden von Menschen nämlich viel schneller verarbeitet als Textinformationen.

 

Stufe 3: SOPs veröffentlichen und fördern

Es ist natürlich wichtig, dass Ihre Mitarbeiter mit den von Ihnen erstellten SOPs auch wirklich arbeiten können. Tipp: machen Sie sie in leicht verständlichen Übersichtsseiten transparent und leicht zugänglich. Verwenden Sie dafür ein benutzerfreundliches Portal. Betonen Sie auch die Bedeutung und das Wie und Warum der ausgewählten SOPs in Sitzungen und Arbeitsgesprächen.

 

Stufe 4: Mitarbeiter ausbilden und testen

Prüfen Sie dann, ob die Mitarbeiter die erstellten SOPs konsequent einhalten. Schließlich bedeutet die erfolgreiche Teilnahme an einer Schulung nicht automatisch, dass die Mitarbeiter alle SOP-Elemente strukturell in ihrer täglichen Arbeitspraxis anwenden.

 

Die als ‘Tell me – Show me – Let me try’ bekannte Methode ist ein gutes Beispiel dafür:

  1. Sie erklären den Mitarbeitern die Schritte, die sie durchlaufen müssen, um eine Aufgabe oder ein Verfahren erfolgreich durchzuführen.
  2. Sie machen es ihnen vor, damit die Mitarbeiter alle Schritte kennenlernen.
  3. Anschließend lassen Sie die Mitarbeiter alle Schritte selber durchlaufen. Dadurch wird das Wie, Was und Warum eines SOPs deutlich. Außerdem bekommen Sie einen besseren Überblick über eventuelle Verbesserungspunkte.

 

Stufe 5: einverleiben und beibehalten

Die Einführung eines SOPs und die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist erst der Anfang. Sie möchten auch wissen, ob die gewählten SOPs richtig angewendet werden und wirksam sind. Machen Sie sie zu einem festen Bestandteil der betrieblichen Routine, und prüfen Sie bei Ihrer täglichen Runde durch den Betrieb, ob die Mitarbeiter das oder die neue(n) Verfahren anwenden.

 

Werden die SOPs täglich angewendet? Oder weichen Mitarbeiter gelegentlich von bestimmten Schritten ab? Falls ja, warum? Gibt es Probleme mit (Teilen) eines bestimmten SOPs? Haben Mitarbeiter konkrete Verbesserungsvorschläge? Nehmen Sie sich alle Vorschläge zu Herzen, und sorgen Sie für Optimierungen.

 

Machen Sie sie sichtbar!

Standard-Betriebsverfahren sind Hilfsmittel, um Geschäftsprozesse auf die nächste Ebene zu bringen – vor allem, wenn sie stufenweise, gut durchdacht und mit Umsicht eingeführt werden. Wir haben bereits gesehen, dass SOPs besonders wertvoll sind, wenn man sich ihren Inhalt und die zugrunde liegenden Gedanken übersichtlich darstellt.

 

Vor diesem Hintergrund ist auch die Kompetenzmatrix ein praktisches Hilfsmittel. Mithilfe einer schematischen Übersicht können Sie deutlich machen, über welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Mitarbeiter in Ihrer Organisation verfügen. Das ist praktisch beim Entwerfen und Implementieren von SOPs, da eine Kompetenzmatrix zeigt, welcher Mitarbeiter an welche Stelle gehört!

 

Eine spezielle Kompetenzverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, diese Arbeitsweise auf ein sehr hohes Niveau zu bringen und das Wissen und die Fertigkeiten Ihrer Mitarbeiter schnell und ortsunabhängig einzusehen oder zu aktualisieren. Das Ergebnis sind Standard-Betriebsverfahren, die Ihr Unternehmen zu einer effektiven Produktionsumgebung und einem angenehmen Arbeitsplatz machen!

 

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