Alles wat je moet weten over kennismanagement

Kennis is een belangrijk goed, zeker in onze moderne informatiemaatschappij. Maar je hebt er in de praktijk alleen iets aan als je kennis ook goed kunt organiseren, beheren en gebruiken. Kennismanagement is dé manier om kennis te vertalen naar praktische resultaten die je organisatie meerwaarde opleveren.

 

Wat is kennismanagement?

Om het begrip kennismanagement goed te kunnen definiëren, is het allereerst belangrijk om helder voor ogen te hebben wat kennis precies is. Kennis wordt vaak gelijkgesteld aan informatie, maar is eigenlijk meer. Ook de attitude, vaardigheden en ervaring die iemand bezit zijn medebepalend voor zijn kennisniveau. Kennis is dus eigenlijk de som van de persoonlijke vermogens van een mens.

 

Kennismanagement is een proces dat gericht is op het scheppen, beheren, delen en gebruiken van de kennis en informatie die binnen een organisatie aanwezig is. Zie het als het zorgvuldig beheren van het intellectuele kapitaal waarover je beschikt.

 

Kennismanagement is een multidisciplinair proces dat gericht is op het realiseren van organisatiedoelstellingen door kennis als een productieverhogende factor te benutten. Het resultaat: bedrijfsprocessen die effectiever, efficiënter en soepeler verlopen. De werkwijze is een belangrijk hulpmiddel voor lerende organisaties die streven naar continue verbetering.

 

Kennismanagement gaat uit van drie niveaus waarop geleerd kan worden:

  • op individueel niveau
  • op organisationeel of groepsniveau
  • op maatschappelijk of wetenschappelijk niveau

 

Voorbeelden van kennismanagementsystemen

Kennismanagement is een proces dat je in verschillende praktische vormen kunt gieten. Een bekend en modern voorbeeld is het CRM-systeem, een platform dat je in staat stelt om alle informatie over klanten en relaties (koopgedrag, gekozen producten, frequentie, voorraad, wensen en behoeften) te registreren en bij te houden. CRM-kennismanagement stimuleert ook de samenwerking tussen teams en afdelingen, omdat alle informatie centraal wordt opgeslagen en raadpleegbaar is voor alle betrokkenen.

 

Een helder opgebouwde, goed gemanagede en gemakkelijk bereikbare kennisbank is een andere praktische toepassing van het kennismanagementprincipe. Zo’n kennisbank heeft een duidelijke structuur, specifieke kennisitems en heldere, goed gedefinieerde parameters. Een goede kennisbank maakt het ook mogelijk om op regelmatige basis kennis te delen en evalueren.

De voordelen van kennismanagement voor bedrijven

Kennismanagement is om verschillende redenen van grote waarde voor bedrijven. Kijk maar eens naar de onderstaande voordelen die de werkwijze met zich meebrengt.

 

  • Kennismanagement voorkomt dat informatie ‘verzuilt’. Is alle kennis geconcentreerd bij een klein groepje experts? Prima zolang deze mensen je organisatie trouw zijn. Maar als ze vertrekken of een andere functie gaan bekleden, laten ze in een verzuild informatielandschap een gat achter dat niet snel gevuld is.
  • Organisaties werken met steeds complexere producten, terwijl ook diensten en ontwikkelprocessen veeleisender worden. Zonder goed vastgelegde kennis en kundige medewerkers kan een bedrijf niet overleven in het dynamische digitale tijdperk.
  • In het kader van certificeringen en normeringen worden bedrijven vaak verplicht om bepaalde kennis in huis te hebben. Een goed voorbeeld zijn de ISO-normen waar veel bedrijven aan moeten voldoen. Die vereisen namelijk dat processen goed worden gedocumenteerd.
  • Veel bedrijven hebben meerdere, vaak geografisch sterk gespreide vestigingen. Kennismanagement zorgt ervoor dat verschillende filialen gemakkelijker kennis kunnen delen. Zo kun je processen en kwaliteit uniformeren.
  • Kennismanagement stelt medewerkers in staat om hun competenties en vaardigheden te verbeteren en uit te breiden.
  • Kennismanagement zorgt voor betere leerresultaten, omdat medewerkers direct kunnen toepassen wat ze hebben geleerd.
  • Kennismanagement levert concurrentievoordeel Aangezien kennis afkomstig is van werknemers, is deze altijd praktijkgericht en gebaseerd op wat er in je sector gebeurt. Verandert er iets? Dan kun je kennis gemakkelijk bijwerken en aanpassen aan nieuwe noden en veranderende marktomstandigheden.
  • Echte professionals zijn doorgaans gek op kennis. Ze willen zich graag blijven ontwikkelen. Iets dat alleen gaat als je voortdurend kennis blijft opzuigen en uitwisselen. Besteed je als bedrijf veel aandacht aan kennismanagement? Dan krijg je daar vaak gemotiveerde, kundige en veelzijdige kenniswerkers voor terug.

 

Tools voor kennismanagement

Je geeft kennismanagement vorm met de juiste tools. We zetten een paar interessante hulpmiddelen voor je op een rij.

 

1. Cloudopslag

Steeds meer bedrijven stappen helemaal of gedeeltelijk over naar de cloud. Tools voor cloudopslag, zoals Dropbox, Microsoft OneDrive en SharePoint Online, zijn fijne tools voor het delen en tussen verschillende computers synchroniseren van documenten.

 

2. Apps om samen te werken

Wil je samenwerken aan documenten en informatie met collega’s uitwisselen? Dan biedt Google Drive volop collaboratiemogelijkheden. Met Google Apps for Business, de betaalde versie van Drive, kun je bovendien alles zodanig configureren dat de toegang beperkt blijft tot de eigen organisatie. Zo krijg je een volledig veilige online-werkruimte met documentenopslag, e-mail, een kalender en nog veel meer. En het hele ecosysteem is opgebouwd rond een afgeschermde website. Microsoft 365 is een vergelijkbare oplossing.

 

3. Intranet

Wil je de gezamenlijke werkomgeving van je organisatie nog wat verder afschermen? En wil je kennismanagement combineren met klanten- of ledenbeheer, activiteitenbeheer of projectbeheer? Dan is een intranet een goede tool. Platforms als Open Atrium en WordPress bieden interessante intranetoplossingen.

 

4. Wiki’s

Iedereen kent de enorm handige internetencyclopedie Wikipedia wel. Dit project is hét voorbeeld van een wiki: een collaboratieve website die het voor de gebruiker makkelijk maakt om teksten toe te voegen, te bewerken of te verwijderen. Een wiki houdt ook een uitgebreide geschiedenis van elke pagina bij, waardoor versiebeheer een eitje wordt. PBworks en Tiki zijn gebruiksvriendelijke kennisdelings- en samenwerkingsplatforms waarmee je een wiki kunt maken en managen.

 

5. Blogs

Blogs zijn een prima tool om kennis te verspreiden en delen. Wil je medewerkers van gedetailleerde informatie over een bepaald onderwerp voorzien? Of wil je een laagdrempelige online-leeromgeving creëren? Goede blogs zijn hier fijne middelen voor.

Tips om kennis succesvol te managen

Om het beste uit kennismanagement te halen, moet je het proces inrichten op een manier die zowel voor de organisatie, medewerker als klant meerwaarde oplevert. We vertellen je hoe aan de hand van een aantal tips. Doe er je voordeel mee!

 

1. Kies voor een integrale aanpak

Kennismanagement staat niet los van andere activiteiten en processen binnen de organisatie. Het is daarom een werkwijze die vraagt om een bedrijfsbrede benadering die voorziet in een verregaande integratie van processen, tools en slim informatiemanagement.

 

Denk bijvoorbeeld aan het effectief samenbrengen van informatie uit klant- en kennisdatabases. IT, management, hr en marketing; het zijn allemaal afdelingen die een wezenlijke rol spelen bij een succesvolle adoptie van kennismanagement.

 

2. Leg de nadruk op het menselijk kapitaal

Kennismanagement wordt alleen een succes bij de aanwezigheid van betrokken en gemotiveerde medewerkers. De techniek levert de handvatten en ondersteuning, maar kennismanagement blijft uiteindelijk toch vooral mensenwerk.

 

Het waarom is dus een belangrijk aandachtspunt. Leg mensen uit wat het nut en de meerwaarde van kennismanagement zijn en waarom je er als organisatie voor kiest om de werkwijze te adopteren. Leg ook uit wat medewerkers er op individueel niveau aan hebben.

 

3. Verlies ook de klant niet uit het oog

De waarde van kennis wordt grotendeels bepaald door de klant. Die is de aanjager van je omzet en bepaalt met zijn koopgedrag jouw bedrijfsresultaten. Let er dus op dat je kennis gericht gebruikt voor het ontwikkelen van diensten, ervaringen en producten die meerwaarde genereren voor de klant.

 

4. Houd kennis up-to-date

In onze digitale informatiemaatschappij veroudert kennis snel. Kennismanagement is dus een doorlopend proces. Bij goed kennismanagement is bruikbare kennis altijd up-to-date, wat betekent dat je kennisbanken regelmatig moet analyseren en actualiseren.

 

Visualiseer de aanwezige kennis en skills

Kennismanagement begint natuurlijk met een goed overzicht van alle kennis en vaardigheden die binnen je organisatie present zijn. Een skills matrix is de perfecte manier om kennis en vaardigheden te visualiseren en kennismanagement handen en voeten te geven.

 

Je ziet namelijk in één oogopslag wie wat kan, maar ook waar nog verbeterpunten liggen op het vlak van kennismanagement. Doe hier dus je voordeel mee en voeg de skills matrix toe aan het arsenaal van methodieken en tools dat jouw kennismanagement naar een hoger niveau tilt. We hebben hier een aantal templates voor je op een rij gezet.

 



Gerelateerde berichten