Alles, was Sie über Wissensmanagement wissen müssen

Wissen ist ein wichtiges Gut – vor allem in unserer modernen Informationsgesellschaft. In der Praxis können Sie jedoch nur davon profitieren, wenn Sie Wissen auch richtig organisieren, verwalten und nutzen können. Wissensmanagement ist der beste Weg, um Wissen in praktische Ergebnisse umzusetzen, die einen Mehrwert für Ihre Organisation darstellen.

 

Was ist Wissensmanagement?

Um den Begriff Wissensmanagement richtig definieren zu können, ist es zunächst einmal wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was Wissen genau ist. Wissen wird oft mit Information gleichgesetzt, aber es ist eigentlich mehr als das. Auch die Einstellung, die Fertigkeiten und die Erfahrung, die eine Person besitzt, bestimmen ihren Wissensstand. Wissen ist also eigentlich die Summe der persönlichen Fertigkeiten eines Menschen.

 

Wissensmanagement ist ein Prozess, der darauf abzielt, die in einer Organisation vorhandenen Kenntnisse und Informationen zu erzeugen, zu verwalten, zu teilen und zu nutzen.. Man könnte diesen Prozess auch als sorgfältigen Umgang mit dem verfügbaren intellektuellen Kapital bezeichnen.

 

Wissensmanagement ist ein multidisziplinärer Prozess zur Verwirklichung organisatorischer Ziele, indem Wissen als produktionsfördernder Faktor eingesetzt wird. Das Ergebnis sind Geschäftsprozesse, die effektiver, effizienter und reibungsloser ablaufen. Die Arbeitsmethode ist ein wichtiges Instrument für lernende Organisationen, die eine kontinuierliche Verbesserung anstreben.

 

Wissensmanagement basiert auf drei Ebenen, auf denen Lernen stattfinden kann:

  • auf individueller Ebene
  • auf Organisations- oder Gruppenebene
  • auf gesellschaftlicher oder wissenschaftlicher Ebene

 

Beispiele für Wissensmanagement-Systeme

Wissensmanagement ist ein Prozess, der in verschiedenen praktischen Formen erfolgen kann. Ein bekanntes und modernes Beispiel ist das CRM-System– eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, alle Informationen über Kunden und Geschäftspartner (Kaufverhalten, ausgewählte Produkte, Häufigkeit, Bestand, Wünsche und Bedürfnisse) zu erfassen und zu aktualisieren. CRM-Wissensmanagement fördert auch die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, da alle Informationen zentral gespeichert werden und von allen Beteiligten abrufbar sind.

 

Eine klar strukturierte, gut verwaltete und leicht zugängliche Wissensdatenbank ist eine weitere praktische Anwendung des Wissensmanagements. Eine derartige Wissensdatenbank hat eine klare Struktur, spezifische Wissenselemente und klare, gut definierte Parameter. Mithilfe einer guten Wissensdatenbank kann Wissen auch regelmäßig ausgetauscht und bewertet werden.

Die Vorteile von Wissensmanagement für Unternehmeen

Wissensmanagement hat für Unternehmen aus mehreren Gründen einen großen Wert. Werfen Sie einmal einen Blick auf die nachfolgend aufgeführten Vorteile dieser Arbeitsmethode.

 

  • Wissensmanagement verhindert, dass Informationen „untergehen“. Ist alles Wissen in einer kleinen Gruppe von Experten konzentriert? Das ist in Ordnung, solange diese Leute Ihrer Organisation gegenüber loyal sind. Wenn sie jedoch kündigen oder eine andere Funktion übernehmen, hinterlassen sie eine Lücke im Informationsbereich, die nicht leicht zu schließen ist.
  • Organisationen arbeiten mit immer komplexeren Produkten, und auch Dienstleistungen und Entwicklungsprozesse werden immer anspruchsvoller. Ohne fundiertes Wissen und qualifizierte Mitarbeiter kann ein Unternehmen im dynamischen digitalen Zeitalter nicht überleben.
  • Im Zusammenhang mit Zertifizierungen und Normierungen wird von Unternehmen häufig verlangt, dass sie über bestimmte Kenntnisse im eigenen Haus verfügen. Ein gutes Beispiel sind die ISO-Normen, an die sich viele Unternehmen halten müssen. Diese verlangen nämlich, dass Prozesse gut dokumentiert werden.
  • Viele Unternehmen haben mehrere, oft geografisch weit verstreute Niederlassungen. Dann erleichtert Wissensmanagement den Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Niederlassungen. Dadurch können Prozesse und Qualität standardisiert werden.
  • Wissensmanagement ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Kompetenzen und Fähigkeiten zu verbessern und zu erweitern.
  • Wissensmanagement sorgt für bessere Lernergebnisse, weil die Mitarbeiter das Gelernte sofort umsetzen können.
  • Wissensmanagement bietet Wettbewerbsvorteile. Da das Wissen von den Mitarbeitern kommt, ist es immer praxisorientiert und basiert auf dem, was in Ihrem Sektor geschieht. Und das führt zu Veränderungen. Sie können Ihr Wissen dann leicht aktualisieren und an neue Bedürfnisse und veränderte Marktbedingungen anpassen.
  • Echte Profis sind für gewöhnlich ganz verrückt nach Wissen, da sie sich gern weiterentwickelnmöchten. Und das ist nur möglich, wenn man kontinuierlich Wissen aufnimmt und austauscht. Wenn Sie als Unternehmen viel Wert auf Wissensmanagement legen, erhalten Sie im Gegenzug oft motivierte, qualifizierte und vielseitige Mitarbeiter mit den entsprechenden Fachkenntnissen.

 

Werkzeuge für Wissensmanagement

Mit den richtigen Werkzeugen können Sie dem Wissensmanagement Form geben. Wir werden einige interessante Werkzeuge für Sie auflisten.

 

1. Cloud-Speicherung

Immer mehr Unternehmen stellen ganz oder teilweise auf die Cloud-Datenspeicherung um. Werkzeuge für die Cloud-Speicherung – z.B. Dropbox, Microsoft OneDrive und SharePoint Online – sind eine großartige Hilfe bei der gemeinsamen Nutzung und Synchronisierung von Dokumenten zwischen verschiedenen Computern.

 

2. Apps für die Zusammenarbeit

Möchten Sie an Dokumenten zusammenarbeiten und Informationen mit Kollegen austauschen? Dann bietet Google Drive ausreichende Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Mit Google Apps for Business, der kostenpflichtigen Version von Drive, können Sie auch alles so konfigurieren, dass der Zugriff auf Ihre eigene Organisation beschränkt bleibt. So erhalten Sie einen vollständig sicheren Online-Arbeitsbereich mit Dokumentenspeicherung, E-Mail, einem Kalender und vielem mehr. Und das gesamte Ökosystem ist um eine abgeschirmte Internetseite herum aufgebaut. Microsoft 365 ist eine vergleichbare Lösung.

 

3. Intranet

Möchten Sie die gemeinsame Arbeitsumgebung Ihrer Organisation noch etwas besser schützen? Und möchten Sie Wissensmanagement mit Kunden- oder Mitgliederverwaltung, Aktivitätsmanagement oder Projektmanagement kombinieren? Dann ist ein Intranet eine gute Lösung. Plattformen wie Open Atrium und WordPress bieten interessante Intranet-Lösungen.

 

4. Wiki’s

Jeder kennt die sehr praktische Internet-Enzyklopädie Wikipedia. Dieses Projekt ist das beste Beispiel für ein Wiki: eine kollaborative Internetseite, die es dem Benutzer leicht macht, Texte hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen. Ein Wiki führt auch eine ausführliche Historie zu jeder Seite, wodurch die Versionskontrolle zum Kinderspiel wird. PBworks und Tiki sind benutzerfreundliche Plattformen für Wissensaustausch und Zusammenarbeit, die es Ihnen ermöglichen, ein Wiki zu erstellen und zu verwalten.

 

5. Blogs

Blogs sind ein großartiges Instrument zum Verbreiten und Teilen von Wissen. Möchten Sie Mitarbeitern detaillierte Informationen über ein bestimmtes Thema zur Verfügung stellen? Oder möchten Sie eine zugängliche Online-Lernumgebung schaffen? Gute Blogs sind gute Werkzeuge dafür.

Tipps für erfolgreiches Wissensmanagement

Um Wissensmanagement optimal zu nutzen, müssen Sie den Prozess so gestalten, dass er einen Mehrwert für Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden bietet. Wir sagen Ihnen anhand einiger Tipps, wie Sie dabei vorgehen müssen. Nutzen Sie diese Möglichkeit!

 

1. Wählen Sie ein integrales Konzept

Wissensmanagement ist nicht losgelöst von anderen Aktivitäten und Prozessen innerhalb der Organisation. Deshalb erfordert diese Arbeitsmethode einen unternehmensweiten Ansatz, der eine weitreichende Integration von Prozessen, Werkzeugen und ein intelligentes Informationsmanagement ermöglicht.

 

Denken Sie zum Beispiel an die effektive Zusammenführung von Informationen aus Kunden- und Wissensdatenbanken. IT, Management, Personalpolitik und Marketing – alle diese Abteilungen spielen eine wesentliche Rolle bei der erfolgreichen Einführung von Wissensmanagement.

 

2. Legen Sie Nachdruck auf das Humankapital

Wissensmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn engagierte und motivierte Mitarbeiter vorhanden sind. Die Technik liefert die Werkzeuge und die Unterstützung, aber am Ende bleibt Wissensmanagement hauptsächlich menschliche Arbeit.

 

Das Warum ist folglich ein wichtiger Beobachtungspunkt. Erklären Sie den Menschen die Nützlichkeit und den Mehrwert von Wissensmanagement und warum Sie als Organisation sich für diese Methode entschieden haben. Erklären Sie auch, was die Methode für die Mitarbeiter auf individueller Ebene bedeuten kann.

 

3. Verlieren Sie auch den Kunden nicht aus den Augen

Der Wert des Wissens wird weitgehend durch den Kunden bestimmt. Denn er kurbelt Ihren Umsatz an und bestimmt durch sein Kaufverhalten Ihre Geschäftsergebnisse. Stellen Sie also sicher, dass Sie Wissen gezielt einsetzen, um Dienstleistungen, Erfahrungen und Produkte zu entwickeln, die einen Mehrwert für den Kunden darstellen.

 

4. Halten Sie Ihr Wissen auf dem neuesten Stand

In unserer digitalen Informationsgesellschaft ist Wissen schnell veraltet. Wissensmanagement ist folglich ein fortlaufender Prozess. Bei einem guten Wissensmanagement ist nützliches Wissen immer aktuell, was bedeutet, dass Wissensdatenbanken regelmäßig analysiert und aktualisiert werden müssen.

 

Veranschaulichen Sie verfügbare Kenntnisse und Fähigkeiten

Wissensmanagement beginnt natürlich mit einem guten Überblick über das gesamte Wissen und die Fertigkeiten, die in Ihrer Organisation vorhanden sind. Eine Kompetenzmatrix ist die perfekte Möglichkeit, um Wissen und Fertigkeiten zu veranschaulichen und Wissensmanagement in die Praxis umzusetzen.

 

Sie sehen nämlich auf einen Blick, wer welche Qualitäten besitzt, und wo es im Bereich des Wissensmanagements noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Nutzen Sie also hier Ihren Vorteil, und fügen Sie die Kompetenzmatrix zu dem Arsenal an Methoden und Werkzeugen hinzu, das Ihr Wissensmanagement auf die nächste Stufe bringt. Wir haben hier einige Vorlagen für Sie aufgelistet.

 



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